浅谈高校办公室的职能与创新

李燕

（西南交通大学 外国语学院，四川 成都 611756）

浅谈高校办公室的职能与创新

李燕

（西南交通大学 外国语学院，四川 成都 611756）

随着中国高等教育模式的逐渐转变，为了应对伴随其产生的一系列管理问题，高校办公室作为学校的领导部门和核心部门，要充分发挥其沟通和管理并举的职能。本文通过分析高校办公室的职能强化和管理创新，针对新形势下的高校办公室管理提出若干细节，以期高校办公室逐渐适应高校的发展，为师生服务，为学校贡献。

高效办公室 职能强化 管理创新

一、高校办公室的职能强化

（一）信息调研，参谋助手职能。

高效办公室普遍停留在办文、办事、办会的事务上，新形势下高校办公室作为高校的管理中枢机构，需要发挥参谋助手的职能，以分析当前形势和发展要求，及时有效地把握国家方针政策与高等教育动态，在做好琐碎复杂的日常工作的基础上进一步加强信息调研和工作研究，促进校务公开，全员参与，切合全校师生和员工的关注热点和兴奋热点，促进学校管理阶层、教学阶层和受教育阶层层层互通，协同联系与合作，同时培养好自身的理论素养和宏观思维能力，为学校的科学决策和民主管理贡献力量。另外，也要提高工作的预见性、超前性，充分发挥综合部门的优势，注意发现一些重要苗头性、倾向性问题，协助领导抓大事。具体做法如下：（1）为领导及时、准确、全面地提供信息；（2）围绕学校中心工作，做好调查研究和分析；（3）在日常事务决策中给出建设性建议；（4）处理日常事务，协助领导实施管理；（5）做好重要文稿的起草工作；（6）加强与学校各个部门的沟通交流［1］。

（二）全局意识，沟通协调职能。

高校办公室在一定程度上起到沟通的桥梁作用，是学校与外界之间、学校各部门之间、学校领导与下级单位之间进行信息沟通的桥梁，它通过信息沟通来了解情况，具有信息收集、处理、发布、传送的职能。高校办公室要通过建立内部的沟通渠道和各种机制协调好部门与部门之间，部门与个人之间，个人与个人之间的各种矛盾，促进个体之间的交流、沟通与合作，提高为高校工作服务的凝聚力，减少甚至避免内部摩擦与碰撞，争取做到统筹全局，协调各方，发挥各方面的积极性。在对外方面，高校办公室人员要做到广结人缘，积极开展对外联络，为学校创造良好的社会环境。具体做法如下：（1）加强信息沟通交流；（2）加强工作的沟通和协调；（3）严格按照政策规定和领导意图做事；（4）坚持从总体目标和全局利益出发。

（三）完成目标，督办检查职能。

高校的各项计划和目标的实现离不开切实落实这一环节，而这一环节的有效实施离不开督办检查职能的发挥，办公室要通过检查督办深入工作的各个环节和方面，对工作的实施情况进行观察、分析、评价，并及时反馈，在决策前及时发现问题，及时纠正并对决策做出必要且适当的调整，减少或避免发生问题，发现好的经验、做法要及时组织交流、推广。通过检查督办还可以从实际中获得大量准确的信息，反过来为领导决策提供真实可靠的依据，从而提高决策的科学性和可行性。具体做法如下：（1）以上级的重要文件、指示和学校重大决策的贯彻落实情况为重点，组织督促检查；（2）对领导批示和交办事项进行专项查办；（3）抓住师生员工反映强烈的问题，主动查办［2］。

（四）以人为本，服务高校职能。

“以人为本”的管理理念是高校办公室一切管理理念的基础和核心，原教育部周济部长曾多次强调教育要“以育人为根本，以学生为主体”，办学要以人才为本，以教师为主体，办公室工作性质就决定了其在工作的每一个细节上都要树立为教师、为学生、为职工服务的思想以体现人文精神，友好管理，尊重人、理解人、关心人，最大限度地赢得师生、员工的认可。具体做法如下：（1）要待人热情，细微处见服务的精神，让人感觉到真诚；（2）要做到公平、公正；（3）要严谨、周到；（4）要注意在繁杂的工作中提高服务规范化水平。

二、高校办公室的管理创新

（一）管理理念的创新。

1.“以人为本”

以人为本的实质在于充分发挥人在管理中的主体作用，通过研究人的需要、动机和行为，并以此调动人的积极性、主动性和创造性，实现管理的高效益。从这一理念出发，办公室工作人员就成为这一理念实施过程中最有利的资源，以办公室这一以管理职能为主的部门为学校开展工作的核心凝聚部门，发挥向心力的作用，充分发挥自身的协调性、创造性，调动积极性，发掘最大的潜力以实现管理的高效益。一方面，“以人为本”要做到以办公室管理者为本。作为领导部门，办公室工作人员要提高自身的能力和素质，树立正确的三观和公平公正的办事态度，以此进行人员任用和事情处理。另一方面，“以人为本”要做到以工作人员为本。要强化自身作为办公室管理人员也是工作人员的主人翁意识，而不要以客体意识对待办公室乃至学校的各项工作。

2.“服务至上”

