畅谈大数据时代档案行业的转型升级

卢 珊

（南京大学信息管理学院 南京 210008）

畅谈大数据时代档案行业的转型升级

卢 珊

（南京大学信息管理学院 南京 210008）

大数据时代的到来，给人类的工作生活都带来了巨大的变化，各行各业都紧跟趋势，希望借助大数据的力量提高自己的实力，对于档案行业来说同样如此。首先设想了大数据应用于档案工作的可能性，接着提出了在大数据背景下，档案部门应当如何实现转型升级。

大数据 档案 服务 转型

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A

2017-09-23

早在2009年谷歌公司就可以通过大数据分析网上的检索记录，在甲型H1N1流感疫情暴发的几周前便判断出了病毒的传播源头。梅西百货通过对大量的销售数据进行分析，能够根据需求和库存的情况，对多达7300万种货品进行实时调价。微信中提供的城市热力图，能够显示你所在城市的实时人流聚集状况，为你的出行提供参考。如今，大数据已经渗透到各个行业各个领域，与我们的生产生活息息相关，人们对于海量数据的挖掘和运用，颠覆了我们曾经对于数据的认识。

大数据的时代正全面爆发，谁拥有了数据谁就拥有了话语权。在这样的大背景下，档案部门应该充分发掘自身的价值，不要身处金库不自知。如何挖掘“档案”这一金库，让死档案变成活数据，值得我们深思和探索。

一、什么是大数据

麦肯锡全球研究所给出的定义是：一种规模大到在获取、存储、管理、分析方面大大超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合，具有海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据类型和价值密度低四大特征[1]。它打破了事件之间因果关系的固定格局，使相关关系的可用性浮出水面，在看似没有关系的事件之间探索出关联，用户只用知道是什么而不用知道为什么。例如，今日头条会推荐读者想读的新闻，淘宝等购物网站会推荐购物者想买的商品等，这些软件并不认识我们，但是它们却能清楚地了解我们的喜好。罗振宇在2016年跨年演讲上的一个例子，能够让我们更加容易理解大数据是如何工作的。假设教机器辨识出一只猫，原来的方法是通过描述猫的特征，例如猫的皮毛、眼睛的特征，通过叠加条件得出结果。但是最新的大数据技术，直接给出一百万张猫的图片，就是通过数据的叠加，让机器自己去辨识猫，没有为什么，直接给出结果。数据越多，准确性就越高。

二、档案和大数据的关系

虽然业内对于档案的定义并没有一个统一的说法，但所表述的含义大概一致，这里采用冯惠玲、张辑哲主编的《档案学概论》（第2版）中对档案的定义：“档案是社会组织和个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。”百度百科中对数据的解释是：“数据是指对客观事件进行记录并可以鉴别的符号，是对客观事物的性质、状态以及相互关系等进行记载的物理符号或这些物理符号的组合。它是可识别的、抽象的符号。”[2]可见档案与数据都属于信息的范畴，都具有社会性、历史性、确定性及原始记录性等类似特征，有一定的相似性，但是档案并不等于就是数据，更不是大数据。档案除了其包含的信息的价值，档案本身也是有意义的，档案的载体也是多种多样的。而数据也绝不仅仅局限于档案的范畴，所以档案与数据相互包含，密切联系。

档案与大数据的关系不是一概而论的，从档案的现状来看，目前的档案数据更接近于传统意义上的数据，不能很好地应用于大数据的使用中，然而从大数据的基本特征和本质上来说，档案数据又符合大数据的本质含义；从理论层面分析，大数据应当属于档案范畴，而从实践层面分析，大数据并没有纳入档案管理的范畴[3]38。总而言之，档案与大数据虽有区别，但是却有着非常紧密的联系。

三、前面几次的技术革新对档案工作产生了哪些影响

随着计算机和信息技术的发展，档案工作经历了从最初的计算机单机模式辅助档案管理，发展到通过信息网络帮助档案业务综合管理，再发展到当前以双套制管理为核心的档案信息资源管理的过程，技术的革新推动了管理手段的变革，促进了档案事业的发展。

第一阶段（从20世纪80年代末到1995年）：计算机技术刚刚应用于档案行业，以目录管理为主，主要是通过单机的方式对传统纸质档案进行管理。

第二阶段（从1996年到2005年）：随着计算机技术的不断发展，其在档案领域的应用越来越广泛，从单机发展到网络化的档案综合业务管理，从目录管理发展到全文管理，档案数字化逐渐发展，档案信息资源库的建设初见成果。

第三阶段（从2006年到2015年）：档案管理发展到以电子文件管理为主，能够借助网络实现档案资源的互通和共享，数字档案馆建设如火如荼。

在之前的几次技术革新过程中，主要是对档案的保存、管理以及提供档案服务等环节产生了较大的影响，而大数据的来临则将彻底颠覆传统档案的管理模式。由于大数据与档案的紧密联系，它比前面几次技术革新更加契合档案工作的需要，能够帮助完成档案从收到存到管到用的一系列工作，尤其是对于档案数据的开发与利用，有着得天独厚的优势。

四、大数据应用于档案工作的可能性

从档案本身的工作来说，大数据能够帮助我们更好更快地解决档案工作中的问题。目前的档案工作除去实体档案的保存工作以外，其他大部分都属于信息处理的范畴，借助大数据，所有的信息处理环节都可以自主实现。我们可以利用大数据信息处理技术，实现档案的自动存储，将电子文件直接分类归档，将纸质文件中的数据进行自动提取转变为电子数据，接着通过大数据实现电子文件的鉴定和分类，并提供档案智能检索服务、档案信息定制服务、档案信息决策服务、档案信息跟踪与推送服务等，所有的流程都不需要人工的干预，可以减少大量的人力物力。同时，机器完成工作的准确率和效率都是人工无法比拟的，通过这些技术手段解决传统纸质档案在档案管理工作中所存在的弊端。

