浅论档案数字化管理的主要特征及其策略

卢丽琴 内蒙古自治区乌兰察布市察右中旗住房和城乡建设局

浅论档案数字化管理的主要特征及其策略

卢丽琴 内蒙古自治区乌兰察布市察右中旗住房和城乡建设局

档案数字化管理就是利用数字化以及网络的管理模式和方法对档案实体进行管理并且提供相关服务。档案数字化管理是促进我国信息工程建设的需要，因此加强对档案数字化管理的分析具有重要意义。本文分析了档案数字化管理存在的主要问题，对档案数字化管理的主要特征及其策略进行了论述分析。

档案数字化管理 问题 特征 策略

传统档案资料一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索时浪费很多时间，存储空间又大，维护不方便，备份需要大量的人力物力，而且容易出现错误。随着计算机信息技术的发展，档案数字化管理已成为必然的趋势。

一、档案数字化管理存在的主要问题

笔者认为目前档案数字化管理存在的问题主要有：1.档案数字化建设缺乏统一的标准与规范。片面重视高档的计算机系统以及先进通信设备的购置，忽视了档案信息的规范化与标准化建设，这不仅增加了档案数字化建设中的资金投入，还没能体现出档案数字化的服务功能。2.档案数字化建设缺乏有力的支持。第一、缺乏国家与政府的有力支持。我国当前的档案数字化建设无论是在技术上还是在组织都缺乏政府的支持，没有明确的技术性与管理性标准，处于自我探索的阶段，影响了档案数字化建设。第二、硬件环境问题。当前档案管理所开发的计算机软件，实用性与通用性还比较滞后，且设备的性能不能满足档案数字化建设对硬件设备的要求。

二、档案数字化管理的主要特征

档案数字化管理的特征主要表现为：1.以网络化为基础的特征。档案数字化管理的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化的基础上进行档案的管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省相关的人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大的优势。2.数字化管理模式的特征。对档案进行数字化的管理就是指基于数字化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源的形式。电子资源的最大优势就是能最大限度的节省空间，提高管理工作的效率和准确性，而且在查询和整理环节，也提供了巨大的便捷。3.档案高效使用的特征。档案管理最终目的是合理应用档案信息。采用数字化管理模式不仅能够提高管理的效率同时也能提高对于档案信息的使用效率。上文已经对档案数字化管理的含义有了一定的了解，而结合我国档案管理的现状来看，档案数字化管理的推进有一定的现实意义，不仅能够将管理者从繁琐的管理工作中解放出来，还能促进整个社会的档案意识的形成。

三、加强档案数字化管理的策略

（一）加强档案数字化管理标准化建设。档案管理数字建设并不是一项容易的工作，其涉及的环节诸多，且存在许多容易被遗漏的地方，因此在具体数字化建设过程当中，相关档案主管部门应提高重视程度，聘请相关的专家对管理系统的构建做出一套详尽的计划，并且对于相关的工作原则以及工作任务的分工应尽量细致到每个部分和环节，尽量减少疏漏。信息管理系统建设的过程中，提高相关的硬件操作上的要求，并且对于网络安全问题采取相关的措施，按照行业化的标准对档案数字化管理系统进行科学合理的构建。

（二）健全完善档案数字化管理制度。1.档案数字化管理有别于传统的档案管理方式与方法，因此，档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的并适合档案数字化管理的规章制度，如档案工作制度、档案信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，使档案数字化管理有制度的保障，实现档案数字化管理的规范化与标准化。2.树立安全保密意识。档案数字化建设中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在档案数字化建设过程中，要加强安全防范意识，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。

（三）充分利用相关资源。1.保证资源的准确性与完备性。对于档案资源的扫描、入库以及整理环节一定要注意资源的准确性，不要出现一些过失性的错误。档案资源数字化系统建设之前仍需要一部分人力劳动，而人力劳动难免出现疏忽，因此需要避免资源遗漏现象的出现。2.统一配备软硬件设施。相关软件硬件设施是档案数字化管理建设正常进行的基础保障，其直接决定着档案资源入库后一系列工作的正常开展，因此对于软件硬件设施的统一配备也是建设开始之前必不可少的准备工作，它不仅有利于提高信息资源的使用率，对于一些网络技术的支持上，同样也发挥着重要的作用。3.定期检查和更新。社会的快速发展，对于档案管理工作的更新速度方面有了新要求，对于档案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在档案管理数字化建设当中，对于档案的更新也应得到一定的技术支持。

（四）提升档案数字化管理人才的综合素质。1.加强档案管理人员的培训。现有的档案部门工作人员是档案数字化建设的中坚力量。因此，在档案数字化建设的过程中，要注重保障现有档案工作人员的权益，并采取有效的方式，激发他们的积极性。加强对现有档案工作人员信息知识的教育，训练他们的实际操作技能。2.引进档案数字化管理的技术人才。档案数字化建设过程中，系统的开发、软件的维护等都需要高素质的信息专业人才作保障。因此，档案管理部门需要引进软件开发与管理方面的专业技术人才，以解决档案数字化建设的各种技术难题。

四、结语

综上所述。档案数字化管理通过数字化手段不但规范了档案的整理和保持，促进了档案管理发展。只有不断完善管理措施，适应数字化的要求，才能使档案在新形势下充分发挥其应有的作用。

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