建立档案管理信息化工作体系的思考

唐微

（中共辽宁省委党校沈阳110004）

建立档案管理信息化工作体系的思考

唐微

（中共辽宁省委党校沈阳110004）

随着形势和任务的新变化，信息化对档案管理工作提出了新的更高要求，信息化成为档案事业发展的趋势和必然。传统的思维和模式最为顽固，是档案信息化建设的大敌。鉴于当下档案管理信息化存在的问题，需要打破传统的计划经济模式对档案管理工作的束缚，推陈出新，统筹兼顾，对档案管理工作进行全方位的改革。具体来说，通过强化中心工作服务意识，构建信息化制度管理框架，推动信息化改造进程等三个方面的方法，来建立档案管理信息化工作体系。

档案管理 信息化 工作体系

随着形势和任务的新变化，信息化对档案管理工作提出了新的更高要求。所谓档案信息化，“是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式为社会提供服务为重心的转变过程”[1]。这种新型的档案管理模式，打破了传统思维定式，将物质的信息资源实现数据转化，促进档案管理的优化，使档案管理的分类方便快捷，档案的服务功能得到更为充分的发挥。建立档案管理信息化工作体系是一项系统工程，需要稳步推进，涉及的问题较多，本文就其中一些基本问题作了初步探讨。

一、推动档案管理信息化建设的必要性

意义之一，有利于稳步增强国家文化的竞争力。档案具有原始记录的本质属性，这种特殊功能的充分挖掘和有效发挥，对于巩固马克思主义意识形态和社会主义核心价值观的主体地位具有重要价值。“档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。”[2]抓住现代科技发展带来的新机遇，提升档案管理的质量和效益，是国家文化软实力建设的重要组成部分，开发丰富的档案资源对丰富文化底蕴、提升文化品位、拓展文化发展空间具有特殊意义。因此，从提升国家软实力建设这个角角度出发，只有稳步推动信息化建设进程，不断提高档案管理的信息化水平，才能使档案的文化价值得到充分发挥，也使国家的综合实力有更进一步提升。

意义之二，有利于推动档案工作的升级和转型。“档案信息化的意义不仅仅在于提高档案管理效率，更在于提高档案的信息利用价值。”[3]经过长期努力，我国档案管理日益完善，其收集范围、馆藏内容、研究保护、利用开发等方面工作，取得了长足发展和进步。但与新的形势和任务相比，没能最大限度地利用信息化给档案管理创造的便利条件和发展空间，在宏观和微观管理方面都面临着许多亟待解决的矛盾和问题，对政府和百姓两方面的支持和帮助还非常有限，档案管理信息化建设之路依然任重道远。纸质文本一直是档案保存的主要形式，但也存在着使用效率低和保存时间短的问题，尤其是那些珍贵档案的使用与保存之间的矛盾。而采用现代科学技术特别是信息技术可以有效弥补纸质档案的不足，使保存更加长远、便捷、安全，使用效率大大提升。

二、档案管理信息化的基本现状

一是档案信息化管理认知严重不足，档案管理工作边缘化。信息化是现代社会发展的必然趋势，但在档案管理中的结合和应用却比较困难。长期以来，各个单位的档案利用效率并不高，一些单位负责人的档案管理观念较为落后，对于档案信息化建设问题比较淡漠。除档案局外，各个单位一般都设有档案管理部门，但是在实践中，能够真正发挥档案管理作用的并不多见，在基层单位这种情况尤为明显。对档案工作的认知不足，以及对档案信息化建设的忽视，直接导致了这项重要的工作在各个单位的年度计划和周期规划中难以得到充分体现，信息化建设所需人财物投入的数量与需求相差甚远。从最后的实际效果来看，档案信息化建设在各个单位和部门参差不齐，有些档案信息化建设的措施非常不力，投入的资金和设备并没有起到很好的效果，有些甚至被挤占挪用，很大程度上浪费了申请的项目经费和增加的人员编制。

二是档案信息化管理水平普遍不高，计划经济模式痕迹明显。近些年来，我国档案管理取得了长足进步，信息化资源的数量和质量大幅度提升。相比较而言，现阶段的档案管理信息化程度仍有很大发展空间。一方面，“由于缺乏国家总控和机构相互之间的沟通协调，及各不相同的管理规范、方法、档案信息应用系统，已经形成并可能继续形成越来越多的‘信息孤岛’，影响着资源共享，无法满足各级政府部门、企业综合性、历时性、跨地区、跨部门的需求，以及广大公众日益丰富、多元化的档案信息共享需求”[4]。另一方面，“因管理体制不合理，档案信息系统之间条块分割、横向联系堵塞沟通，各系统间沟通少，造成档案信息交流的困难”[5]。档案“信息孤岛”现象的存在较为常见，跟不上信息化社会发展的节奏，口号喊得非常响亮而行动却非常迟缓，也没有精准解决档案信息化建设过程中暴露的缺点和不足，其结果只能是档案管理工作效率不高，没有也不可能充分发挥信息化对档案管理的积极作用。

