事业单位档案管理工作优化途径探索

王 娜

（中共哈尔滨市委党校，黑龙江哈尔滨 150001）

1 加强人事档案管理信息化重要意义

1.1 有利于提升人事档案工作的服务水平

在人事档案管理信息化工作中，主要是利用计算机技术来完成人事档案资料的输入及存储。而且电子档案不仅有效的避免了传统纸质人事档案在查找使用过程中易损毁的现象，而且在使用过程中不受时间和空间制约，为人事管理工作提供了更多的便利，档案管理成本也有所降低，有效的提高了人事档案信息的利用率，更便于查找员工资料，人事档案管理工作的服务水平得以大幅度提升。

1.2 有利于人事档案管理工作效率的提升

人事档案管理信息化的实现，有效的改变了人事档案管理工作的模式，通过利用计算机技术和网络技术，人事档案信息资源可以在计算机硬盘中进行永久性保存，有效的提高人事档案管理工作的效率，而且为人事部门对员工的管理提供了更多的便利，能够更快速、准确的查找到所需要的人事信息。

1.3 保证了人事档案管理的真实性

传统的人事档案管理工作，由于在人事档案资料不断的使用和查阅过程中极易发生丢失或是损坏，从而对人事档案资料的完整性和真实性带来较大的影响，影响人事档案信息的利用价值。但在人事档案管理信息化工作中，电子人事档案可以为档案使用者提供便利的查询和利用服务，有效的保证了人事档案信息真实性，而且能够根据员工的实际情况随时对人事档案信息进行补充，使人事档案信息更具完整性和时效性。

2 现阶段事业单位档案管理的现状问题分析

2.1 档案管理的业务较为薄弱

现阶段，有些事业单位已经建立健全了档案的有效管理制度，但是，并没有真正落实相关的制度，很多的档案整理不符合规范要求，例如，对外的项目资料与事业单位本身的财务报表等放置于一处，很容易造成相关档案的缺失问题，组卷较为混乱，另外，有的事业单位由于各种因素，销毁一些年代较为久远的档案，产生了一些遗留问题。

2.2 相关人员对档案工作的重视不够

事业单位的档案是后期行使合法权利的有效参照，但是相关工作人员对档案的重视明显不够，严重忽略了档案的安全管理，不知道档案资源是优秀的历史文化产物，档案工作是党和国家的一项重要工作，因为相关的认识不足，导致措施不力，产生一系列的问题。

2.3 档案管理室的现代化管理设施相对较为落后

现阶段，档案管理室的建设直接决定了现代化管理的有效性，但是相对来说，管理的设施较为简陋，有的档案室的库房封闭干燥，甚至堆放一些易燃易爆的物品，空气较为浑浊。另外，有的办公室条件较差，档案室和办公室，接待室没有严格分开，档案的现代化建设配套保护设施建设明显不完善。

2.4 档案管理队伍不稳定。管理水平不高

相对来说，档案管理工作较为枯燥乏味，因此很多在此单位工作的人员缺乏长久工作的想法，导致工作经常变化，档案管理人员变动较为频繁。另外，档案管理的部门每年都进行相关项目的培训，但是档案管理者都是一些新手，缺乏相关经验，导致工作无法全面进行。

3 优化事业单位档案管理工作的详细有效措施

3.1 提高对档案工作的重视，加强认识

进行有效的档案管理工作，首先需要加强对档案的认知，加强档案管理工作的宣传，必须经常性的学习和宣传档案法律，法规和相关管理规定，充分认识到事业单位是保证公民的重要服务部门，其中的档案保护工作是事业单位管理中的重要工作，另外，事业单位的有关档案资料是国家的资源，是人民的财富，绝对不能亵渎文件。档案是不可再生的信息资源，必须对其进行有效的利用。

3.2 明确相关的职责，建立健全责任体制

健全的机制是档案工作有效进行的基础，档案工作的经验告诉着我们，必须成立相关的档案室，明确相关档案人员的职责，根据一定的制度，形成全面有效的档案管理网络。档案管理是一项较为复杂的工作，必须有全面合理的领导体系，完善追责制度，对档案管理过程中违纪违法的行为进行严厉打击，坚持追责到人。

3.3 建立健全事业单位的档案管理工作制度

档案的管理工作是一项系统性的工程，必须建立有效的制度，使档案管理的工作更加规范化，制度化，科学化，这是档案工作的基础。另外，必须使用严格的制度去规范有关人员，指导相关工作，并建立健全保障制度，保障整个工作体系的有效运行。

3.4 加大经费投入，改善档案保护的条件

事业单位档案的外在条件较为重要，首先，良好的环境是档案保护的基础，但是由于有些地区的经济相对落后，事业单位难以拿出足够的资金进行配套设施的建设，就长远目标来看，档案工作的有关部门必须加强监督管理工作，积极与当地的政府请示加强经费的投入，改善相关的档案管理设施条件，例如，必须保证档案的安全，完善档案室的防火设计体系，保证空气流通等，加强档案室的安全管理，使档案管理的相关工作满足社会主义现代化建设的需求。

3.5 稳定档案管理人员，提高其全面素质

稳定档案管理人员的关键在于加强宣传工作，必须大力宣传资料管理工作的重要性，使广泛的工作人员积极投身到相关的建设中去，促进事业单位资料管理部门工作的稳定进行，对于员工的困难必须努力解决，使员工感受到组织的温暖。档案管理的工作是一项专业性较强的工作，需要大量的专业知识，稳定人员之后，需要对人员进行技能培训，提高工作人员的基本素质，加强职业道德的修养，真正意义上做好管理工作，另外，必须学习更新自身的知识结构，掌握先进的信息技术与电子软件操作技术，将档案管理工作有理论性向技术性转变，

3.6 树立新型的档案管理观念

必须打破原有的传统思想与管理模式，树立争取管理思想和工作态度，积极地开发利用档案的相关信息资源，挖掘档案中的相关问题，使档案资源的应用满足各类需求，另外，对部门的发展历史可以进行资料集编写，有效利用网络等的传播手段，切实提高单位的知名度，共同促进资料管理事业的发展。

3.7 优化事业单位档案室的建立

事业单位需要对档案管理室进行优化建设，有适应工作需要的档案专用库房办公室和阅览室，保证档案管理室的干净、整洁，有符合标准的档案装具和必要的设备，做好防火防盗工作。给水、排水以及雨水管不应该从档案室穿越，档案室内不能设置消防栓。档案室应避免日光的直射，使用人工照明时需要选择防爆灯，避免长时间用电发生火灾。同时，还需要保证档案室内的温度、湿度以及通风。档案库房的温度应该控制在14℃-24℃，湿度在45%-60%，并安装湿度测量仪器，随时掌握湿度变化，并进行调节。

事业单位需要提高档案管理工作重视程度，完善档案管理制度体系建设，使用现代化的档案管理方式，提高档案管理人员的水平，优化事业单位档案室的建立，使事业单位的档案管理工作有良好的环境和氛围，促进档案管理效率以及效果的顺利实现。

参考文献

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