高校毕业生成绩档案利用价值与规范化管理研究

朱晓红 王君 谢晓江

（大连海洋大学档案馆 大连 116023）

高校毕业生成绩档案利用价值与规范化管理研究

朱晓红 王君 谢晓江

（大连海洋大学档案馆 大连 116023）

在经济全球化、高等教育快速发展的大趋势下，高校档案馆（室）办理学生成绩证明每年持续增长，需要高校档案工作者抓住机遇，探索学生成绩档案的科学管理和开发利用。本文结合实际，从两个方面来论述：一是高校毕业生成绩信息档案的利用价值；二是采取有效手段，规范学生成绩档案的管理。各级档案馆（室）的档案工作者应当顺应时代的需要，看准时机，循序渐进地推动高校毕业生成绩档案的社会贡献力，即高校毕业生学生成绩档案的利用价值。

成绩 价值 管理

高校毕业生成绩档案是高校毕业生档案的重要组成部分，是高校档案馆（室）重要的、独具特色的档案之一，是高校学生在校期间的学习情况的详细记录，具有不可替代的原始作用。2012年，教育部发布了《关于全面提高高等教育质量的若干意见》（教高）（2012）4号，我国高等教育进入了质量时代，高校毕业生成绩信息档案也成为利用热点。随着高校毕业学生出国、考博（研）、补充个人档案、办理学历认证等逐年增加[1]29，如何做好高校毕业生成绩档案信息的管理工作，提升其利用价值，更好地为学生服务，是高校档案工作者义不容辞的责任和义务。

一、高校毕业生成绩信息档案的利用价值

1.从高校毕业生成绩档案利用目的，看高校毕业生的就业去向。回校查阅利用个人成绩的学生，一是出国留学，国外高校需要该学生在国内本（专）科学习的成绩，作为是否录取该学生的条件之一；二是国内企事业单位录用毕业学生时，调阅该学生在校期间各学期科目的成绩，作为考核条件之一；三是由于其他原因个人档案丢失、损毁或缺失档案，来校补办在校期间各科目学生成绩；四是毕业学生考博（研），录取高校需要该生在本（专）科各学期科目的成绩，回校办理个人学生成绩认证[2]2。高校毕业学生来母校办理学习成绩认证，从这些学生成绩认证目的来看，高校毕业生的就业去向主要有以下几个方面。一是报考公务员。在历届毕业生中一些学习成绩优异的学生，参加国家公务员考试，回母校办理学习成绩认证。二是考博或考研。就目前国内高校毕业生就业的情况看，无论是政府机关还是高校事业单位，有意愿接收的最基本条件必须是研究生以上学历，所以高校的本科毕业生在条件允许的情况下，选择读研的比例大大上升，个别学生硕博连读。三是高校毕业生从事其他行业，包括私人企业、中外合资企业、灵活就业等，回校办理学历或成绩认证。

从整体来看，高校毕业生签约率最高的城市分别是北京、上海、广州和深圳，其他城市次之；从局部来看，高校毕业生的去向，主要以沿海城市为主，以大连为例，在大连高校就读的学生，有些学生愿意留大连就业，有些学生回到原籍就业。

2.从高校毕业生成绩档案利用数量看高校专业优化建设。通过历届高校学生回母校查阅个人学生成绩，首先是本人所学的专业、年级或哪届毕业，从这些信息可以分析出高校所设专业的优化程度。通过比对可以反映出高校专业的冷热程度，就某一个专业而言，学生利用成绩证明越多说明该专业是热门专业，好分配好就业。就专业的好坏来说，可以通过以下方面来分析：各专业就业状况具有持续性，根据就业状况，可以把各专业分为“红、黄、绿”专业，红牌专业指的是失业量大，就业率、薪资和就业满意度综合较低的专业，为高失业风险型专业。黄牌专业指的是除红牌专业外，失业量较大，就业率、薪资和就业满意度综合较低的专业。绿牌指的是失业量较小，就业率、薪资和就业满意度较高的专业，为需求增长型专业。通过学生成绩利用情况，可以分析出本校的专业优化程度，即哪些为“绿”牌专业，哪些为“黄”牌专业，哪些为“红”牌专业。根据相关报道的一些数据看，2015年本科就业红牌专业有生物工程、美术学、生物科学、应用物理学、应用心理学、法学、音乐表演。高职高专红牌专业有法律事务、语言教育、初等教育、投资与理财、应用日语、国际金融，其中法律事务、语言教育专业上届也是红牌专业。2015年本科就业黄牌专业有体育教育、动漫、英语、工商管理、汉语言文学。高职高专黄牌专业有会计电算化、工商企业管理、计算机多媒体技术、计算机应用技术。2015年本科绿牌专业有建筑学、软件工程、网络工程、通信工程、建筑换季与设备工程、车辆工程、矿物加工工程。高职高专绿牌专业有铁道工程专业、电力系统自动化技术、市场营销、房地产经营与估价、发电厂及电力系统、视觉传达。

通过上述情况看，结合本校毕业生学生成绩利用情况，可以分析出本校的专业设置要随着社会的需求来变化的，冷热门专业要均衡发展，不能一门扩大热门专业，也不能把冷门专业拒之门外。通过规范化合理化管理利用好学生成绩档案，进一步提升学生成绩档案的作用为学校的专业建设提供参考，为领导提供决策参考。

