创新型小微企业档案管理研究

冯帆

（黑龙江大学信息管理学院 哈尔滨 150000）

创新型小微企业档案管理研究

冯帆

（黑龙江大学信息管理学院 哈尔滨 150000）

随着我国经济与社会的发展，创新型小微企业逐渐融入国家经济生命的肌体，为我国经济发展注入了新鲜的血液。换言之，创新型小微企业凭借其活跃的创新能力，成为经济发展中的潜力股。虽然该类企业在发展中不断积累经验，逐步形成适合于企业发展的管理模式，然而在档案管理上仍存在诸多问题。文章以创新型小微企业为研究主体，分析其档案管理现状，并提出建议。

小微企业 创新型小微企业 档案管理 现状 建议

创新型小微企业作为引领科技创新的主力军，其档案管理工作直接关系着企业经营管理的整体工作质量，进而影响企业创新优势的发挥和稳健发展，因此及早优化创新型小微企业档案管理建设具有十分重要的意义。

一、创新型小微企业概述

目前，业界对于创新型小微企业的概念并没有明确的标准文字定义。这个名称的由来也经过了长时间的演变。从国外来讲，学者真正使用创新型小微企业这个名词始于20世纪80年代[1]157。各个国家对创新型小微企业的概念界定也都有所不同。我国最初使用创新型小微企业这个名词是研究学者按照企业技术能力和类型划分所界定的。2009年，我国颁布了《中华人民共和国中小企业促进法》和《国务院关于进一步促进中小企业发展的若干意见》，规定出具体的标准对中小企业的类型做出了划分，但是并没有明确定义创新型小微企业的概念。因此，公众认为创新型小微企业是在“大众创新，万众创业”的浪潮下，具备相应的知识储备、创新能力和发展潜力的企业，不同于诸如销售等个体经营公司。由此来看，创新型小微企业的涵义还将在发展中不断更新和完善。

创新型小微企业虽然公司规模小，但数量庞大，分布范围和领域甚为广泛。在如今提倡科技创新的年代，它们以后备军的身份在经济发展中的地位已不可小觑，众多大型创新公司乃至世界百强企业都是由小微企业发展而来。

随着创新型小微企业的迅速发展，国家已经认识到该类企业在未来的国家经济建设中将会做出巨大贡献，因此大力倡导和鼓励这些企业，并提供大量的科技创新资金和管理资金的支持以及政策上的保障来促进小微企业的发展，进而提升我国的国内生产总值。

二、创新型小微企业档案管理现状

档案既是企业发展的缩影，也是企业未来发展的参考和借鉴，做好档案管理工作，可以为创新型小微企业提供创新动力[2]49。从目前来看，众多创新型小微企业的档案管理逐步有序，在管理建设工作上取得了巨大成效，为企业发展做出了突出贡献，但是仍存在着很多问题。

1.对档案管理的认识程度不够。首先，从政府的角度来讲，一些地方政府认为只有大规模企业才能创造更多的经济效益，所以忽视了创新型小微企业的发展，更不会重视小微企业的档案管理。甚至在一些观念比较落后的地区，政府级档案部门都没有这些企业兴衰历程的记载。政府的不积极重视就会导致上行下效，就会挫伤小微企业创新的信心。其次，从企业管理者的角度来讲，一些创新型小微企业领导者可能具备超高的领导能力却缺乏档案意识，他们认为档案管理只是简单的记录、整理工作，对企业创造效益的作用微乎其微，可有可无，无需耗费精力去管理档案。还有甚者认为，经济基础决定上层建筑，只有提升创新水平，获得最大利益，才会做好档案工作。由于领导者对档案管理的重视程度不够，企业整体的管理质量一直无法提升。第三，从企业员工的角度来讲，一些员工的档案管理意识淡薄，他们的观点认为创新型小微企业规模小，管理支出少，档案资料也不会多，因而轻视档案管理工作，这就直接造成小微企业档案记录归档的混乱，或者档案资料的不完整，进而影响了企业发展。

2.档案管理制度不规范，体系不健全。大型企业的档案管理体制和模式在其发展过程中基本成熟，而由于创新型小微企业的自身特点，大型企业的管理思路对它们来说显然是不适用的。一些创新型小微企业在发展中并没有认真规划，逐渐形成自己的档案管理模式，致使在企业发展很长时间内都没有一套属于企业自身科学的档案管理体系。主要表现在：很多企业没有规定档案归档的标准，导致档案文件排列混乱、不完整，没有保存期限，该销毁处理的档案和永久保存的档案无法区分，进而很难为企业发展提供信息；许多企业缺乏档案管理安全机制，例如一些小型企业没有设定安全方面的保障制度，没有人定期检查档案安全，导致档案被盗、纸质档案腐蚀等一系列事故和问题；还有一些小企业缺乏档案保密和利用制度，对于查看、借阅、归还档案的人员不设限制，在档案被归还时无人仔细检查档案是否出现丢失、破坏的情况；一些发展较为落后的创新型小微企业甚至没有设立档案管理人员，由企业任意员工兼职随意整理，导致企业诸多重要档案流失。

创新型小微企业要充分发挥其科技创新的优势，既需要企业档案为之提供知识信息及创新思路的开拓和借鉴，也需要不断收集整理和保存档案以建设企业文化。然而档案管理制度不规范、管理体系不健全，严重危害了创新型小微企业的创新和发展。

