浅谈档案管理工作的保密问题

董志恒

吉林省洮南市劳动保障事务所

浅谈档案管理工作的保密问题

董志恒

吉林省洮南市劳动保障事务所

随着社会政治、经济、文化交流与合作的日益发展以及科学技术的不断进步，档案保密工作正面临着一系列新问题和新挑战。本文就如何迎难而上，增强法制意识，建立健全各项档案管理制度，既做好档案保密工作又能使档案更好地为经济和社会的发展提供服务进行探讨。

档案；管理；保密

1 档案保密工作存在的问题

档案是一种重要而有价值的社会信息资源，对于档案信息资源，我们既要重视其载体的保管保密，更要重视档案所包含信息的开发和利用，从而实现信息资源的共享，档案所具有的真凭实据的性质和它的权威性在现实中是客观存在的，人们在充分享用档案资源的丰富性的同时，却忽视了档案的保密工作，从而引起了一些问题，档案保密工作的相关人员在进行具体的保密工作时，难免会存在一些问题，这些问题主要表现在以下几方面。

1.1 档案保密意识淡薄

随着社会的发展，民主与法制建设的进程得到不断的推进，作为档案的保密工作，其要保密的事项和范围也开始逐步减少，伴随着这一发展现状，人们的保密意识也逐渐淡薄，但这却并不意味着档案保密工作就无密可保了，相反，档案保密的形势变得更加严峻，保密任务和工作也更加艰巨。

1.2 涉密事件及载体管理较混乱

对于档案管理的保密工作，在进行管理时，执行操作不规范，随意复制涉密文件的相关资料，涉密文件和资料存放管理不严格，乱放乱存涉密文件和资料；档案秘密的储存物如U盘、移动硬盘等没有建立严格的管理制度，也是随意地乱放，或者没有进行档案涉密文件和资料的备份工作，一旦丢失，就会造成严重的后果，得不偿失；还有的甚至是会无意或有意地将涉密文件和资料卖给废品收购人员，这些问题都给档案保密工作带来严重的安全和泄密隐患。

1.3 档案管理的要害部门管理不严格

档案保密工作的那些要害部门在进行档案管理时执行力不高，管理不严格，如对一些涉密人员的管理不严格，没有按照保密要求落实好保密责任制，由于保密责任制或者其他相关的保密制度不明确，导致对有些要害和重要部门的管理出现失控的状况。

1.4 档案库房管理中的保密工作不严

档案的库房管理是档案保密的重点，做好库房管理，档案保密工作就多了一重保障，而有些不具备条件的企业或单位，对于档案库房的管理工作不严格，往往将库房附设在机关办公楼内，这对于档案保密工作管理来说是一个禁忌；同时一些企业或单位没有制定严格的档案库房管理制度，一些无关的人员随意进入，造成保密工作的不完善。

1.5 绝密档案保密和管理人员素质不高

绝密档案是党和国家的核心，但有些绝密档案保密和管理的工作人员素质不高，责任心和事业心以及保密意识不强，没有严谨的工作作风，绝密档案和非绝密档案没有分别保管，调阅、销毁、移出等工作没有按照规定手续进行办理，这些无形中会给绝密档案的保密工作带来严重的泄密隐患。

2 做好档案利用过程中的监督、保密工作

2.1 制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2.2 队伍建设。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

2.3 监督措施。做好利用监督，就要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。

2.4 正确处理好档案保密与利用的关系。保守国家机密是每个

公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的职责。日常工作中档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端；大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费，档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。

3 进一步做好档案开放中的保密工作

3.1 做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确的区分、判定档案的开放与控制使用范围。档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围，最终由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

3.2 做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”“机密”“秘密”三级。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去许多档案馆，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。

3.3 做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：提高开放档案案卷的内在质量，建立健全档号，编制检索工具，准备好副本，对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。

保守国家机密是每个档案人员应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责，因此，在档案管理工作为社会服务、为社会利用的同时，应当做好档案的保密工作。

4 结语

档案管理的保密工作是维护国家、企业或个人安全和利益的关键性工作，因此一定要引起高度的重视，在具体进行档案保密工作管理时会存在诸多问题，需要我们加以预防，从而减少档案泄密的隐患。不管是档案管理工作人员还是每个公民，都有义务和职责做好档案的保密工作，我相信，通过我们的努力，一定可以做好档案管理的保密工作。

[1]吴金桐.谈档案管理工作中的保密问题[J].现代农业科技，2009(24).

[2]王焱.档案保密管理问题的若干思考[J].黑龙江科技信息，2011(21).