档案利用服务视阈下新媒体应用研究

高琪翔

（黑龙江大学信息管理学院 哈尔滨 150080）

研究探索

档案利用服务视阈下新媒体应用研究

高琪翔

（黑龙江大学信息管理学院 哈尔滨 150080）

基于对新媒体的概念、特征及其形式进行简要概述，理清新媒体相关概念，描述目前新媒体环境。研究将新媒体应用于档案利用服务工作的可行性，并对目前档案利用服务中应用新媒体的现状进行分析，列举出在新媒体环境中出现的问题，围绕问题提出了针对性的措施与解决方法。通过对目前新媒体环境下档案利用服务方式的利弊分析，结合档案利用服务工作性质，以寻求一个最优的档案利用服务模式，充分发挥档案价值，促进档案事业发展。

新媒体 档案利用 新媒体应用 服务方式

新媒体是依托网络环境能与用户进行有效互动的传播媒介，其具有的交互性、及时性、融合性等特点，能为用户提供大量资讯并方便用户使用。新媒体不是一种设备，它是一种服务方式。新媒体是依托于互联网，通过电脑、移动终端等设备来提供服务。

一、新媒体应用于档案利用服务的可行性

档案具有“孤本”属性，首先，当某份档案的利用需求增多时，该档案很难同时满足利用者的需要，并且在不断提供利用的过程中，档案自身也会出现损耗。其次，随着我国网民不断增多，利用者更倾向于使用网络查找所需求的信息。这些客观条件都催促着档案利用服务工作方式的转变，也为新媒体应用于档案利用服务工作提供了可行性。

1.相关技术支持。（1）Web2.0。Web2.0概念处于不断发展完善中，它不是单纯的技术或解决方案，而是一套可执行的理念体系。Web2.0是一个利用Web平台，由用户主导而生成内容的互联网产品模式。Web2.0网站给予用户更多的参与机会，其内容通常是由用户发布的，用户既是网站内容的浏览者同时也是网站内容的制造者[1]。对于Web1.0而言，Web2.0更注重交互性，它可以为档案工作提供一个交互性平台，用户参与其中，通过在线创造、组织、编辑、评论来分享信息。主要的Web2.0工具有博客（Blog）、微博、RSS（简易资讯聚合）、百科、P2P（点对点）、各类社交网站、IM（即时通讯）等，其队伍也在不断发展壮大，但这些应用工具在理念和特点上始终保持一致性[2]。（2）移动终端。移动终端包括智能手机和平板电脑，在网络环境中移动终端具有使用便捷、不受时空限制的特点，可以随时随地上网获取信息分享资源，其中智能手机除具有无线接入互联网的功能，还可以通过3G、4G网络获取资讯。用户可以在移动终端设备中自由安装自己需要的应用软件。随着我国手机网民的不断增加，各类应用比如商务类、休闲娱乐类、信息获取类、交流沟通类等的使用率也在快速增长，可以说移动互联网带动了整体互联网各类应用的发展。

2.政策法规支持。自1987年《中华人民共和国档案法》颁布以来，档案事业有了自己的法律依据，各项工作也在法律的保证下得以有效地开展。根据利用和公布的原则，档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。随着需要公布的档案日益增多，档案涉及的领域也越来越宽，为了更好地保护和利用档案，紧跟信息化时代的发展，我国陆续颁布了多项条例保障档案利用服务工作的有效开展。目前在互联网管理领域，已颁布的法规条例有《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《计算机信息系统保密管理暂行规定》《互联网信息服务管理办法》《中国互联网域名管理办法》《互联网新闻信息服务管理规定》《信息网络传播权保护条例》等等。这些制度规范了网络基础设施建设、域名管理、信息服务等诸多内容，为我国信息网络的规范化传播提供了有力的支持，起到了良好的推动作用。

