医院档案数字化管理研究

文/谭玉琼

医院档案数字化管理研究

文/谭玉琼

医院档案是指在医院管理及医疗活动过程中形成的具有保存价值的历史记录和生产资料。医院档案的内容丰富，种类繁多，涉及医院的党群、行政管理、科教、设备、基建、人事管理、财务等，其范围也由初期的文书档案、科研档案、照片档案等逐步发展到了病历档案、实物档案、声像档案、计算机数据档案等。

档案数字化是指应用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等各种现代技术手段，把纸质文件、声像文件等传统的介质文件和已经归档保存的电子档案，系统组织为有序的档案数字信息库，从而实现对档案信息资源的收集、管理和利用。随着医疗卫生体制改革的深入和医疗卫生事业的发展、科学技术的进步，医院的信息化（HIS）水平显著提高，各类医院广泛采用了医院信息系统，进一步推动了医院档案的数字化系统的建设和管理。

一、医院档案数字化管理的意义

1.推动了医疗卫生事业的改革。随着医疗卫生体制改革的深入，大量重要的文件资料、医疗技术探索以及反映改革的各项重要成果都成为档案管理的重要对象，做好这些档案的收集、整理、编研又会为改革的发展提供重要的现实参考和智力支持。例如，我国出台了《医药卫生体制改革近期重点实施方案（2009-2011）》，其中就提出要在全国逐步建立统一的电子健康档案。医疗机构的档案是电子病历和电子健康档案的重要基础，也是建立全国统一的电子健康档案的重要凭证和依据。因此，做好医院档案数字化管理工作，能够多渠道、多角度地全面收集医疗改革信息，以电子化的方式保存、管理、输出信息资料，为医疗机构改革决策提供重要的第一手资料，助推医疗卫生事业改革向纵深发展。

2.强化了医疗卫生机构的管理。目前，随着医院信息系统（HIS）、检验信息系统（LIS）、医学影像管理系统（PACS）以及办公自动化系统（OA）在医院管理中的应用，综合性医疗机构的已经从传统的管理模式逐步向数字化集成管理模式转变。在此发展过程中会形成大量的以电子文档为主的医院档案信息数据库，医院档案数字化管理满足了信息化时代医院精细化管理的现实需要。医院的档案数字化能够为各级医疗机构之间的网络交流、人才交流、医疗技术信息共享等提供了便利，也使得远程会诊、实时的病案资料查询和应用成为可能。此外，档案管理数字化可以为医院的科学化、精细化管理提供所需要借鉴的成功经验。在档案的数字化编研过程中，优秀的编研成果能够帮助医院管理者充分汲取前人的优秀管理经验，提升医院的管理现代化水平和自身的管理能力。

3.促进了医院档案工作的发展。档案数字化管理是医院档案管理发展的必然趋势，也是适应医疗卫生事业不断发展的现实需要，对于档案事业自身发展具有积极意义。医院的档案信息量大，涉及的内容涵盖了党建、行政、科研、医疗等方方面面。档案查询、利用频繁，数字化后，记录在纸质上面的信息通过各种格式转换成数字模式，查阅、利用档案时就会避免对原始档案损坏，提高使档案利用效率。医院档案数字化后，查阅、使用档案只需要在档案信息目录库中输入相关信息，即可查询到所需要的档案资料。此外，数字化还可以实现档案不同主体之间的相互传阅，不受原文无法共享的约束，提高了档案的利用效率和查阅速度。

二、医院档案数字化管理存在的问题

（1）存储介质对档案数字化完整性的影响。从目前医院档案的数字化管理来看，常用到的存储载体主要有光盘、磁盘和硬盘。这些存储介质容易在使用、储存过程中因外力划伤、温度、湿度等环境因素的影响导致存储介质中的数据丢失或损毁。此外，光盘、磁盘以及硬盘一旦保存不当或存储的介质出现问题，数字化档案文件将难以修复或修补，导致电子文件丢失，影响了数字化档案信息的完整性和有效性。（2）信息可操作性对数字档案安全性的影响。数字化档案的后期利用一般通过网络实现，档案数字化信息容易被复制、修改和删除，增加了信息的安全性的隐患。（3）数字档案开发较为薄弱。医院档案数字化管理人员多是分布于各业务科室的兼职人员，数字化档案管理的专业素质不强，医院档案开发和利用效果不理想，医院档案数字化编研成果较少，也制约了档案数字化工作。

