金属镁一体化项目工程档案管理措施及探讨

张艳蕊(中咨工程有限公司，北京 100044)

金属镁一体化项目工程档案管理措施及探讨

张艳蕊(中咨工程有限公司，北京 100044)

金属镁一体化项目是青海柴达木循环经济试验区重点投资项目，以金属镁为主导产品，衍生其它九个产品为辅的产业集群，新建11个装置及公辅工程，项目规模之大、投资之大、关联度之高、跨行业、跨地区给项目管理带来极大的挑战，同时也给工程项目档案资料管理提出了更高的要求。

工程档案;促进工程建设;措施

金属镁一体化项目建设是依托柴达木盆地丰富的矿产资源，是青海投资重点项目，以金属镁为主导产品，衍生其它九个产品为辅的产业集群，该项目在盐湖地区构筑“主题鲜明、特色突出”的循环经济产业链，涵盖了盐化工、煤化工、有色冶金等多产业间融合发展。由于项目规模之大、关联度之高、跨行业、跨地区给项目管理带来极大的挑战，项目确立了IPMT联合管理新模式，通过这种新的项目管理模式，达到优化工程组织，确保安全，提高工程质量，减少投资费用，加快工程进度，有力推动金属镁一体化重大工程项目实现又好又快的建设，同时给整个工程资料档案资料管理提出了更高的要求。

1 建立组织机构、明确部门及岗位职责

(1)项目建设伊始，青海盐湖金属镁一体化项目IPMT联合建设指挥部成立了文档控制中心，项目根据职能划分为项目档案管理中心和过程文档控制中心，项目档案管理中心设置到指挥部总工办档案室，过程文档控制中心设立在11个装置项目部。

(2)部门职责及岗位职责 ①文控中心部门职责：制定项目各阶段文档管理程序文件；负责项目文档管理程序文件的维护和适时更新；在项目初期和项目实施过程中在文档控制中心内部组织各类业务培训；定期产生、制作各类文档状态、文档管理报表，以满足项目各类需要；定期召开分包商文档控制中心会议，对新规定、新问题对分包商进行讲解和宣贯；向各分包商提出项目交工文件编制要求，提供相关的咨询、指导、培训等。②文控岗位职责：负责项目相关文件硬拷贝和电子版的检查、发布、传递、整理和存档等工作；负责制作本组文件管理的各类报表；负责各组硬拷贝文件归档工作；负责组织、检查范围内分包商交工文件的编制、整理工作；配合完成项目交工文件的归档工作；负责前期文件的整理、归档工作；负责项目竣工文件及竣工验收文件归档工作。

2 文档控制中心界面关系

文档控制中心在文档管理的界面主要有两类：对内界面和对外界面。对内界面关系：文档控制中心是内部文件传递的枢纽，所有项目正式文件，都必须经过文档控制中心的检查、认可，方可发布成为正式文件，各部门之间的正式文件传递原则上都要以文档控制中心为枢纽。对外界面关系：建设单位与设计单位(总体院和设计分包商)、监理单位、EPC总包、施工分包商、供货商、第三方检验等界面关系，所有项目正式文件，都必须经过过程文档控制中心的检查、认可，方可发布成为正式文件。

3 搭建文档管理体系并严格执行

体系搭建阶段是项目文档管理工作各阶段中最重要的阶段，只有从文档一体化角度出发，根据国家及相关行业标准，综合青海盐湖工业股份有限公司要求及青海盐湖镁业有限公司现状，搭建符合青海盐湖金属镁一体化项目实际情况，在全项目执行计划下，初步建立项目文档控制的执行计划和策略，也就是项目文件体系的框架；与项目管理层就文件管理策略进行沟通，达成共识；与项目内部各部门深入沟通，了解各部门的工作流程，共同策划各类文件的流转流程，从而搭建起整个项目文件管理体系。严格执行项目文档管理体系文件，对项目内部人员进行文档管理理念、目标、策略和体系文件的宣贯；与监理单位就文件管理的思路，方法进行沟通，在对项目分包商、设计单位、供货商发布有关基础设计和EPC项目文档管理的各类程序文件的同时，并在进场前进行文档管理培训；负责组织、检查承包商工程资料编制、收集情况；对分包商进行交工资料收集、整理、编制的培训；有关规定及相关行业标准悬挂上墙，使档案管理工作更加规范化、标准化，在文档的管理过程中发挥了较好的作用。

4 档案的安全保管和提供利用

为实现档案的安全保管，公司专门设立了档案库房，面积为720平方米，档案柜6组102列，安装了防盗门、防盗窗、遮光窗帘，放置了温湿度计、防火器材、鼠药，达到了档案室防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染的“八防”的要求，保证了档案的安全存放，使档案在管理、监测方面有了可靠的物质保障。档案管理人员所配备的电脑均设有密码，非工作人员不得使用。库房设有专职人员每天上班负责检查登记库房温湿度，下班负责关闭门窗及电源。本项目档案装具也均采用无酸材质，符合国家标准。镁业公司以积极开发档案的利用价值为落脚点，为提高档案的查准率和查全率，编制了该项目档案案卷目录、卷内目录、全引目录等检索工具，建立了借阅台账和利用登记薄，截至目前先后为相关部门提供了大量的文字、图纸等档案资料，借阅人次达1998人次，档案的利用效果良好，为公司业务发展提供了快捷、方便、有效的服务。

5 结语

总之，通过金属镁一体化项目5年的大型项目群工程建设，充分认识到资料档案管理工作是工程建设期的一项重要的基础性工作，必须有一整套行之有效的档案管理机制，严格控制项目建设过程中资料档案的管理流程，才能确保工程建设期间档案材料的齐全完整与准确，充分发挥其在企业生产经营建设可持续发展中的无可比拟作用。

[1]赵红雨.重大建设项目档案精细化管理初探[J].机电兵船档案， 2016，(05).

[2]何冀华.做好重大建设项目档案管理的“三个超前介入”和“三抓”[J].科技信息.2014，(14).