3.价值观念支持。（1）以用户为中心，重塑“档案”形象。便于社会各方面对档案的利用，满足社会对档案的需要，是档案工作的根本目的。在封建时期，档案是维护帝王统治的重要工具，平民没有机会接触档案，这使得档案工作重保管轻利用的风气延续至今。而群众对档案的认识程度也不高，不会利用档案资源。在这种情况下，利用新媒体去传播档案信息，既能充分宣传档案工作，使大众了解档案，扩大档案的影响力，又能根据用户的需求，有针对性地提供档案利用服务。（2）拓展档案信息传播渠道，提高档案影响力。传统媒体在宣传档案信息时，在不同程度上存在着更新缓慢、影响范围小、内容单一等缺陷。而在新媒体的带动下，通过一系列Web2.0应用来传播信息，既可以使档案工作者及时发布相关信息，又可以使用户随时随地去获取、利用信息。新媒体打破了传统媒体宣传的局限性，节省了宣传成本同时也扩大了档案影响力，使得公众获取档案的途径更便捷、操作更简单。

二、档案利用服务中新媒体应用现状及问题

1.新媒体应用的现状分析。（1）档案网站建设现状。笔者通过调查全国档案馆网站建设情况，发现我国各省级档案馆（不包括港、澳、台）除了西藏自治区之外，均有良好的档案网站建设，部分城市和一些高校也建立了自己的档案网站。在档案馆网页中有数字化的馆藏档案，公开的政务法规信息、档案编研成果等，档案馆可以充分利用主页来发布信息，实现网上检索信息的可行性。（2）档案博客应用现状。创建档案博客的主要是档案学者，其中比较活跃的，知名度较高的有辽宁大学丁海斌老师的“丁氏花园”和赵彦昌老师的“中国档案学研究”，湖北大学任汉中老师的博客“rhzds”，曾用名“任大叔的博客”等[3]。档案博客具有信息传递迅速、更新周期短、宣传面广等优势。博客文章专业性较强，适合学者和档案专业人员进行讨论与互动分享，但是这类学术性较高的文章可能与普通受众的阅读习惯不相符合，在大众传播的角度上考虑还存在着不足[4]。（3）移动终端应用现状。根据移动终端用户的特点，档案馆可以通过建设档案APP，或在微博与微信平台中，建立自己的官方微博和微信公众号来进行档案推送服务。关于档案APP建设，辽宁省档案馆推出了自己的APP档案史料，通过网站链接扫描二维码即可下载。在微博建设中，部分省级档案馆如江苏省、浙江省、福建省等开通了本省档案馆官方微博。在微信平台中，有省级档案馆创建的公众号，如上海市的档案春秋、湖北省的读档、天津市的天津市档案馆等；此外还有由学生团体及个人创建的公众号，如中山大学档案学专业学生创办的档案小报、河南省的老档员等。