三、医院档案数字化管理的对策

医院档案数字化管理应坚持的原则是：个性多元、交流便捷、简易包容、独特交互、受众准确、受众面广，满足用户需求，发挥医院档案特殊功能。其核心模块包括医院档案管理、数字化处理、数字化认证、查询、检索、统计、备份、系统维护和档案流通等。具体来说，做好医院档案数字化管理应做到：

1.领导重视，推进档案数字化基础建设。医院档案数字化建设和管理是一项复杂的系统性工程。做好这项工作的前提是医院的管理者高度重视，注重软硬件基础设施建设。要把数字化档案管理提上重要议事日程，纳入到医院整体发展规划中，成立医院数字化档案管理工作领导小组，加强日常档案数字化宣传工作，在全院上下营造重视档案数字化的浓厚工作氛围。加大医院数字化档案的软硬件建设，一方面，加大硬件建设投入力度，为医院档案数字化管理提供必备的设备，如数码摄像机、复印机、扫描仪、计算机等等，建立专门的办公场所。另一方面，要为数字化档案管理配备先进的档案管理软件、语言处理软件以及操作软件。必要时可以与第三方合作，结合医院自身实际开发出符合自身发展需要的专门的档案管理软件。如添购条形码识别软件、缩微技术，应用ACDSEE.9或10软件等。最后，要健全医院数字化管理制度，通过科学、严密的制度保障医院数字化档案工作的顺利开展。例如，要严格遵照2017年3月1日实施的新的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），进一步完善《医院信息系统电子档案管理制度》。

2.严格管理，加强档案数字化过程控制。医院档案数字化管理包括了确定档案收集范围、前端控制、质量管理和安全防范等四个过程。确定鉴定范围。并非所有的室藏纸质档案都需要进行数字化处理，应从医院档案的价值性、破损性、开放性程度以及抢救性原则等综合考虑，确定医院数字化档案范围。前端控制。档案管理人员要深入各业务科室一线，积极主动地介入到文件、档案的形成时期进行管理，追踪文件的制成、印发和后期的归档，直至档案的数字化形成，从归档文件的前、中、后所有时期的进行质量把控，保证数字化档案的真实性、完整性和与实体档案的关联性。质量管理，是指做好数字化档案流程的质量管理，重点是在纸质档案数字化加工过程中要严格遵循档案号和页号流程，避免遗漏，保证图像文件的清晰度，以及文件存储格式（如图片常用的是JPGTIFF格式，文本文件通常采用RTF、XML、TXT格式，音像文件常采用MPEG、AVI格式，声音文件WAV、MP3格式等）规范。安全防范，是指做好医院档案数字化管理中的档案安全工作，主要是做好磁盘、光盘、磁带等数字档案载体的安全性。对数字档案载体要定期进行检测和拷贝，例如磁性载体的数字档案要做到每2年检测一次，光盘4年检测一次，光盘上的数字档案每10年转录一次等，防止数字载体受到温度、环境、磁性以及黑客侵入影响，通过数据备份、设置访问权限等办法确保档案数字化的信息存储、传输、维护、利用等各个环节的安全。

3.注重培养，培育数字化档案管理专业人才。档案工作人员的业务素质是医院档案数字化建设和管理能否取得预期实效的关键因素之一。首先，医院档案管理者要有数字化、信息化、网络化建档、管档的思维和意识，要把档案数字化与医疗、科研放在同等重要的位置，把电子文档归档工作纳入医院的立卷归档制度，列入医院信息管理工作总体规划中，严格检查和考核。其次，要对现有档案从业人员进行数字化、信息化培训，重点是加强对各种数字设备、软件的使用培训，提升他们现代信息技术应用水平和能力。既要注重培训的广度，对医院的临床业务科室、行政管理岗位以及具体承办人员进行培训，又要注重培训的深度，重点是加强档案管理人员，尤其是数据录入人员、信息管理人员以及计算机技术人员的档案数字化专业知识的培训。最后，注重复合型人才的引进。随着医院规模越来越大，档案数字化人才不足制约了档案数字化工作的开展，除了加强对现有档案从业人员的管理、培训外，还要积极引入具有熟练掌握数字化技术、信息存储技术、网络通讯技术、多媒体技术和档案专业技术应用的复合型人才，为医院档案数字化建设和发展提供源源不断的智力支持和人才保障。

结语

档案建设与医院的发展是一体的，医院档案数字化管理对于推动医疗事业的发展具有举足轻重的作用。在信息化发展的大背景下，医院档案管理机构和管理人员要与时俱进，主动融入数字化建设，通过信息系统加工和计算机网络传输，实现档案资源的合理配置与有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享，让更多的组织和个人在数字化档案管理中受益。

（作者单位：广东医科大学附属医院）