工程资料在项目管理中的重要性

胡小龙

中机中联工程有限公司

工程资料在项目管理中的重要性

胡小龙

中机中联工程有限公司

规范化管理建筑工程资料，可以确保建筑项目的质量，增强经济收益，提高建筑单位的社会影响力。就目前在建筑工程资料管理中存在的常见问题，要积极地寻找规范措施，在提高从业人员职业素质的同时，也要加强建筑行业管理体系的建立，全面提高工程资料管理规范化的水平。通过收集、编制工程资料，保证工程资料的完整性和真实性，能够保障施工活动以及验收竣工工作的顺利开展，可以提供最原始的依据。鉴于此，本文主要分析建筑工程管理工程资料的重要性。

建筑工程；工程管理；工程资料

1、建筑工程管理工程资料的重要性

建筑工程技术和标准不断提升，建筑企业要想实现大发展并走向国际化，建筑工程资料管理必须跟上企业发展，实现规范化、信息化、真实化和标准化。这是因为建筑工程资料能够通过图片、声音、视频等内容保存下施工过程涉及到的工程验收、质量评定、基础资料等。而且，建筑工程资料是施工过程的材料转化，客观真实反映了一个建筑企业的实力，也是建筑企业的成果见证。因此，建筑工程资料管理能够对建筑企业员工经验交流提供参考，也能为行业交流提供案例依据，更对建筑企业另一些工程建设起到指导借鉴作用，最终推动建筑企业发展。

2、工程资料管理工作的必备条件

2.1 从态度上正确对待工程资料管理工作

资料管理的工作非常重要，但一般人都会存在一种认识误区，以为资料管理只是资料员一人的工作，其实不然。好的资料管理需要各个部门通力协作，主管领导重视，才能把资料管理工作做好。但现实生活中的一些问题是值得我们深思的：本该是由总工组织技术人员编制的施工组织设计、施工专项方案、技术交底等工作，却安排资料员来编写，资料员上网下载并修改即报总工审批，总工也是囫囵吞枣似的看完交差。试想这样的方案如何根据工程实际情况和针对工程重点、难点进行解决和编制。还有，随着GB50300—2013建筑工程质量验收统一标准的实施，新的“标准”要求资料中增加手工填写的质量检查原始记录表。这项工作本应是施工单位技术员和质量员在现场工序完成自检后手工填写的，实际工作中不少施工单位项目负责人既要求资料员完成此项工作，还认为理所应当。应该说这些问题都是施工单位项目负责人甚至大多数管理人员的统一认识，对于工程建设质量和工程资料管理来说都是不可原谅的。

(2)从过程中把控与工程进度同步

在工程建设中，资料管理人员参与工程的建设、工序的验收以及竣工验收的全部过程，应按形成文件资料的顺序进行登记、收集与编制，在编制中发现的“原件不齐全”“资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题，要及时给予解决，对不符合标准的文件要拒收，从源头上保证资料的质量，严格执行并且遵守工程资料编制工作“三同步”管理制度(工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步)。

(3)从保管上做好收集整理，保证资料齐全

按建筑工程施工质量验收统一标准中强制性的要求，建立清晰台账，紧随工程进度形成记录，实现微机化管理，在电脑上能及时查找到每一个施工项目的时间，每一份资料的存放地点，做到质量控制资料完整，分部工程不得有漏项、缺项。完整的资料能反映出工程所用材料的可靠性，反映出分部细部的做法及隐蔽情况的结果，为今后工程管理、维修、改建、扩建时查阅提供有力的保障。

3、强化建筑工程管理资料管理措施

3.1 加强收集、管理资料的力度

在收集、管理资料的过程上需要进行加强，同时也要对管理人员的素质、能力进行加强，使其了解掌握整理、收集资料的步骤。工程资料管理工作具有基础性和长期性，因此需要做到信息可靠真实，不会对工程项目的经济收益和建设水平产生影响，因此使命感和责任心是对管理人员基本的要求，需要在资料管理工作中贯彻管理流程，做到规范严谨。除此之外，还需要在建设行政程序中实行城建档案工作，使得在工作流程、方法方式上城建档案工作都能打破原来的过程，实现创新。

3.2 提高资料管理人员的专业性

提高资料管理人员的专业性，为管理工作配备高素质的专业型人才。首先对单位中员工的潜力进行挖掘，积极鼓励员工发挥自身的管理能力，可以让管理工程资料的岗位竞争上岗，选择最具有管理能力的员工来管理工程资料。然后可以将资料管理的效果纳入员工的绩效考核中，对管理效果差的部门实行一定的惩罚措施，从而提高工程资料在人们心目中的重视程度。在施工之前的资料收集过程，最好是采用专业的人员来收集和编制，这样一来，可以保证资料的专业水平，为后期施工提供一定的依据。

3.3 对工程资料的编写质量进行提高

在进行档案资料编写时，档案管理部门需要统一资料的表格形式，在统一过程中结合自身特点来进行，这种措施可以使整理编制资料以及查阅、使用更加方便，不用再考虑资料的格式。造假在工程资料中是不可取的，对于建筑材料中不符合要求的，不能将实验报告给予施工方，防止出现扩建要求和质量问题。在检查工程资料时，应该从其真实性和可靠性入手，由监理部门、相关主管进行检查，严厉处罚违规行为，督促其进行改正。在资料的管理、编写中，要建立责任追究制度，使得资料的可信度和使用价值得到保证。

总之，工程资料是在建设管理活动中形成的档案文件。工程资料不仅是反映整个建设过程的真实记录，也是建筑工程合格质量的证明文件，而且还是鉴定工程质量与验收的重要文件，同时也为今后使用、管理、维护工程提供重要依据。因此，建筑工程资料管理作为建筑工程项目管理的一部分，其重要作用也越来越被建设各方所重视。本文根据自己在工作中的体会，谈谈对工程资料管理的认识。

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