档案信息化建设思考

文/张会秋

档案信息化建设思考

文/张会秋

档案信息具有原生态、系统性和无可替代等特征，能够客观反映事物演进、发展变化的过程，具有重要的参考和借鉴价值。加快档案信息化建设是社会发展的客观需求，是档案管理的发展方向。

一、传统档案管理方式存在的弊端

传统档案管理多以纸质卷宗管理为主，储存于库房之中，利用时手工查阅，费时费力，无论是管理还是利用都十分不便，严重限制了档案作用的有效发挥。

第一，重视不够。一些单位对档案管理投入不足，档案事业发展的保障条件有待进一步改善，档案收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新，干部队伍建设需要进一步提高。

第二，管理难度大。传统纸质档案的保管对保存条件要求较高，库房的温湿度、日照强度、查阅频率等都会影响档案寿命，还有诸如火灾、水灾、地震等一些自然因素也会严重威胁档案的安全。

第三，利用不便。查档时，管理人员必须先翻阅众多档案目录，然后根据目录标示到库房中查找档案原件，费时费力，增加了利用者等待时间，直接影响了档案查询利用效率。

二、实现档案信息化管理的主要途径

档案作为各级党委、政府和社会各方面情况的真实记录，是促进各项社会事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各级党委、政府的重要职责。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅出台了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出：在新的形势下，加快推进传统载体档案数字化，要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化，大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用。

要实现档案管理信息化，需要全社会共同努力，各级党委和政府要以实现档案信息资源社会共享为目标，统筹协调，充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进档案信息资源共享，支持档案馆（室）把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用，真正建立起方便人民群众的档案利用体系，使档案公共服务惠及广大人民群众。

档案信息化建设本质是档案管理模式从档案实体管理转变为档案内容数字化管理，就是利用现代信息技术、数字技术存储管理档案，实现纸质档案向电子档案、数字档案转化。当前，亟需对现存的纸质档案进行扫描并输入电子档案信息库，将档案收集、存储、分类、查阅等变得方便快捷。

第一，要加强制度建设。各级党委和政府必须高度重视档案信息化管理工作，给予必要的支持和保障，建立健全档案管理机构和制度，明确档案管理人员的职责任务。要定期学习有关档案管理的法规、制度，及时制定、修改适合本地本部门的档案管理规章制度，创建规范的管理机制，促进档案资源建设标准化、规范化和共享化。加大档案人才培训力度，充实稳定档案队伍，有计划、有目的地对档案管理人员进行业务培训，更新知识，提高技能，牢固树立档案科学管理观念，提高档案管理人员的安全保密意识，逐步建立和完善档案管理机制。

第二，要加强设施建设。统筹安排档案经费和设备，建立设备齐全、功能完善的计算机房，配置承载档案信息系统的高性能服务器和数据存储器，建立良好的数据处理和存储环境。不断提高档案检索功能，使其能够按照项目分类、功能、年度、档号、密级等进行灵活检索。还要配备复印机、扫描仪等先进设备，实现档案目录电脑检索，内容电子化扫描，为档案数字化提供保证。加强对各种系统和软件的学习和开发，逐步实现档案信息有序整理，档案信息数据库建立、档案信息网络建设及信息资源开发利用的目标。

第三，要加强安全管理。实现以数字化管理为主要内容的档案信息化管理模式，做好档案复制、备份工作，确保档案不丢失、不遗漏；加强计算机系统及操作系统安全管理，及时对电子档案使用的软件进行升级，加强档案信息安全管理，杜绝各类危害档案安全事故发生。

第四，要建立惩治机制。逐步建立健全对违反档案法律、法规行为的惩治机制，对档案违法违规行为依法依规予以惩处，以此强化管理人员及其他违反档案法规人员依法管档、依规用档的意识。

总之，实现档案信息化是档案事业的发展趋势，推动档案信息化建设是当前及今后一个时期历史赋予我们的神圣使命，我们要矢志不渝完成这一光荣使命。当然，档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，不会一蹴而就，需要档案工作者不断更新理念、与时俱进、创新方法，积极推动档案信息化建设，跟上时代步伐，使档案工作更好地为经济社会发展服务。

（作者单位：松原市宁江区水利局）