浅析高校传统基建图纸档案管理的改进

陈正娇

（文山学院 党政办公室，云南 文山 663099）

浅析高校传统基建图纸档案管理的改进

陈正娇

（文山学院 党政办公室，云南 文山 663099）

高校传统的基建图纸档案是高校基本建设项目档案的重要组成部分，作为高校基建工程的原始凭证，其在学校日常工作中的反复利用率极高。现实中，高校传统基建图纸档案的管理队伍、管理条件、完整性、安全性、有机性、成套性及利用方式等方面都存在种种问题。为此，需要改进管理，使之规范化，提高管理质量和利用效率。

高校；档案；基建图纸；管理

高校基建档案是高校在基础设施建设中积累的档案材料，包括学校设施基础建设图纸、文献资料、工程价款结算书、审计结果、后期设施管理、改扩建和维护等相关建设档案资料。[1]详细记录了学校在不同发展时期的区位、布局、规划、建筑等数据，通过基建档案的文字记录、图纸图表、建筑模型、声像实物等资料，即可清晰了解学校的发展脉络和办学轨迹，对学校发展史形成宏观系统的认识。[2]因此，如何规范作为基建档案中利用率极高的图纸档案的管理和利用工作，是高校档案工作中的重中之重。

一、高校传统基建图纸档案概述

高校传统基建图纸档案指高校在建设项目中从工程的准备阶段、设计阶段、施工阶段、竣工阶段中形成的工程设计图、施工图及竣工图纸等具有参考价值、原始凭证作用的图纸，传统的基建图纸档案有蓝图和底图，是基建档案的重中之重，在基建档案利用率极高。传统蓝图受制作材料、制作工艺的影响，稳定性差。蓝图制作中，加入了强酸弱碱盐来漂白除杂，其图形字体是通过利用强光、氨水产生重氮盐，重氮盐再定影形成的，强酸弱碱盐、重氮盐的不稳定性决定了蓝图内容的不稳定；底图的稳定性差亦和其制作过程中加入硫酸介质进行描图有关，制图中或多或少要残余一定的硫酸盐，滞留于图中的硫酸盐随着时间、环境的改变亦会发生化学变化，慢慢改变了纸张成分，纸张成分一变，图纸就会发生断裂，以致底图内容受损。

二、高校传统基建图纸档案管理现状

（一）缺乏专业人员

大多高校的基建档案都没有实现集中管理，一般由基建部门的员工自行管理，他们熟悉工程项目，但缺乏档案专业管理基建档案知识，合理保存图纸资料意识薄弱，导致了图纸收集不齐全、不完整，保管利用不科学，鉴定、归档工作不规范，以及移交不及时等问题出现，且大多基建项目时间跨度大，全程动态性、专业性极强，档案专业人员不能及时了解整个项目进度及相关资料的形成状况。基建管理人员懂工程不懂档案，档案管理人员懂档案不懂工程的现象极为普遍。[2]

（二）图纸不完整

基本建设项目的建设过程时间跨度一般都很大，短则几个月，长则几年，施工中，大多图纸都会被施工单位带到工地，且辗转于不同人员手中，往往造成图纸磨损严重，甚至被遗失等问题；每个建设项目除了主建筑工程外，仍有大量附属工程（如供水线路、排污线路、供气供电线路等）隐蔽在地面下，这些附属工程所产生的图纸资料，在收集或验收工作中，往往会被忽略，导致图纸不完整、齐全。

（三）图纸重复保管

施工过程中图纸产生变动或变动了没有及时标注说明、或标注不规范等通常会产生多套图纸，加之验收环节不规范，凡是图纸都留存，待到归档时发现问题，往往很难补救，最终形成多套图纸资料，这些内容不一致的图纸资料，十分不利于档案工作人员对图纸的整理、鉴定、保管、统计与利用工作。

（四）库房条件

库房条件无法满足传统图纸档案的保管要求。传统图纸档案的制作工艺、利用的介质决定了其存放条件的特殊要求。一般的纸质档案只需做好库房的八防（防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗）工作，档案的寿命即可得到保障，然而蓝图和底图却不行，即使做到隔光、愠温、愠湿，随着时间的推移，重氮盐、硫酸盐都不可避免地会损坏图纸，且大多高校档案馆（室）的条件根本无法和专业性质的档案机构库房条件相比，有的高校甚至没有专门的档案库房，传统图纸档案寿命、安全堪忧。

（五）有机性、成套性差

图纸资料与基建文件材料之间是相辅相成的，因此，图纸与基建文件材料成套保管、保持有机联系有利于基建档案的利用工作，但笔者在工作实践中发现图纸档案与文件材料之间有机性、成套性极差。

