电算化条件下会计档案管理工作问题与对策

胡艳桃

(湖北师范大学 财务处，湖北 黄石 435002)

电算化条件下会计档案管理工作问题与对策

胡艳桃

(湖北师范大学 财务处，湖北 黄石 435002)

会计电算化，是以电子计算机作为现代电子技术和信息技术的一般会计实务应用的主体。随着会计电算化的普及，大大减轻了会计人员的劳动强度，提高了会计工作的效率，而且使企、事业单位档案管理工作更加方便快捷的同时也相对更安全。但由于相关管理制度不完善，从业人员专业素质不高，计算机网络安全隐患和所使用软件的通用性较差等会计档案管理工作可能出现的问题，严重阻碍会计电算化向更深层次发展。本文就电算化环境下会计档案管理工作可能出现的问题进行了探讨，并针对可能出现的问题，提出了相关可行的解决对策。

会计电算化；档案管理；问题；对策

随着经济的飞速发展和电子商务的迅速兴起，以计算机为载体的当代信息和电子技术在会计工作中的广泛运用，例如报销，会计和审计工作所需的一些完成会计信息数据的分析、统计过程，越来越多地由计算机取代人工来完成。会计电算化是会计发展和改革的重要组成部分，与传统手工记录相比，具有制作报表容易、高度数据共享、计算速度快、检索查询速度快捷、数据分析准确、存储容量大等特点。

电算化会计档案管理系统不同于一般的应用软件，它是会计信息系统与企业管理、档案管理的有机结合。现代会计电算化档案系统的实施过程也是企业管理的理念、财务管理和档案管理等方面提炼和改选的过程。但在会计档案管理的过程中，无可避免的会遭遇到电算化软件兼容性较差，管理制度不完善，从业人员专业素质不高，计算机网络安全隐患等问题，这些问题将严重阻碍会计电算化在中国的进一步发展。本文就电算化条件下会计档案管理工作可能出现的问题进行了探究，并针对这些可能出现的问题提出了相关可行的对策。

一、电算化会计档案管理的概念和特征

(一)会计电算化档案管理的概念

会计电算化是指用计算机来处理会计信息和会计数据，如会计管理软件系统中运行的各种文档程序、会计报表、会计账簿、记账凭证以及其他相关会计资料。电算化会计档案指的是以计算机作为载体的会计信息和数据，如会计管理软件系统中运行的各种文档程序、会计报表、会计帐簿、记帐凭证以及其它相关的会计资料。与原来的手工会计记录相比，电算化会计记录必须通过查看计算机软件系统获得，这是存储的独特形式，会计档案管理是比较复杂且先进的管理方法，需要继续研究。

(二)电算化会计档案管理的特征

电算化会计档案管理在安全性、信息性和载体性上，与传统会计档案管理相比，是一个革命性的变化，这就需要我们全面的认识会计电算化档案管理。在安全方面，一是它的社会属性，与原会计档案管理不同的是，电算化会计档案的安全管理是网络化的管理，因此更加复杂，难度更大，如果有安全管理出现问题，则会带来更多的损失。二是它的自然属性，因为存储材料易损坏、丢失，所以档案的防潮、防火、防盗等管理安全问题，都是电算化会计档案管理的重要组成部分。在信息方面，具有信息资源共享性的特点，会计电算化档案管理主要以信息网络技术为基础，从而实现会计信息的远程传输。在载体性方面，会计电算化实行后，原手工纸质的会计报表、凭证和账薄等会计档案，大多采用光盘、磁盘等载体来实现保存，或是规范打印保存，介质上进入了信息化管理时代。传统的会计信息载体以纸张为主，存在查找数据难、保管难、占用空间大的不足，电算化档案存储方式，信息存储载体以磁性材料为主，具有数据查找便捷、保管易、占用空间小等优点，这是原始存储载体方式不具备的优势。

