对于公文处理工作的几点建议

陈晓东

中国水利水电第一工程局有限公司

对于公文处理工作的几点建议

陈晓东

中国水利水电第一工程局有限公司

公文处理工作是工会办公室工作的重要内容。公文处理水平直接体现办公室工作的服务态度、服务水平和服务质量，更重要的是影响单位和领导干部的工作效率、作风、权威。本文浅谈如何做好公文处理工作，在以后的工作实践中努力做好公文处理工作。

公文处理；工作；建议

1、领导重视

在《办法》“总则”第六条中规定：“各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对机关公文处理工作的指导和检查。”所以公文处理工作要做得好，首先需要领导重视，各级主要领导和综合办公部门的负责人尤其要重视起来，不仅要亲自动手起草和主持起草一些重要文件，还要审定签发单位制发的各种文件，并承担相应的法律和行政后果。还要以授权、委托、督促等各种方式对参与公文处理过程的各类人员进行指导和检查。

2、公文处理要做到安全、准确、及时

文件传递要严格履行手续，随时掌握文件去向，不横传、不失密、不随身携带，更不能损坏；准确是保证公文处理工作质量的一个最基本的要求，收发登记要明白无误，不错登、不漏登，拟办意见要合理，整理归档要准确；及时是公文处理工作时效性的基本要求，不积压、不拖拉、不误时、不误事，尤其在收文办理上，一般公文应尽快处理，紧急公文必须急事急办，在规定时间内办结，按照有关规定，特急公文应在4小时以内办结，急件需视其复杂程度在24小时以内办结。

3、严格把住办文程序

3.1 在格式上把关

公文具有规范的格式，为体现公文的性质，维护公文的权威，确保公文的严肃性，党和国家分别制定了统一的公文处理条例和办法，对行文规则、行文关系、公文种类及格式作出了严格规定。对公文中字体、字号，标题、正文，附件等都有严格规定。

《国家行政机关公文格式》中规定，公文用纸采用CB/T148中规定的A4型纸，尺寸为210mm×297mm，定量为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。天头(上白边)为：37mm±lmm，订口(左白边)为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)。左侧装订，不漏页，无坏钉，不脱落，不散页，后背平整。公文标题用2号小标宋体字，主送机关用3号宋体字，正文用3号仿宋体，页码用4号阿拉伯数码标志，“主题词”三个字用3号黑体字，居左顶格，词目用3号小标宋体字，抄送3号仿宋体，印发机关和印发时间用3号宋体字。印章上距正文2mm～4mm，正文、印章同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。

3.2 严格遵守办文程序

公文办理是指公务文书在机关内部运行处理的一系列工作程序，包括收文与发文两大方面。发文程序包括拟稿、核稿、会稿、签发、复核、缮印、用印、编号、登记、印发、归卷等程序。收文包括签收、启封、登记、分送、拟办、批办、催办、注办、清退、归卷等处理环节。公文处理是一项较为严肃的工作，在办文过程中应明确规定，凡是上级机关、部门或其他单位送来的公文，都交由文书人员或办公室部门负责人，不准直接交给单位领导；代办公室起草的代拟稿未经办公室登记、传递和初审，不准请单位领导审签；报办公室批转的公文，其内容涉及几个单位，在未与有关单位协商并取得一致意见时，办公室不予批转。个人不得保存应当归档的公文。

4、以求实、精简、高效的原则提供公文处理水平

4.1 处理公文要务实

求真务实是公文处理工作一贯的作风要求，在公文处理的条例里面，就有明确规定，比如行文要讲求实效，注重针对性和可操作性。公文的起草要求讲实话，一切从实际出发，分析问题实事求是，措施办法切实可行，明确主要责任部门，用准确和精简的词语去进行表达。这样才能够体现公文的严密性，方便各单位和员工对公文的理解，避免因行文问题而出现推诿责任的情况，同时公文的观点表达、思路结构清晰也能够摒弃空话连篇的不良文风。公文的审核与签发也是要注重依据、注重程序的，注重在职权范围内开展工作与活动，防止出现流程错误。

4.2 处理公文要精简

精简既是理念的总要求，应当贯穿于公文处理工作始终，也是实际操作具体的指导原则，应当落实到行动上，核心是精简数量、控制篇幅和提高质量。严格掌握文件的制发规格，可以以部门文件发的，不以公司名义印发；能以函件印发的，不以公司名义印发；对必须印发的文件，要注重公文的质量和实效。

5、文件办理过程中注意沟通与协调

5.1 沟通协调的重要性

文件的往来活动中，有通知、请示、报告等文种，针对文件的要求，有需要报送的、有需要请示批复的、有需要洽谈商务与业务交流的、有需要确定人员的等等都需要沟通和协调，才能够保证对文件的办理的正确和执行力。办文工作是公司对外沟通交流的窗口，是对内上报下传的纽带。办理文件从收文登记、分发送批、转送办理到收回归档的流程中有严格的程序，又有一定的灵活性和创新性。

5.2 沟通信息要准确

在有些文件需要确定一些具体信息和事项上，一定要做到沟通信息的准确性。例如时间地点人物等的要素信息，以及为车辆准备和会议准备提供有力的支持。

5.3 提高对公文的重要程度的辨识度

文件的办理需要办公室人员的能力与智慧。如领导出差，或者出现新的情况和问题时都需要对于文件进行很好的理解。也就是提高对于文件的重要程度的辨识度，才能够将轻重缓急有一个合理的安排，做到既不耽误又不过急。

结束语

要提高公文处理质量、办文效率，解决好目前在公文处理中存在的各种问题，除了要有高度的事业心和政治责任感、有一定的政策水平和相关业务知识外，还必须懂得公文处理的一般原理、基本知识。熟悉办文的有关规定，尤其要认真学习《国家行政机关公文处理办法》、《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》等文件有关公文处理的规定，使公文处理工作迈上一个新的台阶，呈现一个新的面貌，有个新的改观，走上规范化、科学化、制度化的轨道，在社会主义现代化建设中更好地发挥作用。

[1]李先进.机关公文处理工作“八项注意”，秘书[J].2011(5).

[2]陈智海.公文处理工作要务实求理――学习李瑞环《务实求理》有感，秘书[J].2011(1).

[3]于月英.浅议公文处理，档案与图书管理[J].2011(1).