（六）利用方式单一、利用手段不科学

传统图纸档案的利用，在高校的扩建、改建、折旧翻新、日常维修、与各承建单位责任纠纷等过程中利用频繁，但仍属于手工操作，这种发展速度、服务方式与信息时代对高校的发展要求极不匹配，且纯手工及图纸原件的利用过程直接造成了原始图纸的磨损，严重缩短图纸寿命。

（七）数字化管理进程慢

图纸档案受篇幅过大的影响，要实现其数字化，必然要投入大量的经费购置大型高端的图纸专用扫描仪，而这是大多高校都无法承受的，因此，图纸档案的数字化仍几乎处于空白阶段。

三、高校传统图纸档案规范管理探索

（一）把好图纸收集关

档案馆（室）专业人员要提前对负责项目资料收集工作的人员进行业务培训，让其清楚图纸收集范围，并能正确区分正式施工前草图、未定型图纸、重份图纸等无需存档图纸；对施工中有修改、标注的图纸，要及时确定最终施工图，不能等工程结束了再去落实查证；竣工验收时，要确保供水线路、排污线路、供气供电线路等隐蔽工程的线路图纸亦在移交范围；工程施工期间，要随时检查资料库房，提前排除一切不利于资料安全的因素；项目资料负责人员是基建档案资料的一线保障，因此，负责人员要排除万难做好本质工作，档案馆（室）专业人员亦要随时监督资料的收集工作，发现问题及时反映，并和基建部门、施工单位沟通协调。笔者要强调的是，资料验收时一定要有专门的档案人员参加，把好验收关，图纸不但要齐全，且规格必须符合国家标准，字迹、图像清晰，用纸要优良，对不规范的文件材料、图纸一律不予接收；在签订工程项目协议（合同）时，必须明确工程竣工材料责任，指定总承包单位向基建处项目负责人提交完整、准确、系统的基建档案材料，如不按时提交合格的材料，不算完成施工任务，财务不能结算，并扣发工程尾款，以此方式制约，定能有所改善。

（二）多渠道、反复论证

反复论证、多渠道核实，将垃圾图纸销毁，避免重复保管，确保图纸与基建实物一致。图纸的重复保管，不但占用了有限的库房空间、浪费整理、保管过程中管理人员的资源，还给查找利用带来了诸多不便和误导，最糟糕的是图纸与实物不一致，误导维修、扩建、改建等后续工程的开展，造成人力、财力等资源浪费，因此，重复保管的图纸档案重新鉴定工作势在必行。工程竣工验收后，要开展资料的重新论证与鉴定工作，因涉及总承包单位、勘察、设计、施工等与学校属于非隶属关系的各职能单位，十分困难，但也并非毫无办法：如施工有所变动时，在履行变更手续过程中，会留有变更通知单、变更书面内容等材料留存，管理人员和档案人员可以根据文件材料反复论证核实，最终鉴定出与实物一致的图纸，其它的可按销毁规定销毁。

（三）“参见号”的利用

充分利用“参见号”改变图纸档案与文件材料的有机性与成套性。基建项目虽然历时长，但其勘察、设计、施工、竣工程序是十分严谨有序的，图纸从设计到施工、修改到竣工与项目建设中形成的文件材料，在时间上、内容上是直接关联的，因此，在整理归档时，工作人员要充分利用“参见号”（指与存档内容有密切联系的其它载体档案的档号），反映在图纸档案中指的就是：与图纸档案有密切联系的其它载体档案的档号，归档时，可标注与之关联的基建文件材料的档号。“参见号”的使用，保持了基建档案的有机性与成套性，对提高其查准率、查全率十分有效，这样无形中减少了对图纸档案的打开折起，对保护图纸原件亦起到了一定的作用；以上是图纸资料与其它载体档案的有机联系，其实，图纸与图纸之间亦可按类别、设计目录顺序排列，即建施、结施、水、电、气管、更改图等工艺流程排列，查找利用也十分方便。