三是档案信息化管理队伍参差不齐，整体人员素质堪忧。人的因素在档案管理中起主导性作用，没有高素质的档案管理队伍，就谈不上真正的档案管理信息化建设。通过调研走访，目前各单位档案管理人员专业背景和业务技能都存在着很大问题，人员结构普遍堪忧，大部分单位都选用一些年纪大的老同志负责这项工作，没有梯队意识和合理的人员结构布局，档案管理工作人员兼职情况也比较普遍，也有单位频繁地更换档案管理人员。管理人员对已经全面到来的信息化浪潮的态度较为谨慎，认为推进信息化与档案管理的一些基本原则相冲突，比如档案保密、利用就会成为问题，就会存在很多风险难以把控。信息化建设方面的经常性业务培训也远远跟不上，档案业务素养完全靠自己领悟效果不佳，没有信息化方面学习工作的良好氛围，种种因素造成他们的“不红”和“不专”，错失了信息化给档案管理带来的最佳机遇。

三、建立档案管理信息化工作体系的路径

一是强化中心工作服务意识。“经济条件是社会运行的决定性条件，也是档案事业建设的关键，同样是档案信息化建设的重要影响因素。”[6]善于从全局的角度来考虑和谋划档案管理工作，找准工作的着力点，突出针对性和实效性。充分运用改革开放40年的经济社会发展成果，特别是全球科技和信息大发展带来的良好机遇，着力改变档案管理中的计划经济模式，在社会主义市场经济体制运行中积极推进档案管理信息化。档案管理信息化建设的着力点在于：充分发挥档案的资政功能，挖掘历史上的经典案例，总结历史经验教训，为今天的改革发展服务；充分发挥档案的文化功能，研究档案文化的深厚底蕴，为“四个自信”中的“文化自信”增加丰富内涵；充分发挥档案的教育功能，提升档案的警示和育人作用，围绕着社会主义核心价值观建设发挥独特作用。“如果档案工作者能够时时从社会信息的角度思考，档案部门就可以打破封闭消极、重藏轻用或只为局部垄断的心态，而以开放和共享的理念面对最终信息用户；就会围绕档案信息的本质，自觉调整档案信息资源的结构，做好信源建设；就会认识到角色的迁移，重视档案的信息化技术手段，在O A系统中重视档案功能的实现，做好档案信息的信道疏通；就会主动思考对社会文献信息系统的渗透和融合，主动谋求在整个文献信息结构中的位置，从而获得自身最佳的生存与发展空间。”[7]据此，档案管理部门应该自觉增强工作主动性和服务意识，分阶段分步骤地把档案信息化建设的主要架构、重点难点、模式创新等问题解决好，以用户的需求为工作导向，寻求工作向更广更深层面发展，及时收集和整理有价值的档案信息为中心工作提供参考。

二是构建信息化制度管理框架。制度的规划和设计很重要，各级党委和政府要把推动档案管理信息化建设的内容纳入经济社会发展规划，并在年度工作中给予足够关注，列入考核项目。具体到各个单位，要把档案管理的诸多环节做科学分解，每个环节都要建章立制，改革创新中充分体现信息化建设成果，最大限度调动相关人员的工作积极性，让档案管理人员的工作有切实的存在感和获得感。借鉴西方发达国家档案管理的成功经验，采用激励与奖惩并存的考核体制，切实解决“慵懒散”和“大锅饭”问题。当前中心的工作是，“档案馆资源信息化管理模式的创新，要抓住信息化建设的战略机遇，进一步优化馆藏结构，加快提高档案检索信息化以及档案利用信息化的程度，更有利于公民参与了解国家管理事务，有利于推进国家民主政治的建设，有利于建立一个以反映人民需求为导向的新型公共服务型现代信息化档案馆，为人民群众提供更广泛、更便捷的信息和服务。”[8]实现上述制度体系建设，关键在落实，关键在坚持。要坚持总体规划与具体落实相结合，不因相关领导干部的更换或其注意力的改变而轻易改动，这样一直坚持下去的结果必然是档案管理信息化的水平和层次逐步提升。

三是推动信息化改造进程。“档案信息化的核心是档案信息资源建设，而档案信息资源建设的核心是数字档案信息资源建设。”[4]基于此，打破长久形成的固化思维，让档案工作不再神秘和封闭，最大限度地在档案工作中体现现代科技文明的思维和创造。在传统与现代之间，反复比较，营造信息化建设浓厚氛围，运用信息化综合学科的优势，丰富档案的收集、整理、保存、利用、成果转化等手段。档案管理在不断进步，需要科学把握档案信息化建设的规律，不是简单的资金投入或者增加人员，而是实现档案管理的根本性转型。在具体工作中，加强档案信息化建设科学研究，组建档案管理信息化建设科研团队，着力解决存在的共性问题和疑难问题；拓展优化管理的途径渠道，逐步完善合理的人员队伍结构，彻底改变安排没有相关专业背景和业务能力的老同志和女同志到档案管理部门的落后做法；从知识技能方面保证信息化转型的需要，经常性、有针对性地开展档案信息化相关教育培训，在教育培训中，坚持问题导向，创新培训方式方法，丰富培训内容，分类别分层次进行培训，过程中充分体现信息化的要求和特点。

[1]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（3）.

[2]王雪梅.对实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化的思考[J].黑龙江史志，2010（1）.

[3]王素立，刘永.论档案信息化的系统性及要素关联模式[J].档案学研究，2012（3）.

[4]崔艳梅.档案信息化建设的问题与思考[J].北京石油管理干部学院学报，2014（5）.

[5]周晓英.档案信息论[M].北京：中国人民大学出版社，2000.

[6]黄夏基.中国档案信息化建设的社会基础[J].档案学通讯，2004（2）.

[7]杨小红.关于档案信息化的思考[J].辽宁大学学报（哲学社会科学版），2003（3）.

[8]张建新.加快档案馆信息化建设的思考[J].山西档案，2005（5）.

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2017-02-15