如何做好企业档案库房的管理

龙向群(大港油田滩海开发公司， 天津 300280)

如何做好企业档案库房的管理

龙向群(大港油田滩海开发公司， 天津 300280)

档案的保管是指将不同部门的材料进行严格分类及整理，并将整理好的材料存入库房，对归入库房的档案进行正常的维护和保护。库房的管理是保护档案的重要工作。但是实际操作中，档案管理的工作任务繁重操作复杂，本文主要是对档案库房管理提出的改进。

档案管理；改进工作

建立和维护档案的存放秩序是档案管理的主要工作及任务，使档案有序的存放及保管，保证档案材料在保管中不受到或尽量避免受到人为的破坏[1]。严格做好档案的保密工作，防止一些工作人员作出非法行为。档案管理的改进可以从以下几方面进行。

1 建设有效可行的库房管理制度

第一步，对档案的进库和出库以及人员的进出制定一套管理制度，特别是管理人员的进出时间、要求等应当作出必要的限制。档案库房是档案存放的重要地点，因此应当安排专门的库房管理人员，对于非管理人员一般不应当允许进出，如有特殊情况的，可以向上级领导申请，由上级领导作出批示，而且还应当在管理人员的陪同下方能进入，由进入人员登记姓名、出入时间，如有调出材料的，需要登记调出材料信息等。档案管理人员应当将所有档案材料进行登记在册，并对档案的进出作出严格的登记制度，可以使管理人员随时了解档案的进出量、库存量等，保证档案不会在流动中丢失。

第二步，对库存的档案制定定期检查制度，主要是了解档案的流动情况，库房是否存在安全隐患或者出现霉变的情况，发现档案管理中存在的问题并及时作出解决方案。

第三步，加强对档案库房的照明及消防设备的管理，照明及消防是库房安全管理工作中重要的一项管理工作。安排专业人员每天定期对照明及消防设备进行检查，严禁非专业人员对线路或电源进行私自改动。并制定安全事故紧急情况对应方案，减少发生安全事故造成的损失。

2 存放的档案应当整齐有序的存放与排列

对档案进行分类排放，排放要整齐有序，避免强光直射。档案柜的放置应当合理，最大程度的利用库房的空间，避免浪费空间，但是不能妨碍档案的搬运与存放。对存放的档案进行编号与分类，有序的放入档案柜上。

一般来说档案的存放较多采用的是竖放，因为竖放的方式可以方便管理人员取放，而对于一些珍贵保密性强的档案或者是无法竖放的档案，会采用平放的方式。

对于一些非纸质的档案，及光盘或视频资料应当放在专门的档案柜内保管。

3 库房的环境及湿温度的合理控制

档案材料大多数采用的是纸质的，因此对湿度、温度的要求极为严格，管理人员应当做好湿度、温度的管理，各管理人员可以根据不同的季节不同时间制定不同的湿度、温度范围。

4 做好档案库房的“八防”工作

“库房的八防”就是防火、防水、防潮、防盗、防晒、防虫、防尘、防霉。最为重要的就是防火，管理人员平时一定要做好防火工作，严禁任何人员将火源带入库房，禁止在库房抽烟，使用打火机等行为，消除一切可能发生火灾的情形，在库房安装报警及灭火设备，对各设备进行定期检查与保养；防水要求档案库房必须设立在地势较高或高层建筑上，避免库房周围出现水源，但是对于高层建筑应当安装避雷装置；在库房安装温湿度测试器并进行监督，如有问题的应及时更改或调整；库房的防盗应当安装防盗报警设备；防晒主要是尽量减少阳光直射，有窗户的应当安装防光窗帘；在档案进入库房时应当进行消毒杀菌，在库房内放入防虫药物，做好库房的卫生工作，并定期进行检查；而防尘主要是要求库房的装修及库柜具有较好的密封性，安排管理人员每天进行打扫，保持库房的清洁；防霉工作主要是指定期检查档案，发现有发霉现象时应当及时通风，档案库房可以放置一些防霉药物。库房的整体结构与设计应当符合国家的规定及档案馆的设计规范，要使用档案馆规定的档案存放装具。

5 制定档案管理保密制度，加强档案的保密工作

归入库房的档案涉及许多当事人及国家部门的信息，是党和国家的财富，因此档案的保密工作就尤为重要。档案管理人员必须做好档案库房的管理及保密工作，保证档案的安全性。

管理人员必须制定严谨的保密管理制度，加强库房的防盗工作，必须杜绝档案被盗的可能性，防止档案外泄。管理人员进出库房应当严格遵守出入库管理制度，非管理人员，未经批准不得随意进出库房。对于需要严格保密的档案应当放入保险柜，存放在安全地点，保险柜的钥匙一般应当由库房主管人员管理。出入库房的人员及档案，应当详细记录，管理人员和值班人员应当尽忠职守，站好每一个岗位，严禁发生任何盗窃、破坏、火灾等事件的发生。管理人员不得私自谈论档案的内容或向外人透露档案信息。对于库房管理中制定的一系列管理制度及保密措施，也应当列为保密的范围内。

随着社会经济的发展及档案管理的改善，档案管理的工作越来越重要，档案的保密工作就成了重中之重[2]。各管理人员及档案馆的工作人员应当不断改进档案的管理及保护，使档案能够更好更久的保存。

[1]陈彩玲.关于如何做好档案管理工作的几点思考[J].环球市场,2016，(30):20.

[2]何彦.探讨档案库房管理中存在的问题及解决思路[J].卷宗,2015,5(9):78.