二、采取有效手段，规范学生成绩档案的管理

1.从规范制度入手，制定毕业生成绩档案长效机制。高校教学档案中的学生成绩案卷，是真实反映学生在校学习的历史记录，具有不可替代的原始作用[3]32。因此，高校档案馆（室）作为高校对外服务的窗口单位，建立健全管理机制，规范管理模式是做好学生成绩档案证明工作的保证。高校档案馆（室）办理学生成绩证明必须规范工作制度，以确保此项工作的严肃性和有效性。如制定《***大学毕业生成绩档案借阅制度》《***大学毕业生成绩档案整理方法》《***大学毕业生成绩档案利用范围》《***大学毕业生成绩档案保密制度》等。

2.所出具学生成绩证明的规范化。由于历史发展的原因，高校学生成绩档案的形成不是一成不变的。就我校历史上就有不同形式的学生档案，这些形式都是顺应高校教学发展的。在办理学生成绩证明时，要将这些不同形式的历史载体变成统一的、规范的模式，准确地提供给利用者，有规范的格式，标准地体现出来，以显示所出具学生成绩的公正性、公平性[4]62。

3.学生成绩证明办理过程中的规范化。目前来校办理学生成绩的学生与日俱增，有的学生已毕业多年，如何鉴定身份、所在院系、专业等，需要高校档案认定部门制定一套完整的、人性化的、统一标准的审批程序，使学生在办理过程中，既保证学生少跑路，提高效率，又使学校建立品牌效应，提高学校声誉[5]22。

4.细节决定成败，严把学生成绩档案质量关。收集、整理工作是档案管理的基础性工作。学生成绩档案是每一个高校档案馆（室）最具特色的档案之一，它的形成不是高校档案工作某一部门或个人简单劳动的结果，而是高校教学档案管理系统工程运作的产物。高校档案人员则是提供学生成绩档案信息资源的具体实施者，需要我们通过相关的专业知识整理学生档案材料，熟悉本校各院系的专业特点确保学生成绩档案的正确与完整。高校档案工作者要“以人为本”，以质量为基础，主动与学校教务人员一起共同努力，实现学生成绩档案的价值功能。

学生成绩档案管理工作，特别注重时效性、承接性和特殊性。（1）成绩材料管理工作的时效性。高校学生在毕业前，成绩材料由其所在的二级学院保管，此时学生学业还未完成，尚未形成成绩档案。在校生若要办理成绩证明，则需直接到二级学院办公室出具，再到校教务处盖印章即可；对已毕业的学生，则按程序到校综合档案室办理即可。（2）成绩档案管理的承接性。学生成绩在接收过程中，需档案馆（室）专职档案人员与教务处兼职档案员逐卷审核，比如各个学期的成绩填报的完整性，检查有无漏学时、专业名称是否正确等，在核实准确无误之后，双方签字、签收。

5.以实际工作为抓手，科学化管理学生成绩档案。随着计算机和互联网的迅速发展、变革，档案管理工作正处于由传统的纸质文件为主体的档案管理模式向纸质文件与电子文件并存的管理模式过渡的转型期。档案价值利用服务正在逐渐活跃，高校档案工作者要从实际出发，首先要从基础工作做起，文件级目录的录入要细、要准、要精，保证零误差；其次有重点地进行文件级目录的全文扫描，对利用率较高的学生成绩档案先期进行全文扫描，以减少文件的磨损和保证查阅的高效率；最后根据利用者需要，从不从角度编研档案，以满足不同学生的利用需求，例如编写《***大学本（专）科毕业生登记表检索目录》、《***大学本（专）科新生录取名册检索目录》、《***大学本（专）科学生成绩单检索目录》等。科学化的管理方式可以最大限度地挖掘和利用，取长补短，把工作做实，使学生成绩档案的管理再上一层楼。

按照国家教委有关文件规定，高校毕业生成绩档案每年年底开始归档立卷，专职档案员要及时督促、指导教学部门的兼职档案员及时收集、整理学生成绩档案。专职档案员除了要有较强的业务工作能力外，还要有较强的沟通与交流能力和良好的人际交往能力，善于沟通，多问、多听、多了解各个职能部门的大体工作范围及工作职能，以此来分辨档案归档的大体范围和重点，档案专职人员要做到腿勤、嘴勤、手勤、眼勤，对各个职能部门归档时，头脑清晰，条理清楚，对文件的组卷要了如指掌，做到心中有数，发现了新问题、新情况，及时解决在萌芽之中。要形成良好的互动，形成习惯，习惯成自然，这样就能使档案的监督指导作用，发挥到极致，循序渐进寻找高校毕业生成绩档案的社会贡献力，即高校毕业生学生成绩档案的利用价值程度。我们每一位办理学生证明的高校专职档案工作人员要树立高校的品牌意识，严谨的工作作风，规范的办理程序，统一完备的格式，准确无误的科目成绩，标准有效的印章，严格规范的成绩资料启封方式，确保所办理的学生成绩证明公正有效，在规范中体现学校的办学风范。

[1]杨瑛，孙秀花.积极做好高校学生成绩档案的信息利用工作[J].黑龙江档案,2003（6）.

[2]徐忠勇,江浩,王敏娟.高校学生档案的利用服务体系建设研究[J].兰台世界,2011（18）.

[3]曹金秀.做好学籍档案管理编研利用需求[J].黑龙江档案,2004.

[4]王明山.高校毕业生学籍档案的利用价值与规范化管理[J].国土资源科技管理,2001（2）.

[5]李清.高校出国学生成绩档案利用的思考[J].档案与建设,2003（9）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.06.14

朱晓红,大连海洋大学档案馆馆员,主要从事档案管理研究。

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2016-11-08