2.新媒体应用存在的问题。（1）新媒体对档案的真实可靠性体现不够。国内对于放到网上的文件形式并没有统一的标准，以档案馆网站来说，目前对于一些相关文件，大多都是附着在网站页面上的文本信息，问题是把档案内容信息重新打印出来放到网站上，这则信息还算不算是原始信息，是否还具有真实可靠性。首先在档案从被制作成文本到发布到网上的这一过程中，是不能完全杜绝错误的存在，有错误出现，这份档案就失去了准确性，同时也失去了作为档案存在的凭证价值。其次网页上呈现的档案信息并不是档案的原貌，页面信息与档案原件是否具有等同的效力也需要我们进行更深的探讨。除此之外，还有以word形式上传的供用户下载的档案。在网站上下载相应档案，打开后可看到档案内容是以正规文件格式排版的，如同见到正式文件一般。但是这个word文档是可以编辑的，这也使得档案内容会被篡改后再发布，对档案的真实性带来威胁。（2）新媒体应用的发展不均衡与用户参与度不高。①应用的发展不平衡。从目前网站建设的程度来看，其主体主要包括档案学机构、综合档案馆、高校档案馆。其中综合档案馆是指我国各省、直辖市、自治区（不包括港、澳、台）的档案网站建设，大部分省市均有良好的档案馆网站并且内容较丰富。与档案网站建设相比，针对移动终端的档案建设普及度显得有些不足。基于对我国省级档案馆的调查，目前建有档案APP的为4所，开通官方微博的为10所，开通微信公众号的为16所。相对于档案网站建设而言，移动终端的建设还需要进一步发展。②应用间联系不够强。关于国家层面的档案网站，笔者以我国国家档案局网站和美国国家档案馆网站进行对比。美国国家档案馆在主页上列出可以联系的方式，有Blogs, Facebook,Ficker,RSSFeeds,Twitter,Youtube等21个web2.0工具。而我国档案局主页不仅没有web2.0工具链接，而且连基础的留言板或联系邮箱也没有，与用户的交互性差。关于学术性网站，笔者查找的是中国档案学术网和档案知网。前者学术性比较强，但不支持用户参与，后者比较注重交互性能为用户提供多种参与途径，但和前者比学术性略低。国外的学术网站笔者参考的是H-net:HumanitiesandSocialSciences OnLine（http://www.h-net.msu.edu/）。H-net作为一个国际跨学科组织，学者们不仅可以实现本学科或跨学科的资源共享，还可以与同事或对此感兴趣的公众相互交流，编辑出版网络同行评论的文章，多媒体资料[5]。此外H-net还提供RSS服务，读者通过订阅RSSFeeds，可以直接取得感兴趣的资讯，节省大量时间和精力。③用户的参与度不高。大多数档案馆网站都有留言问答一类的版块，意在使用户与网站有一个良好的联系，从而针对用户的需求提供相应服务，这个做法体现出与用户的交互性但对于新媒体而言还远远不够。通过浏览各档案网站，可以看出对于一些档案网站而言，其建设网站的目的并不是与用户建立良好的互动关系，而仅是作为发布信息的窗口，虽然部分网站使用新媒体来宣传自己，但并没有发挥出新媒体所具有的特性。

三、档案利用服务中新媒体应用的策略分析

我国目前档案利用服务工作并没有将新媒体的作用有效发挥出来，多数的档案网站还停留在表层建设，其所提供的信息与利用者主要利用的方面还不相吻合，不能满足利用者所需。我们应将档案馆视为文献遗产和社会记忆保存地，馆藏建设力求反映社会生活方方面面，丰富馆藏数量和门类，政治、经济、军事、科学、文化、艺术、体育档案无所不包，纸质档案、声像档案、电子文件也均有收藏，利用新媒体的优势，将丰富的馆藏资源推向大众[6]。

1.提高认识水平，促进新媒体广泛应用。首先从提高档案机构领导者的认识水平做起，使领导层重视档案利用服务工作，进而给予必要的支持，加强新媒体的广泛应用。从把对民生有重要作用的档案一步步公开在网站上开始，让公众了解档案的作用和价值，开始逐渐尝试利用档案。与此同时，在网站上及时发布政务公开信息，并对本省市档案资源进行积极整理，将信息及时发布到网上，吸引公众关注，逐渐地使档案馆鲜活起来，充满活力。其次从转变档案人员思想观念做起。作为档案工作者，不能还局限在保管档案的阶段，要以用户为核心，积极去提供档案利用服务。档案工作者要通过网站与公众进行沟通，了解用户需求，对用户需要的档案如没有保密要求，可以将电子版发送至对方邮箱。并且对公众的提问要耐心解答，传播档案方面的知识，对网站进行定期的维护。档案工作者要时时记住，利用新媒体提供利用服务，关键不是信息量发布的多少，而是是否与用户进行良好互动，提高档案工作的服务质量。

2.完善法规建设，确保新媒体合理利用。档案利用服务工作的有效开展，离不开良好的法律法规建设与制度建设。首先应制定一个统一标准，档案应以何种形式上传，网页上的档案是否与原件具有同等法律效力等等，只有基于一个统一标准，执行才能得以有效运行。由于新媒体强调用户的参与，在这之中会出现许多我们之前没遇到也没有考虑周到的并且用现有法律也不好处理的情况，比如法律上的空白地带，灰色部分，信息公开范围不统一，交流失当等问题。这既需要不断完善服务规章制度，为新媒体环境下的档案利用服务工作提供相应保障，也需要档案工作者加强自身修养，遇到相应问题能尽快想出最为妥善的解决方法，把损失控制到最小。