3.档案管理设施落后。档案管理设施建设影响着企业档案管理的效率[3]62。诸多创新型小微企业戴着创新科技的头衔，却并没有将创新落实到基本的管理工作上。一些创新型小微企业还处在档案管理基础设施落后的阶段，例如电脑、打印机及其他硬件设备配备不足，电脑操作系统更新换代较慢。一些企业的计算机设备系统早已不适合档案管理工作，比如一些高端的财务软件是无法安装在低端设备上的，但企业为节省资金一直坚持使用。在互联网普及的今天，诸多小微企业依旧依赖于传统的档案管理方式，只是保存了纸质版的档案文件，没有建设本企业的档案数据库，既不利于档案整理也不方便查找。在同等条件下，与其他企业相比，大大降低了这些企业的档案管理水平。

4.档案管理工作人员素质低下。管理人员作为档案工作的主体，直接关乎着档案服务水平[4]100。创新型小微企业是创新人才的聚集地，员工理应具备足够的专业素养和服务能力。一些企业在档案管理人员的分配上极不合理，管理者把创新人才分配到技术等部门，分配到档案管理部门的是一些综合素质相对低下的人员。从档案工作者的专业素质来讲，档案管理也需要创新，比如档案整理方案的设计、电子档案的处理等，然而一些档案人员不具备专业素质，也就不能做到管理上的创新，根据木桶原理，创新型小微企业其他部门创新工作做得再好，档案管理方面成为短板，也注定是失败的；从档案工作者的职业道德素质来讲，一些档案管理人员无视管理规定，例如一些会计档案保管人员为一己私利肆意泄露企业档案，或者篡改档案数据资料，这些行为严重影响了企业发展，还有一些档案人员行为散漫，懈怠本职工作，没有正确的人生观和价值观，这不仅危害了档案管理工作，也不利于企业凝聚力的形成。这些档案部门没有素质高尚的管理团队，就制约了企业整体管理水平的提升。

三、关于完善创新型小微企业档案管理的几点建议

1.全方位提高重视程度。企业意识形态的转变和提升需要由上而下，由表及里。首先就是政府重视，作为人民的领导者和公仆，政府观念影响着企业的意识，政府必须重视企业的档案管理工作，在市场经济条件下，政府应调控有度，实时检查和监督创新型小微企业的档案工作，一旦发现有企业违反《档案法》或相关规定，必须严惩不贷。对于一些档案管理水平较差的创新型小微企业，政府可以给予适当的补助和引导，比如唐山市古冶区的小微企业税收优惠政策，从侧面给予了企业管理资金，这对于创新型小微企业发展是非常有利的。其次就是提高企业领导者和员工的重视程度，企业掌门人必须加强自身的档案管理意识，转变“档案工作不会产生经济效益”的观念，将档案管理工作与企业发展紧密联系起来，实现各个部门齐头并进，进而员工也会提高自己的工作意识，为档案管理贡献力量。

2.健全档案管理体制，打造创新管理模式。首先，就是制定标准的档案管理规定。包括档案收集整理归档制度、档案保管制度、档案利用规范、档案销毁制度等等，根据企业自身发展特点设立一套适合自己的档案管理模式。一些从事特类生产经营的创新型小微企业必须制定档案安全管理机制，实行档案工作责任制，精细到制度，责任到人，从档案的产生到中间的保管到最后的留存状态都必须有明确的规定，避免出现档案失范事故。另外，设立绩效激励制度，鼓励员工创新和工作热情。

3.做好档案管理基础设施建设。创新型小微企业要提高档案管理水平，就必须在健全管理制度的基础上做好基础设施完善工作，真正实现档案信息化[5]82。必须配备适合小企业档案管理的计算机及相关电子硬件设备，像电脑系统、系统软件、应用软件都要做到及时更新。随着网络信息现代化的发展，对创新型小微企业的要求也越来越高，它们不仅要紧随时代潮流，比如网络档案馆的开发与建设，比如现今被大众广泛使用的微信公众号的建设，这些工作必须紧跟日程，还要在此基础上做到创新档案管理建设，对企业的人事档案管理、会计档案管理等设计相关电子管理软件，真正做到档案管理信息化创新。

4.提高档案管理者素质，创新服务。领导者在选用档案管理人员时必须对这些人员进行考核，以审验他们的专业水准能否堪任档案管理工作。创新型小微企业科技创新人才颇多，有必要为档案管理安排创新型研发专业人才，以做到档案服务创新。企业需要定期对档案管理工作人员进行培训，以巩固他们的专业知识，提升专业管理水平。其次，还应定期对档案工作者进行职业道德教育，以使档案工作者的综合素质与创新型小微企业档案管理工作相匹配。

综上所述，创新型小微企业是社会知识产权向生产力转化的孵化器，企业档案建设贯穿于转化的全过程。因此，档案管理成为企业进步的奠基石，创新型小微企业必须加强档案管理，努力创新，以保证有条不紊地跑进企业发展前列。

[1]刘钒，钟书华.国内创新型小微企业研究述评[J].科技进步与对策，2013（15）.

[2]王巍.关于企业档案管理工作发展思路的思考[J].办公自动化杂志，2016（328）.

[3]刘玉红.企业档案管理的制度建设[J].黑龙江史志，2012（273）.

[4]韦宇飞.小微企业人事档案管理研究[J].管理观察，2015（11）.

[5]江丽.现代企业制度下企业档案管理体制的思考[J].黑龙江档案，2010（2）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.09.13

冯帆，黑龙江大学信息管理学院硕士研究生，研究方向为档案管理。

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2017-02-02