试论如何提升国土资源行业档案管理效率

鲍吉腾

西宁市土地储备中心

试论如何提升国土资源行业档案管理效率

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近年来，随着经济社会的发展，国土资源工作在社会各领域发挥着重要的作用。国土资源档案管理作为国土资源工作的重要依据，一直以来由于受到自身因素或是外在因素的影响，呈现出档案管理效率不高，缺乏有序性、规范性、科学性等问题，无法满足当前社会发展对国土资源档案的需求。因此，充分发挥国土资源档案管理效能，提高档案管理效率和服务水平，已成为各级国土资源部门强化档案管理的重要任务。

国土资源管理行业；档案管理；效率

1 国土资源档案管理工作特征分析

国土资源档案管理是国家档案管理的重要组成部分，包括文字报告﹑图表声像﹑作品实物等。加强国土资源档案的科学规范管理，不仅能促进国土资源管理各项事业健康发展，全力服务地域经济社会快速发展，还能为后期各类纠纷案件提供有效的历史法律依据。

1.1 国土资源档案管理具有兼容性

国土资源管理工作涉及面广﹑业务性强，档案种类繁多﹑要求较高。国土资源档案包含综合性档案也包含业务性档案等，档案之间具有较为明显区别的同时，也相互联系，具有明显的兼容性特点。例如：一份土地出让档案，既属于文书档案中应有该地块出让的请示﹑批复﹑会议记录﹑证明材料﹑协议﹑合同等等，又属于测绘类档案中有用地位置宗地图﹑规划红线图等，还属于地籍档案中有该地块的四至界定﹑权属信息等。它们之间互相兼容﹑相互联系，缺一不可。

1.2 国土资源档案具有重复性特点

国土资源档案之间具有紧密的联系，从而诸多档案资料具有较高的重复性。例如建设用地审批档案，由于办理时涉及面广，办公室﹑耕保﹑地籍﹑利用﹑估价等部门均有其相关资料，形成了独自档案。因各部门职责的不同﹑整理档案的侧重点不同，导致每一宗档案归档后具有明显的重复性。

1.3 国土资源档案具有较强的实效性

国土资源档案是各级国土资源管理部门开展工作的主要法律依据，也是在解决国土资源管理各类纠纷的唯一取证之处。例如：某村村民状告某工厂占用村民承包地案件，我们就可以通过查阅相关历史档案资料来解决。根据《土地法》规定，该工厂最后退出临时占用的0.47hm2 土地，恢复了耕种条件，并缴罚款95 万元。详实的国土资源档案，化解了矛盾，保护了耕地，切实维护了广大人民群众的根本利益。

2 当前我国国土资源档案管理工作存在的问题

2.1 系统性较差

当前国土资源档案管理存在整理资料散乱问题，缺乏有效的系统规划和科学整理，往往过于注重地籍档案管理，忽略了其他方面的档案管理，缺乏整体性和系统性，部分档案散落存放在各部门，没有统一的分类和整理，为后期档案管理工作带来诸多麻烦。

2.2 硬件设施缺少安全性

目前来看，大部分地区国土资源档案管理还存在着硬件设施老化﹑配置不匹配等一系列问题，难以实现国土资源档案管理的信息化。此外，大部分国土资源部门的档案室装修简陋﹑保管不力，一些纸质文件很容易因保存环境问题而遭到损毁，产生霉变，档案保存缺乏安全性。

2.3 信息化程度不足

目前来看，我国国土资源档案管理大多采用最为原始的人工管理模式，管理效率较低，档案资料查询困难，且容易出现错误，许多单位并没有引进信息技术和信息化设备，没有对档案资料进行电子化备份，一旦档案出现损坏和丢失，将造成不可弥补的后果。

2.4 档案管理人员素质和服务意识有待提升

在实际工作中，国土资源档案管理人员，一方面，缺乏扎实的专业知识，管理工作的专业化水平难以保证，且许多人员缺乏责任意识，在档案资料分类﹑统计等方面不够认真负责；另一方面，许多国土资源档案管理人员并没有意识到国土资源档案管理的重要性，缺乏大局意识，在管理过程中大多应付了事，大多均为简单的罗列和收集。

3提升国土资源行业档案管理效率的策略

3.1 健全国土资源档案管理体系

建立国土资源档案管理工作制度，明确工作人员岗位职责，严明工作纪律，细化责任分解。加强和完善奖惩激励机制，调动工作人员档案管理的积极性和主动性。建立国土资源档案管理安全管理和安全巡视制度，将安全责任落实到每个人，不定期对档案管理情况进行安全检查。完善应急预案，做好消防培训﹑设备演练等各项预防工作，制定可行的应急预案，并做好应急事件的处理工作。

3.2 提升国土资源档案管理人员的专业水平

加强档案管理队伍建设，对档案管理人员进行技能培训，通过理论学习﹑现场授课﹑讲座进修﹑交流学习等形式，不断提高档案管理人员的综合技能。档案管理人员平时也要加强自身学习，熟练应用计算机开展档案信息化管理，严格遵循管理流程和管理制度，不断提高国土资源档案管理工作水平。

3.3 注重信息技术的利用

加快推进国土资源档案资料数字化管理模式，鼓励采用电子化档案存储形式，对档案资料统一编号，从而提高档案存储和利用效率。同时，全力推进国土资源系统信息化建设，实施“一张图”系统，通过“一张图”系统将地理信息服务(图形浏览﹑定位查询﹑空间分析等)﹑属性查询与统计分析﹑专题图件发布等GIS 服务加以封装，能够为国土资源日常工作提供强大的数据支撑。

3.4 提高档案管理效率和服务水平

在国土资源档案管理工作的同时，也要重视对档案资源的开发和利用，让档案更好为国土资源部门及社会发展服务。要增强共享意识，提高服务水平和服务质量，了解和掌握社会对国土资源档案资料的需要，把握市场需求信息，拓展服务范围，提高服务质量。完善管理标准体系，提高国土资源档案管理的规范化﹑标准化水平，实现国土资源档案的标准化管理。

结语

综上所述，国土资源档案管理是国土管理工作开展的重要依据，在提升国土资源管理水平，发挥国土资源管理职能方面具有重要的作用。国土资源档案管理工作具有其独特性，涉及众多土地管理内容。因此，在国土资源档案管理中，各级国土资源部门要提高档案管理的规范化﹑有序化水平，加强和提升档案管理人员业务素质，使国土资源档案管理更好的服务经济社会发展。

[1]韩琼.土地管理信息化方案与策略研究[D].中国地质大学，2003.

[2]回娜.如何提高国土资源档案管理几点思考[J].科技风，2013，14：259.