高校办公室要摒弃管理部门仅管理的理念，而要树立管理即服务的理念，充分利用自身的各项职能，为教学活动、科研活动和日常生活服务，为领导服务，为教师、学生、员工服务。提高对于服务范围、服务性质、服务方法和服务内容的认知，提升服务的质量和水平。高校存在的关键意义在于科研活动和教学活动，通过科研和教学活动贡献社会、服务国家。因此高校的人力、物力和财力大部分都投入科研和教学活动中，这就要求办公室管理人员顺应这一规律，把为科研和教学活动服务作为服务体系的核心。以往高校办公室将工作重心更多的集中于人际关系处理和经费计算上而忽略科研和教学工作，虽然办公室工作人员的工作性质不具体涉及这两方面，但要充分认识到，只有将这两方面的工作做好、做强，高校才能稳定发展，而其他工作才能在此项工作的基础上顺利开展。其次，高校办公室要做好日常工作的服务，服务于教职员工，教职员工作为学校运转必不可缺的要素，办公室作为领导部门，要使他们感受到学校的关心和照顾，满足他们的需求，尊重他们的权利和想法，这样才能让教职员工感受到自身的重要性和归属感，从而更好地为学校工作服务，做好自己的本职工作，尽职尽责。另外，还要服务于学生，高校的发展归根到底在于培养的人的发展，也就是学生的发展，因此高校办公室管理工作要始终体现为学生服务的理念。在保障学生日常学习正常进行的同时，保障学生日常生活的各项权益，尊重学生的想法和建议，为培养人才贡献力量。

3.讲究效能

高校办公室的效能建设是指高校办公室人员履行职责行为的效率与质量的程度及产生的效益、效果的综合体现，包括提供决策效能、管理协调效能、执行督办效能、考核标可行效能等方面。这要求高校办公室人员要摒弃以往以完成任务为目的的工作行为，而换以饱满的热情和积极的工作态度主动工作，摒弃以往以为上级服务为主的工作理念，而换以兼顾上下的服务态度，摒弃以往自我要求宽松的模式，而要不断提高自身的各项素质，严于律己，增强自身责任感和使命感。明确自身的身份定位，确定自己首先是服务人员，其次是管理人员的职能地位，同时要健全各项制度的运行机制，建立适用于学校运营模式的各项规章制度，使在岗人员职能分化细化，各司其职，又能协同合作，促进办事效率和效益的提高，促进办公室工作的合理化、高效化和科学化。健全岗位责任制，明确各个工作人员的工作和职能，确保人人有事做，事事有人做，分工明确，职责清楚，定期考核，向师生公开各项服务和运行机制。运用制度管权、管事、管人，公开接受监督，采用失职追究制，最重要的是让被服务人员明晰所制定的各项规章制度，在确保服务顺利进行的同时，确保服务的效率。建立好提高效能的各项保障措施，内容主要有：实施绩效考评，将务工作纳入年度考核体系，开展优质服务或机关文化建设活动，以一定的形式为载体深化办公室系统作风建设，构建服务至上的机关文化，让师生员工看到实实在在的成效。保障办公室的硬件设施现代化，加大技术投入力度，同时加强智力支持系统，即要求办公室工作人员不断学习，不断提高自身能力，适应工作岗位的需要，保障在提高人才素质、培养技术力量上的投入。

4.坚持创新

创新是进步发展的动力，如今国家在大众创新的发展形势下，对于创新人才的需求更迫切，培养高校办公室工作人员的创新思想和能力不仅有利于高校自身的发展和前进，更有利于顺应社会创新趋势的要求［3］。

（二）管理职能的创新。

1.公关职能

要敢于走出去，主动公关，不仅要与学校建设发展有密切联系的部门和行业建立和保持良好的关系，还要为学校创造良好的社会竞争环境，充分利用新媒体，对学校进行大力宣传，提高学校的知名度，为招生和学生就业建立良好的基础［4］。

2.树立现代化观念

要树立现代化的教育观念、价值观念、效益观念和信息观念，在工作实践中实现管理手段的创新，充分利用现代信息化设备提高办公室的工作质量和效率，同时充分利用现代网络技术建立校园网，结合办公室的各项文件，进行信息管理和调研，进行良好的沟通协作，实现真正意义上的自动化和信息化。

3.精准的无缝对接

其一，在综合性高校中，即使是以学术型为主干，也必然面临一定程度的职业型高校办公室管理问题，因此要处理好两种不同类型的高校办公室管理制度的无缝对接；其二，在办公室工作中，为了正确处理好行政工作和学术服务两种目标的工作，要做好学术与行政性事物的无缝对接；其三，在各项具体的办公室工作业务中，做好整体流程的无缝对接，从而实现管理过程的精密化和无瑕疵［4］。

三、结语

高校办公室的管理水平，直接关系到高校各项工作的运转机制，随着高校的快速发展和新形势下对于高校办公室管理的各方面要求，高校由外延扩张向内涵发展的转变，以及高校实现新一轮跨越式发展的迫切需要，都要求高校办公室必须强化管理职能和创新管理，从而提升高校办公室的管理水平与效率，与当今大势更加契合，促进高校朝着更为健康的发展模式迈进［5］。

［1］刘冰.教育综合改革背景下的高校办公室管理创新研究［J］.中国石油大学胜利学院学报，2015（03）：55-58.

［2］徐兰.浅议高校办公室的职能强化与管理创新［J］.孝感学院学报，2006（02）：123-125.

［3］郭志军.创新高校办公室管理理念的思考［J］.漳州师范学院学报（哲学社会科学版），2009（02）：174-176.

［4］宋清涛.我国高校办公室职能的拓展与强化［J］.江苏高教，2010（03）：57-58+102.

［5］李智干.关于提高高校办公室工作效率的若干思考［J］.集美大学学报（哲学社会科学版），2009（04）：107-111.