浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施

邵亚萍

陕西建工第三建设集团有限公司

浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施

邵亚萍

陕西建工第三建设集团有限公司

建筑工程档案是什么？它是建筑工程管理很重要的一部分，工程的质量要想得到很好的提升，工程档案管理就能起到很大的作用，还可以使企业的经济效益得到极大的提升。对于建筑工程档案，可以说它是一个企业十分宝贵的财富，因为它是经验以及技术的总结。因此加强档案管理水平对于一个企业来说是非常重要的。本论文简单介绍了工程档案管理中遇到的问题，然后为这些问题提出了一些建议。

档案管理;资料管理体制;质量管控

1 前言

工程档案资料是工程施工中很重要的一部分，工程在改建、检查以及使用的时候，档案资料就可以作为原始凭证被其借鉴，工程在竣工验收的时候，档案资料也可以被其作为重要的参考资料。在我国工程建设事业不断发展的过程中，施工技术资料的地位也在不断的提升。因为它可以反映工程的管理水平，通过它还能够进行工程质量的检验以及控制。

2 建筑工程档案管理重要性的分析

建筑工程在施工的时候所涉及的环节十分的复杂，涉及的领域也十分的广泛，因此使用到的资料非常的多。所以一个完整的档案管理是十分必要的，它可以使建筑工程施工的质量得到很好的保障，因此我认为使用科学的档案管理制度就可以很好的做到这一点，不但可以突出管理水平还能够突出对它的重视度。根据国家相关档案管理的要求我们可以知道，档案资料必须要严格的管理好，如果不合格那么该建筑工程也就不合格，所有相关建筑单位必须要对工程档案资料管理提起高度的重视。

3 工程资料管理中存在的问题

3.1 有关人员的档案意识薄弱

建筑工程相关的档案资料其实是十分复杂的，其中建筑工程在竣工验收后要上交给业主的资料就非常的多。如果短时间里没有什么质量问题被发现，该工程就能够交付了，然后施工活动就可以全部结束了，但是工程的资料却不能很快的被整理出来，所有一定程度上加大了工程档案管理的难度。在借鉴工程的档案的时候，通常会利用到的资料是竣工图、竣工验收证书以及工程决算，这之外的一些资料就会被忽略，所以档案资料的利用率降低了很多，同时也保障不了资料的系统性以及完整性。

3.2 建筑工程的档案资料管理质量偏低

工程的档案管理都有些什么？主要是施工准备时期的前期资料、施工时的文件、竣工验收时的文件。目前有很多建筑企业只重视收集工程档案数量，但是却没有对这些资料进行很好的鉴定，所以在这些档案资料里面不乏有一些资料已经没有了保存的价值，严重影响了档案的优化管理以及长期存放。除此之外，在保管的时候还经常会出现丢失的现象、资料在形成的时候不完整的现象以及有些十分重要的文件在签字的时候十分的随意，这些现象都对档案造成了十分严重的影响，严重影响了其有效性以及真实性。

3.3 未能形成规范化的建筑工程资料管理体制

现如今，我国还有很多建筑以及施工企业并没有很好的意识形态认识，所以很大的程度上忽视了对工程档案的管理，大部分的企业只是一味的重视管理施工建设。在这些企业管理人员的眼里档案管理是可有可无的，档案管理并不能带来好的经济效益给企业，所以这些企业并没有在档案管理上投放物力、人力以及财力。除此之外，建筑施工企业也并没有建立严格的档案管理制度，同样也没有专人进行管理，不过施工监理为建设方提供了很好的服务来控制工程的技术、质量以及进度，因此监理方也有责任管理好工程的档案资料。

4 档案资料质量管理的建议

4.1 进行工程档案资料形成过程的加强管控

(1)在意识形态上，一定要加大对档案管理重要性的认识。第一步要做的就是做好档案管理重要性的宣传，提高企业相关管理人员档案资料管理的意识，让从事档案资料管理的工作人员认识到这项管理工作的重要性，力求使其充分全面的认识这项工作，形成良好的自觉性，以实现档案资料的管理。

(2)要想加强管控，我认为可以把档案工作建立在行政程序建设里面，做好档案工作的拓展工作，比如管理、程序以及方法。

4.2 优化工程资料管理人员，制定完善的工程资料管理制度

(1)在任用档案资料的管理人员的时候，一定要选择专业知识较高的以及责任心较高的人。工程施工前需要对资料进行分类收集以及编制，在这个过程中，我认为一定要派专业人员进行，同时还要做好这些资料的验收评定，然后这些资料的原始记录便会形成，一定要保障好资料形成与工程进度一致。

(2)完善资料的交接手续制度，在档案管理人员出现调动的时候，一定要做好交接工作，因为资料的交接非常的重要，必须要严格把关才行，因此必须要落实好资料管理的相关责任。

4.3 在工程技术资料编写中加强质量管控

(1)统一技术资料的表格样式。在工程的筹建环节，就应该按照工程的特点制定一个符合各项标准的资料表格，统一表格有利于资料的编辑以及整理，可以减少资料格式不规范以及多样化的问题产生。

(2)做好施工保证资料的收集与整理的工作。在施工中所用到的原材料基本都会受到一些因素的影响，这些原材料的合格证以及检验报告都属复印件，不能与原材料一起到达施工地的现象经常出现。所以为了避免先用后试产生影响进度以及质量的问题，工程企业一定要做好相关资料的收集以及整理工作。

(3)保障技术资料的完整性。没有完整的技术资料，怎么能充分的反映出工程的真实情况，因此一定要做好技术资料的收集工作，形成资料后一定要做到及时收集才行。

5 结束语

根据以上内容我们可以知道，建筑行业发展的速度加快了，所以对企业的管理方式以及经营理念的要求也越来越高了，在这之中档案管理工作占了很重要的一部分，档案资料的有效性以及完整性会影响到建筑行业的发展，可以极大的保证其质量。因此，建筑施工企业的相关人员必须加大对这项工作的认识力度，不断创新档案管理的方法，提高档案资料管理人员的素质，规范档案管理工作的流程，通过以上这些方法可以很好的提高我国工程档案管理水平。

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