新形势下档案管理工作新思路探索

乔静静 詹利平

神华国华孟津发电有限责任公司

新形势下档案管理工作新思路探索

乔静静 詹利平

神华国华孟津发电有限责任公司

档案管理工作对于单位的管理工作质量的整体提升不可小觑，在经济快速发展的过程中，做好档案管理工作非常重要。在实际应用中档案单位充分地意识到档案管理工作的作用，结合企业的实情，构建完善的档案管理体系，通过先进的管理方法和技术，提升档案管理的信息化水平，并且做好人才培养工作，从而推动档案管理工作的规范化。基于此本文分析了新形势下档案管理工作新思路。

新形势下；档案管理；措施

1、档案管理工作的重要性

1.1 促进现代化发展的条件

进入21世纪，我国的信息现代化正在飞速发展，科学技术更新日益加快，信息化服务对人类的生活影响越来越广泛，人们的生活水平得到了迅速的提高。因此，传统的档案管理方式已经无法满足现代档案管理的发展，只有不断完善档案管理手段、储存方式、载体等才能逐步实现档案管理系统化、规范化的目标。这就需要档案管理人员不断加强自身的建设，充分利用现代化科技。

1.2 帮助档案管理完成的保障

目前，相比较传统的档案管理方式而言，现代的档案管理已经进入正常发展的轨迹，取其精华去其糟粕，但是在大部分档案管理工作依旧存在着漏洞。由于档案种类繁多，导致工作人员在存档、统计、管理等方面留下了难以规避的影响。所以，只有不断提高科学健康的档案管理方式才能有助于档案管理现代化的发展。

2、档案管理工作现存的问题

2.1 对档案管理工作的重视度不足

档案真实记录和反映了单位的工作过程、内容和结果，一些单位过于注重自身的经济效益，而对档案的管理工作却不够重视和关注，缺少专门的档案管理机构，档案管理人员也大多是兼职，这就使档案管理工作成为了简单性的资料保管，缺乏对档案资料的深入、系统的分类、整理和编辑，则难以充分显现出档案管理的利用价值。

2.2 档案信息收集不及时，保存欠完整

在企业档案管理工作中，及时、全面的信息收集是最根本的保证，只有及时收集档案信息资料，才能使档案更真实。因而，从最初的档案信息收集到信息入库、保存等，均需由专门的档案管理人员完成。但是，现今不少企业档案管理人员在档案信息收集上仍有许多问题，产生档案后不及时整理，导致部分资料丢失，部分企业采用了纸质与电子版彼此融合的档案信息管理模式，使得档案信息记录混乱。

2.3 管理方法落后、信息化程度较低

目前我国的计算机技术、互联网技术、现代化信息技术都得到飞速的发展，这些高科技广泛运用于人们的工作和生活中，在促进社会发展中起到重要的作用。通过将先进的技术应用于档案管理工作中，符合新形势对档杆管理工作的要求。但是现阶段技术和管理有效地结合，仍然存在缺陷，还没有创建网络管理平台，在档案管理方面，信息化程度比较低，不利于档案的利用。

3、新形势下档案管理工作新思路

3.1 增强档案管理意识，找准档案管理定位

各级档案管理部门要加强对档案管理的科学化认识，要充分意识到档案管理科学化的现实意义和价值，要全面了解和把握档案管理的科学发展战略，转变原有的传统档案管理思想和理念，探索更为开放、创新、先进的档案管理科学化方法，并找准档案管理定位，确定档案管理的中心任务，牢固树立主动服务的档案管理意识，能够在第一时间为使用者提供档案信息服务。只有这样才能更好地推进档案管理的科学化建设进程，强化档案管理的科学化水平。

3.2 加大档案资料收集力度，严把收集关

在社会经济不断发展的今天，各门类、各载体形态的档案纷纷出现，档案数量增加，种类多样化，为了使得档案资源能得到更好的利用，档案管理人员在资源管理过程中应尽力维护资源的完整性，增强管理规范性，提高归档时效性，始终本着“以本企业形成文件为主”的原则，对形成的档案资源第一时间进行归档，做到不漏掉任何档案信息资料，通过开展“创优增效活动”，让档案变活，充分凸显出档案的作用，进而提高归档的及时性。

3.3 优化档案管理的方法和技术

在新形势下，企业档案管理工作加快了发展的步伐，过去的档案管理技术和方法，已经难以符合规范化档案管理的要求，通过将先进的新兴电子技术和信息化技术，有效运用到档案管理工作中，使得计算机操作档案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我们注意，在档案管理工作过程中，使用先进的科技，即便获得较大的机遇，同样会面临极大挑战。首先要加强现代化技术的实效性，在档案管理员努力下，了解新形势下档案管理工作具体的要求和存在的问题，将管理和技术有效地结合，研发出符合企业实际需求的信息化和现代化档案管理系统，从而使现代化技术在档案管理工作中起到有效的作用。与此同时，将现代化技术融入到档案管理工作时，要十分重视安全防范工作，保证档案具有规范性和保密性，避免档案由于技术工具使用不合理，而发生档案泄漏或者丢失的现象。所以还需要强化加密系统建设，对于电子档案系统进行定期性检查，对电子档案具有的登陆功能加以完善，保证电子档案更具安全性。

3.4 建立运行机制，健全管理制度

要增强对档案管理工作的重视程度，成立档案管理工作领导小组以加强领导，根据单位实际情况可以设置档案室、档案科等专门的档案管理机构。配备有能力、有素质的专职工作人员，确保档案管理人员岗位的相对稳定。健全完善的档案管理工作制度，建立科学合理的档案管理工作流程，制定档案管理工作考核标准，不断提升档案管理信息化水平。

总之，档案管理工作是现代企业管理中相当重要的一环，不但能增强企业的管理效率，还能如实反映企业的发展情况，进一步加强对其的研究非常有必要。

[1]李双.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].现代国企研究，2015，(14)：63.

[2]富靖苹.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].黑龙江科技信息，2012，(25)：112.

[3]张园园.试论档案管理工作的规范化和标准化[J].改革与开放，2009，(07)：119.