二、信息时代下，会计档案管理工作存在的问题

(一)管理制度有待完善

在会计电算化档案管理中，虽对原有的制度(特别是财务会计制度)进行一些有效的改进，但仍显露出许多不合理性。原手工操作下一些管理措施在电算化后已没有存在的必要。原手工操作的一些管理系统的措施，是通过会计软件来实现会计电算化以后转移到计算机的。因此，计算机系统的管理制度也由手工条件下的单一人工控制转为人工控制和程序控制。相对应的，会计档案管理工作也形成了人工控制和程序控制相结合的特点。会计档案管理系统是会计电算化管理系统中的一个应用程序，如果程序不正确，以及管理人员对程序运行的依赖性，那么很长一段时间内都不会发现故障，导致错误信息的存在。因此，改变档案管理体制的形式，需要制定新的措施。较弱的会计档案管理是一个重要的课题，中国已开发的会计软件解决方案并不都是系统设计的需要，为了加强会计档案管理功能，就应该加强会计档案管理功能系统。

(二)从业人员专业素质不高

在中国会计电算化起步较晚，信息化对我们日常生活和工作的重要性和意义，都没有得到充分认识。据调查数据显示，美国会计电算化的普及率超过了90%，但在我国，中小型企业的普及率连30%都达不到，大中型企业的普及率也至有60%到80%，并且分布及不平衡，从业时间较长的会计人员熟悉会计业务，但由于软件知识有限，他们一般只按照财务软件的机械固定运行方式，而不能熟练的掌握和使用软件所提供的各种功能。很多软件的功能形同虚设。因为大多数会计人员对会计档案管理系统的认识不够，所以对如何提高企业档案管理水平也是束手无策的，不能充分发挥管理软件的功能，不仅没有充分反映由计算机处理的档案管理工作的优势，相反的还造成对管理系统资源的浪费。

(三)计算机网络安全隐患

档案信息往往是企事业单位的商业秘密，在一定程度上决定着企业的发展和生存。就如今的软件公司来讲，少有研究数据可靠问题和数据保密问题的。一般的软件加密，大多是为了杜绝盗版，对软件本身进行加密。目前，绝大部分会计电算化软件数据安全性较弱，无法详细记载操作人员的操作内容，无法准确追究责任人的问题。通常这些软件的容错能力不强，并且可以供用户操作的功能也有很多局限性，操作人员心理压力大，害怕自已的操作稍有失误就会造成严重的后果。现在许多优秀的财务软件在系统中进入了一些限制和检测手段，如用户权限设置、指纹辨认、声音监测和用户口令等等，但一旦系统瘫痪，或突然断电，就难以恢复原来的数据。

(四)软件的通用性较差

电算化软件公司对行业单位和特征的会计档案管理特点考虑不周，大部分是一套软件使用干不同规模、不同类型的用户，使得许多实行会计电算化的单位的档案管理工作仍然要做大批量的计算机以外的辅助工作。我国电算化会计档案管理软件的运用暴露出一些难以克服的缺点，如企业难以增加自己所需要的功能，系统体积较大，系统初始化工作量较大等等，就电算化会计档案管理系统看，其财务报表、会计账簿各档案系统之间彼此独立，不能顺利地归纳整理，以实现相关查询等功能。

三、电算化条件下会计档案管理工作的对策

(一)完善管理制度

当前，各企、事业单位的会计电算化软件正在不断完善和普及，然而期间也会出现各种新问题。相关法律法规为此作了进一步的完善及补充。国家对会计准则的颁布，是会计规范化管理的具体工作指南，因此只有利用会计准则才能更好的规范会计业务中的会计档案管理行为。《会计档案管理办法》等此类法规使得电算化会计条件下的档案管理工作更加规范。国家应加强对各企事业单位的宣传力度，使企事业领导及会计人员充分认识到电算化条件下会计档案管理的使用效益，从而完善会计电算化中会计档案管理的各种相关管理制度。会计电算化档案管理是一套有机的软件管理系统，除了要保证会计信息的安全、可靠外，还必须要有一套与之相匹配的严格的管理制度，我们才能最充分的利用会计电算化信息系统的强大功能，此外，国家应加大对会计电算化下会计档案管理制度的研究，尽快制定出一整套完善和规范的参考模板。如计算机系统的操作管理制度，会计电算化档案管理的内控制度，电算化会计信息系统和文件管理系统，以及会计电算化档案管理岗位责任制度等。为了进一步规范会计电算化档案管理工作的制度，让会计档案管理工作在会计电算化中有依有据，国家还应对现有的会计电算化及其档案信息管理相关法律法规作进一步的补充和完善。使电算化档案管理工作的更加制度化、规范化。

