新时期如何做好人事档案管理工作

鲁姗姗

(佳木斯市医保局医院，黑龙江 佳木斯 154002)

新时期如何做好人事档案管理工作

鲁姗姗

(佳木斯市医保局医院，黑龙江 佳木斯 154002)

人事档案真实记载着每一名员工的个人经历与工作业绩，关系到每个员工的切身利益，所以无论是对员工个人而言，还是对单位而言，都有着十分重要的意义。因此，做好人事档案管理工作就显得尤为重要。以如何做好人事档案管理工作为研究重点，以供参考。

人事档案；档案管理；问题；措施

各个单位在招收员工时，往往都会以员工的人事档案作为参考予以录取，这是因为人事档案中记录了员工的个人经历、个人活动及个人表现。同时，人事档案也是员工退休、职务晋升、薪资福利的重要依据。新时期做好人事档案管理工作，解决人事档案管理工作中遇到的问题，已成为社会各界高度关注的热点问题。

1 人事档案管理工作中存在的问题

第一，仍有部分人对人事档案管理缺乏正确认识。很多人对人事档案的作用一知半解，认为人事档案对自身的工作、生活并没有太大的帮助，所以也不注重自己的人事档案，随意将人事档案放置在家中，甚至是丢掉了自己的人事档案，在实际就业过程中胡乱填写工作经历，使得档案资料与个人简介中的信息完全不符。部分单位也存在着类似的问题，并未认识到人事档案管理工作的重要性，应付了事，没有顺应时代的发展潮流，没有及时更新人事档案管理办法，缺乏科学的人事档案管理模式，缺乏先进的人事档案管理设备，使得人事档案管理工作遭遇困境。此外，人事档案管理工作人员缺乏档案管理专业知识，这在很大程度上直接抑制了人事档案管理工作的开展。

第二，人事档案收集的资料缺乏真实性与准确性。很多单位在员工职称晋升时、提升薪资福利时，都是以人事档案为重要参考依据的，因此，确保人事档案中收集资料的真实性与准确性具有十分重要的现实意义。随着网络信息化技术的快速发展与普及，单位人事档案收集难度降低，但是收集到的资料真假参半，很多人事档案根本无法发挥其最大功能。许多单位在人事档案的收集上，往往是为了应付上级部门的调查，仅仅收集少部分的信息资料，信息量根本不够，且普通员工的人事档案收集过于敷衍了事。员工为了自身利益，在人事档案的制作上也会编造谎言，如：故意篡改自己的年龄，为了提早退休；故意篡改自己的工龄、伪造学历，为了获得更高的工资。这些都使得人事档案的真实性、可靠性大大降低，究其根本，是因为单位在人事档案资料的收集上没有做好相应的审查工作。

第三，部分人事档案管理人员缺乏专业的技能知识，管理手段过于老旧。现如今，仍有部分单位在人事档案管理工作中采取传统的管理办法，虽然该管理办法不需要投入大量的人力，但是却需要管理人员投入大量的精力，且人事档案管理人员在实施档案管理的过程中，需要反复查阅档案资料，一些纸质档案经过反复的拿捏翻看，势必会变得异常脆弱，且长此以往档案上面的字迹也会越来越模糊，造成信息缺失、信息错漏。部分人事档案管理工作人员缺乏专业档案管理知识，对人事档案的管理、区分并不是很了解，无法在调阅人事档案的过程中及时找到档案资料，甚至造成人事档案的丢失，不利于单位员工的人事发展。虽然部分人事档案管理人员拥有较高的专业技能，但是缺乏专业素养，有时为了自身利益利用职位之便，将档案信息进行出卖、泄露，给当事人带来巨大的困扰。

2 做好人事档案管理工作的具体措施

第一，树立正确的人事档案管理意识。无论是对个人而言，还是对单位而言，人事档案管理工作都尤为重要。应树立正确的人事档案管理意识，真正认识到人事档案管理工作对个人、对企业的重要性，切实加强对人事档案的管理，给予足够的支持与帮助，以有效展开人事档案管理工作。单位应设专人负责档案管理工作，切忌不可出现一人身兼数职的情况，各单位还应充分引进高新科学技术，顺应时代的发展需求，对人事档案的管理模式进行创新与改进。加强对人事档案管理人员的职业教育和宣传工作，让所有管理人员都能切实认识到档案管理工作的重要性，在人事档案资料收集过程中，更加认真、仔细，做到心中有数。

第二，强化对人事档案资料的审查力度。互联网的快速发展与普及，使得各类信息海量增长，人们可以通过互联网进行快速收集，寻找自身想要的资料，收集工作变得更加方便、快捷。与此同时，人事档案资料的真实性与准确性出现了较大问题，在网络信息的收集过程中，人事档案管理人员无法准确辨认资料的真实性，将其记录在册后，出现了很多人事档案管理问题。针对这类问题，各个单位必须配备专业的人事档案管理人员，建立相对完善的人事档案管理体系，强化对人事档案资料的审查力度，切实提高人事档案资料的真实性与准确性。各个单位要结合自身的实际情况，完善人事档案管理体系，强化纪律性，构建规范化的奖罚机制。此外，人事档案相关管理部门还应与人事档案收集部门做好沟通交流工作，确保信息的真实性与准确性。

第三，加强人事档案管理人员的业务培训工作。人事档案管理人员自身的业务素质会对工作质量产生直接影响，因此，提升人事档案管理人员的职业技能水平尤为重要。一个优秀的人事档案管理人员不仅能收集并整理好单位所有人员的档案资料，还能根据需求及时为员工找到相应的资料，这不仅能帮助单位培养更为优秀的人才，了解员工的实际情况，还能进一步提高单位的形象，吸引更多的人才。各单位应定期组织人事档案管理人员进行集中学习，以专家讲座、授课的形式培训档案管理内容。此外，还应与上级主管部门进行协调，将人事档案材料纳入各单位的工作考核中，形成良好的制约机制。

第四，做好人事档案设备的管理工作。高效率、高质量的人事档案管理工作离不开健全的档案设备。因此，要想做好人事档案管理工作，必须为之配备相应的档案设备。一方面，为人事档案建立专门的库房，配备相应的防火、防潮装置，确保人事档案资料的安全性，要定期检查人事档案库房。另一方面，要结合各个单位的实际情况，引入更多的先进档案管理设备、档案管理技术，最大限度地延长档案资料的使用寿命，降低人事档案工作人员的劳动强度。

3 结语

人事档案管理工作直接关系着每个员工的切身利益，对单位的发展建设也有着十分重要的促进作用。新时期，为了让员工更好地工作，为了让企业获得更好的发展，人事档案管理工作人员必须要结合新要求、新标准，解决人事档案管理工作中存在的问题，打破传统的管理方式，切实做好人事档案管理工作，从而更好地服务于个人、服务于单位。

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How to implement the management of personnel files in the new period

LU Shan-shan

(Jiamusi Medical Insurance Bureau Hospital, Jiamusi 154002, China)

Personnel file records the personal experience and performance of each employee, the relationship between each employee’s vital interests, so it has a very important significance for both the individual staff and for the unit. Therefore, personnel files management is a very important work. It takes the way to do a good job of personnel file management as the research focus for reference.

Personnel file; File management; Problem; Measure

2017-04-27

鲁姗姗(1983-)，女，本科，助理馆员。

G275.9

A

1674-8646(2017)14-0116-02