（四）传统图纸保管

对传统图纸原件的保管有折叠式保管、摊开平放式保管、捆卷保管三种，其中，折叠保管指的是把A0、A1、A2、A3图纸采用“手风琴式”折叠成A4图幅，图面向内，图标露在外的右下角，然后放入专用档案盒中保管，此种方法外型美观整齐，所占空间亦不多，但是，折叠会给图纸的完整、寿命带来破坏，折叠处极易破损、断裂，且每次利用打开、叠上，无形中又给图纸档案带来了不可避免的利用磨损；摊开平放保管，指将图纸展开，与地面保持水平，摆放于图纸档案专用柜，此种方法即不折也不捆，可以更好地保护图纸，利用时也方便快捷，但是，此方法占用面积太大，对库房面积、专用装具的要求极高；捆卷保管指的是把图纸以筒的形式卷起，以绳捆之保存，此种方法避免了折叠保管的折痕，特别适用于大A0、A1大幅图纸，且相较摊开平放保管更节省空间，但是也仍然避免不了查询利用时打开卷起时对图纸原件的损坏。从图纸幅面的完整与寿命角度出发，笔者认为，图纸保管能摊开平放，就不捆卷，能捆卷就不折叠，工作人员要对已归档图纸进行逐一排查，如果发现A0、A1大幅图纸以折叠方式保管，尽量争取库房空间和专用装具将A0、A1图纸摊开平放，库房条件实在无法满足现实要求的，A2、A3图纸相对大幅图纸来说折叠处少，可将A2图纸捆卷保管，A3图纸折叠保管，即图纸保管以折痕最少为宜。

（五）规范库房管理

规范的库房管理可延长图纸档案寿命。蓝图和底图制作工艺、制作材料特殊，对保管条件要求十分高，但图纸仍会随着时间的推移和环境的改变慢慢变黄、字迹图画不清晰，但规范的库房管理始终对图纸档案寿命有益。因此，档案管理人员要努力争取图纸档案专用库房及图纸专用柜，管理过程中，除了做好库房八防工作外，一定要保证库房愠温、愠湿、隔光、防虫，尽量为图纸档案营造更好的保管环境。

（六）图纸档案的利用

图纸档案的价值能否实现，很大程度取决于利用工作。传统的手工查找已无法满足新时期信息资源共享不受空间、地域、数量限制的发展要求，因此，图纸档案利用方式的改变势在必行。笔者认为小幅图纸档案完全可以参照实物档案转换为照片档案，并借助计算机技术、网络技术等实现其利用方式的多元化，如A3、A4图纸可以利用照相机、扫描仪将其完整地转换并存储于光盘、磁盘，并将光盘、磁盘备份多份，除了确保磁盘异地保管，并在日常工作中，将查找利用的磁盘与存储磁盘严格区分，这样不但能改变利用方式，解决大量图纸带来的库房压力，亦使图纸内容完整性、安全性问题得到缓解，解除纸质图纸档案无法永久保存的担忧；大幅图纸篇幅过大，不能如法炮制，但转换的最终目的和小幅图纸是相同的。大幅图纸档案要实现数字化管理，必须投入大量经费购置大型专用扫描仪，从而实现大幅图纸的转换和存储。高校可采用社会化服务方式，由建筑设计专业图文公司负责将基建图纸进行扫描、制成图形文本及光盘刻录工作。[3]这样即减轻了高校购置相关仪器的的经济负担，亦解决了档案人员在处理这些难题时因跨行业、跨专业带来的尴尬和束手无策。总之，档案数字化目的是为了更好地保护和利用档案。[4]因此，图纸档案的数字化工作亦要跟上其它档案的数字化步伐。除此之外，如何利用现代科学技术让图纸档案的利用方式跟上时代发展的步伐，有效地拓宽图纸档案的服务面、充分发挥图纸档案的服务功能、实现图纸档案的价值，是当下所有档案同仁仍需积极探索、努力解决的问题。

参考文献：

[1]卞波.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2013（3）：82.

[2]宋守君.创新高等学校基建档案管理刍议 [J].业务建设，2014（4）：37-38.

[3]陈克琴.基建图纸档案管理办法刍议[J].佳木斯教育学院学报，2010（5）：92-93.

[4]杨伟龙.试述高校实物档案的收、管、用[J].兰台世界，2015（8）：81-82.

（责任编辑 查明华）

An Analysis on the Improvement of Archives Management of Traditional Construction Drawing in Universities

CHEN Zhengjiao
( Administrative and Party Of fi ce, Wenshan University, Wenshan Yunnan 663099, China)

The traditional infrastructure drawing fi le of universities is an important part of the basic construction project fi les of university. It is the original document of construction work of universities. It is repeatedly used in the daily work. with high frequency. But the management of drawing fi les has many problems in management team, conditions, integrity, security, fl exibility, completeness and using methods. So, it is necessary to improve management quality and ef fi ciency and standardization level.

university; archives; infrastructure drawing; management

G275.6

A

1674 - 9200（2017）02 - 0097- 04

2016 - 11 - 24

陈正娇，女，云南宣威人，文山学院党政办公室馆员，主要从事档案学研究。