从档案工作的意义上来说，大数据能进一步挖掘档案的价值，真正发挥档案的作用。大数据技术发展到现在已经比较成熟，其算法和分析工具的门槛都越来越低，掌握大数据技术的公司越来越多，而数据的意义就更加凸显。谁掌握数据，谁就有话语权。而我国还没有形成专业的管理数据的政府机构，大数据发展至今也主要在企业内发展和提供服务。档案部门掌管着档案，拥有先天的优势，应该解放思想，不要把档案工作局限于管好档案上，要看到档案背后数据的力量，把手上掌握的档案转变为可以创造生产力的数据，从而为政府提供更多的决策依据，为老百姓提供各种民生服务，成为能够为国家管理数据的专业机构。

五、如何抓住机遇促使档案行业转型升级

要促使档案行业转型升级，首先思想观念必须转变，要摆脱之前固有的档案思维，用全新的视角去审视档案部门掌握的档案资源，把死的档案转变成活的数据，用大数据的思维去思考工作中的每个步骤。运用相关关系的并联思维来思考档案工作，不仅要考虑已经有的档案数据的联系，还要考虑馆藏以外的档案数据的联系。下面我将从三个方面探讨档案部门在大数据的背景下该如何转变自己的角色。

1.档案资源是根本。目前，我国各级档案部门保存的数据量与“大数据”的数据级别还存在一定差距，其中电子文件的数量尤其不足，要发挥“大数据”的优势，就必须扩充档案资源。以前由于人力物力等条件的制约，征集到档案部门的资源都会进行一定的取舍，而如果重新审视档案部门的工作意义，重新定位档案资源的价值，则档案的管理范围必将扩大。大数据时代，一切具有保存价值的文件、数据、视频、实物都应被视为档案[4]70。对于各个单位内部的档案，档案行政管理部门要加强引导，做好档案的整合，让之前许多被忽略的数据资源得到重视，纳入档案管理的范畴。例如医院类的档案，需要大量的病历进行资源整合，仅靠一家医院的一己之力是无法实现的，需要跨医院、跨部门进行资源整合，但是没有单位牵头很难实现，档案行政管理部门可以担任这个组织牵头的角色，帮助更多的行业做好数据整合归类。

2.技术介入是关键。大数据虽然已经发展得比较成熟，但在档案行业的应用还是一个全新的开始，仅靠档案部门的一己之力是无法实现的。一方面要引进专业型人才，培养出懂技术又懂档案的复合型人才，另一方面要加强与外部公司的深度合作，借助他们已经成熟的技术和管理模式，打造档案里的大数据。合作的形式应该丰富多样，既可以以外包的形式请科技公司直接介入档案工作，也可以以项目合作的方式，共同运用档案中的数据实现各种服务。以杭州的交通管理为例，杭州市公安局交警支队与数梦工场合作，利用已有的交通数据、公安数据等，建设交通管理大数据平台，基于数据分析提供决策支持，从而大幅提升了杭州道路交通通行能力。

3.执法监督是保障。大数据的应用势必会产生利益，而利益的驱动就容易滋生出一些违法行为，所以必须完善相关法律法规，增加档案法律法规、知识产权法律法规中相关的条例，明确各部门的职责，对大数据应用过程中可能出现的问题进行规避，保障数据安全和个人隐私不被泄露。另外，虽然《档案法》中明确了档案行政管理部门拥有哪些执法权，但是实际工作中档案行政管理部门对各单位、企业、机关的档案部门也主要是业务指导关系，面对大数据时代的到来，这些执法权远远无法满足数据监管的需要。要把好数据关，就需要拓宽档案行政管理部门的执法范围和权限，对于可能涉及个人知识产权和隐私的数据进行监督和干预，让档案行政管理部门成为数据的守门员。

虽然大数据的到来已经是一个不折不扣的现实，但将大数据应用到档案工作中还停留在理论阶段，下一步如何紧扣热点，运用最新技术，实现档案工作的转型仍有待各位档案同仁的努力。

[1]百度百科.大数据[EB/OL].https：//baike.baidu.com/item/%E5%A4%A7%E6%95%B0%E6%8D%AE/1356941?fr=aladdin.

[2]百度百科.数据 [EB/OL].https：//baike.baidu.com/item/%E6%95%B0%E6%8D%AE/5947370.

[3]郑金月.关于档案与大数据关系问题的思辨[J].档案学研究，2016（6）：37-40.

[4]许桂清.大数据背景下的档案行业发展[J].中国档案，2015（6）：70-71.

On the Transformation and Upgrading of Archives Industry in the Context of Big Data

Lu Shan
（Information Management Department of Nanjing University,Nanjing 210008,China）

The arrival of the big data era has brought great changes to people's work and life,and all walks of life follow the trend in hope of improving its strength through big data,which is also true of archives industry.First the possibility of applying big data to archives is assumed,and then how to realize the transformation and upgrading of the archives department in the context of big data is discussed.

big data;archives;service;transformation

卢珊，南京大学信息管理学院档案学专业硕士，江苏省档案局（馆）助理馆员，研究方向为档案信息化服务。