3.扩展内容服务，发挥新媒体技术优势。对于档案网站来说，应适当开设交流论坛区，让利用者可以相互讨论，在向管理员询问之前就能掌握有关档案方面的知识，遇到问题可以自己解决。这样做一方面减少了管理人员在普及基础档案知识时所需要的时间，使管理人员有更充裕的时间回答相对有价值的提问，另一方面可以提高用户的参与度，提高民众利用档案意识与获取档案信息的能力。除此之外，网站应设有访问统计数据，这样能直观反映出该网站的利用度，根据数据来不断调整网站的板块，丰富信息资源，从而打造用户体验性好、满意度高的网站。对于移动终端来说，应利用微博、微信等交流平台扩大自己的影响力。首先要丰富完善自身，每天推送有较高价值的信息，如历史档案汇编、名人档案展、与社会生活相关的档案信息等。其次与知名的官博进行互动，如人民日报，借助影响力高的官博宣传自己，来获得粉丝数，从而一步步提升自己微博的人气。

4.加强信息安全，消除新媒体应用安全顾虑。对于发布的档案信息而言，应保证放到网页的信息是经过技术加密的，利用者下载该信息后也不能对其进行修改。还要注意所发布的信息是否含有密级，对有密级或部分涉密的档案，不能对外公开。对虽然没有密级，但有限制利用的档案，要对利用者进行身份验证，根据利用者不同，控制开放范围。对于网站而言，在网络环境下，随着交互性的提高，各类应用增加，计算机病毒感染的比重也在加大。面对信息安全的威胁，需要管理员定期对网站进行维护，确保网站安全，加强档案信息安全建设，建立严密的安全保障机制，面对各种突发网络问题，随时做好准备。

5.优化人才队伍，增强新媒体服务团队建设。目前，虽然社会对档案的重视程度在不断提高，但由于在此之前社会长期对档案认识不足，使大多缺乏相应的档案学知识的人员从事档案管理。由于档案管理这项工作自身具有的稳定性，使得档案学专业的毕业生，在毕业后并不一定能找到本专业对口工作。这种现象既使得档案服务跟不上，又造成了人才资源浪费。

针对这种情况，需要管理者具有长远的档案利用意识，主动引进档案学专业人才。档案学专业人才既可以对档案网站建设提出相应意见，又可以对原有档案资源进行整理汇编，在管理档案的同时，也能对利用者在利用档案中出现的各种问题进行解答。优秀的人才促进技术的不断发展，好的技术也需要优秀的人才来管理，由此形成良性循环，提高适应新媒体环境下的团队，打造用户满意度高的网站。

[1]web2.0[EB/OL].[2016-10-10].http://baike.baidu.com/link?url=0 z--m6tsG7VSiuGeARklqL2r3klJjsdFUbXlz4_P1xoGu5MXo3cFz ApY2E8t_1j8F-mOU6ZpJrEmu3s-Ey4rG_.

[2]秦金霞.web2.0背景下的档案网站信息服务建设研究——以NARA为例[D].山东大学硕士学位论文，2012.

[3]左红嫄.基于web2.0档案利用服务研究[D].苏州大学硕士学位论文，2012.

[4]夏素华.新媒体时代我国档案宣传工作探析[D].山东大学硕士学位论文，2013.

[5]Brooks、Joanna.NewMedia’s Prospect:A Reviewof Web Resources in Early American Studies[J].Early American Literature, 2004:577-590.

[6]黄霄羽.国外档案利用服务社会化的理论认识和实践特点[J].档案学通讯，2012（6）.

G273.5

A

2016-11-29

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.05.07

信息文化视域下档案价值认知转型研究（13BTQ066）。

高琪翔，黑龙江大学信息管理学院学生，研究方向为档案学理论与实践。