(二)提高从业人员的专业素质

目前，许多企事业单位的电算化会计档案管理人员都只经过短期培训，他们往往只会简单的使用财务软件，对计算机硬件和软件的知识了解甚少，一旦计算机出现故障或者出现的界面稍有出入就不知所措了。虽然经过了厂家对会计软件的系统培训，但能迅速熟练操作会计档案管理的人员还是少数。一旦出错，就可能会导致工作常态系统失效，数据丢失，严重的还会导致该系统崩溃，很难再次恢复原始数据，完全失去了电算化会计的便捷、精准优势。事实上，电算化会计档案管理工作对管理人员的素质要求是较高的，既需要有会计专业知识还必须熟练掌握对计算机的软、硬件的操作。为了提高会计档案管理人员的专业素质，必须加强会计电算化人才的培养，定期组织会计档案管理人员专业培训。

(三)加强软件和网络安全管理。

相对国内情况而言，外国企业电算化会计档案管理所使用的软件和网络是比较安全的，统一使用由会计行业协会制定的会计档案管理软件的标准，有的国家甚至直接通过行政手段，规定统一使用会计档案管理软件，使国家的经济管理监督部门通过计算机联网便可进行会计档案的管理和检查，各行业也可以利用网络及时地进行会计档案存档等。因此，我国企业在借鉴国外经验同时，针对我国目前会计档案管理软件存在的问题，应尽快制定出一些具体法规，进一步规范会计档案管理软件的统一使用、管理和维护，大力提高会计档案管理软件的应用质量。还要针对会计电算化档案管理工作中的安全隐患进行清除，确保档案信息系统的安全，继续加强会计记录制度，会计信息的保密和安全。随着信息时代的发展，网络犯罪日益猖狂，国家急需制定并施行网络安全相关的法律法规，加强全社会对网络安全的整体掌控，在电算化条件下制定并完善会计档案管理制度，严惩危害网络安全、信息安全的犯罪行为，为计算机信息系统、电算化会计档案管理系统提供一个良好的社会环境；加强各信息系统环境下的内部控制，避免恶意行为对会计信息安全性的威胁或过失行为导致的会计档案信息的丢失。

(四)完善和提高软件功能，扩大服务范围

现行的企事业单位的电算化会计档案管理软件模块应用功能不够强大，有些软件功能的设计不能满足对会计档案信息管理的需要，电算化会计人员经常只能重复大量的手工辅助工作。要想真正发挥信息化的作用，为电算化会计档案管理服务，必须科学的评价和分析，加大会计信息管理模块的功能。力争与国际会计档案管理接轨，提高企业竞争力。另外，根据企业自身的特点和需要，会计档案管理软件还可加强各种功能模块，如档案合并、信息整理等模块。电算化会计档案管理是现代化建设的客观要求，是会计工作本身的改革和发展，是时代发展的必然要求。对于企业领导者来说，要树立市场观念，树立竞争意识，重视电算化会计档案管理。使其强大的信息量为企业发展和领导决策提供第一手资料。电算化会计档案管理软件要符合国家《会计法》和《会计档案管理办法》等相关规定。信息时代下的今天，网络的飞速发展要求电算化会计档案管理要适应现代企业档案管理的需要。从而推动中国的电算化会计档案管理向更深层次的发展。

四、结语

自20世纪90年代初期以来.我国会计改革己迈出了稳健、有序的步伐，并取得了辉煌成就。新世纪的电算化会计档案管理是以信息技术和网络技术为重点的会计档案管理新模式。加强电算化会计档案的管理，已成为如今会计电算化工作的一项长期、复杂、紧迫的任务，首先应该健全电算化会计档案管理的法规法律，其次要加强电算化会计档案管理，制定严密的内部管理制度，使电算化会计档案管理在各级现代化企、事业单位管理中发挥更大的作用，提高服务机构的经济效益。

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(责任编辑：王国红)

2017—01—11

胡艳桃，女，湖北师范大学财务处。

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10.3969/j.issn.2096-3130.2017.03.025