关于档案信息化建设的几点思考

杨青

摘 要 知识经济时代，随着数字技术的迅猛发展，信息技术在人们生活、工作和学习中起到了深远影响，信息化、数字化已经成为时代的潮流，是社会向前发展的趋势。由此，档案信息化建设也必然成为时代的选择，档案信息化对于政务信息化有着巨大的推动和影响作用，档案信息化的水平将直接影响着政府的竞争力和服务管理质量。本文就档案信息化建设的意义、特点，当前档案信息化建设中存在的问题，对档案信息化建设提出几点思考。

关键词 档案管理 信息化建设 思考

中图分类号：G270 文献标识码：A

1档案信息化建设的意义

（1）档案信息化是信息化建设的要求。政务信息化的发展将以电子政府成为信息化建设的重要标志，互联网将成为政府职能的重要表现形式和媒介，政府的信息披露、网上办公、政府采购与招标等活动将更多地通过网络来实现；电子政府将成为一个跨越政府部门和管理行业的综合平台，将成为各级政府机关与企业和民众的连接中心，它是社会信息化重要标志之一。

（2）档案信息化可以极大地改变档案管理工作的方式。一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力；二是检索查询方便。档案管理信息化后，可以实现即时查询，极大的减轻了工作人员的负担。

（3）档案信息化为决策提供信息支持。一是可为党和政府决策提供可靠正确的信息，对此，档案信息有着独特的优势，可以为科学决策发挥重要作用；二是可为科学研究和知识普及提供智能化服务。

2档案信息化建设的特点

（1）档案信息的正确性和可靠性较高。档案信息化建设的核心是资源建设，在资源建设过程中，保证信息的正确性、可靠性尤为关键。档案信息资源包含的内容广泛，信息量巨大，且资源增长速度快，重构难度大，如果资源包含的信息正确性、可靠性不高，将使资源的利用困难，最终影响信息化建设的成败。

（2）信息的安全性必须得到保证。档案信息化建设的目的是为社会提供档案信息服务，不可避免地借助现有的各种网络设施，由于信息具有易传播、易扩散、易损坏的特点，信息资产比传统的实物资产更加脆弱，更容易受到損害，这样势必威胁档案信息的安全性。为了保证信息的安全性，必须在信息资源建设的过程做好档案信息的鉴定工作，在通过网络为社会提供信息服务的过程中，要采取多方面的安全措施，保证档案信息的安全。

（3）信息化建设是一项长期的系统工程。传统的社会经济使档案信息化缺乏应有的经济动力，档案意识的淡薄使档案信息化缺乏了应有的精神动力，尽管当代社会环境为档案信息化建设提供了良好的社会基础，有着独到的“天时地利人和”，但档案信息化建设与政府其他的信息化建设比较，存在着明显的不足与落伍，甚至是滞后，欠帐太多，受财力、技术力量等因素不同程度的影响，注定档案信息化建设时间周期长，必须采取分步实施和边开发边利用原则，将信息化工作稳步推进。

（4）需要成熟、通用的技术及产品作保障。在档案信息化建设的过程中，将采用多种信息处理技术和产品，这些技术和产品必须是成熟的，以保证信息资源建设和利用的可靠性。另一方面，档案信息资源的保存利用是长期的、永久的，这样必须要求资源建设的过程采用的技术必须是通用的、标准的，非通用的、非标准的技术会导致资源共享困难，甚至在将来无法利用，造成极大的人力、物力和资源的浪费。

3档案信息化建设存在的问题

（1）档案人员专业化水平不高。目前，相当一部分档案专业人员在信息化方面知识缺乏，业务素质不能适应信息化建设需要。特别是在县一级档案部门，毕业于档案专业或计算机专业的人才极少，多数人员的年龄、文化知识结构不合理。尤其是一些机关档案员，兼职过多，更迭频繁，不仅不具备档案信息化建设所需要的知识水平，而且连一般的档案业务任务都难以完成。

（2）档案信息化建设工作繁重。进行档案信息化建设工程中，不仅要对当前存档的档案资源进行数据录入处理，利用扫描等现代化手段将其转化成电子格式；又要在电脑上用相关文档软件按照统一要求对录入的数据进行编制，方便日后检索查阅；甚至对于一些机密性的数据，还要有相关的技术人员进行数据加密保护，设置防火墙等手段阻挡黑客攻击；这些工作完成之后，还需要不定期的对电子档案进行维护，防止因突发情况造成的档案资源丢失或损坏。

（3）缺乏经费保障机制。要想搞好档案信息化建设，需要企业投入大量资金，前期的建设需要大量经费，而且在后期的维护和升级中还需要另一笔投入，这样就造成了档案信息化建设难以大规模普及。

（4）数字化档案应用系统的网络安全性有待提高。数字化档案信息通过网络系统向社会公众提供高效快捷的档案信息服务，必须要采用一套完整的安全措施，保证网络系统安全性，防止黑客的攻击和病毒的入侵，使数据和应用系统不被破坏，系统时刻保持正常运转，信息传输的过程中重要信息不泄漏或被修改。

（5）信息化建设区域发展不平衡。在区域经济还不够发达的县市，一些办公自动化程度较高的部门，由于综合信息化建设基础较好，只要稍加指导和及时开展档案业务培训，档案信息化建设就能很快有所作为。而在大部分单位，由于领导认识问题和信息化建设基础条件滞约，很难在档案信息化建设方面有效地开展工作。

4档案信息化建设的发展趋势

（1）因地制宜，抓好规划。结合本地实际，要对当地具体情况进行具体分析。一是在宏观方面，要积极争取将档案信息化建设纳入当地信息化建设总体规划，使档（下转第158页）（上接第155页）案信息化建设和社会信息化建设同步发展。二是在信息化建设的技术环节上，要明确具体的建设指标和任务。三是要把档案信息化建设列入档案工作目标任务，并结合各自的实际，分部门、分行业进行具体要求，力争营造良好的档案信息化建设内外部工作环境，保证档案信息化建设得以全面推进。

（2）引进和培养信息化建设人才。从目前基层档案人员学历上看，大专院校毕业的人员比例偏少，对档案信息化工作的开展十分不利。要改变这种状况，比较简捷的办法就是调入大专院校毕业生，改变队伍素质结构，以适应新的工作需要。对有发展前途的年轻同志，要进行业务培训，培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障，促进这项工作的健康发展。

（3）做好档案安全保障工作。做好档案信息资源的安全体系保障，企业根据自身档案建设情况，从实际出发制定合理的档案信息资源保护机制和档案管理应急预案。对于突发情况和自然灾害，档案管理人员能够在第一时间进行组织抢救和转移资源，最大限度的防止突发情况对档案资料造成的损坏，提高应对各种危险情况的快速反应能力，切实保证档案资源的安全。

（4）明确重点，寻求突破。当前，档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上。这样，有利于把数字档案信息资源建设前移至文件形成部门。对库藏档案的数字化要防止急于求成、片面追求结果、淡化过程、对困难估计不足的倾向。目前，各地都在加快档案信息化建设的进程。因此，要立足实际，对于文书档案、声像档案等通用性档案信息化应用系统，要在引进成熟软件的基础上，主要做好与现有办公软件的数据接口工作。

（5）規范流程，强化服务，确保档案信息化建设实现常态化、合法化、稳定化。档案信息化的首要前提，是档案管理工作自身流程的规范化。要结合实际，对现有的工作进行一次梳理。对于不适应、不符合的，坚决予以整改。要转变工作理念，从传统的“保管”上升到“服务”的理念。明确信息资源关键在于利用，否则，再好的信息化技术手段都是“摆设”。充分发挥局域网的快速、便捷的效能，建立内部的档案应用服务平台。

当前，我国已经把社会信息化摆在重要位置，这为档案信息化建设提供了广阔的发展前景。随着科技不断进步，档案信息化建设的全面实行将不再遥远，利用电子计算机等先进设备和一套完整的机制作保障，有助于加快档案信息化现代化管理系统的建设步伐。

参考文献

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