《企业档案工作规范》解读

4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。

（接上期）以企业资产关系为纽带，表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围。企业（集团公司）的子公司、分公司、控股公司及所属单位的档案工作，都应是企业（集团公司）档案工作的组成部分。在现代企业制度和现代产权制度下，股份公司的资产所有权归属，是典型的“集体所有制”。它不像业主制和合伙制企业那样，具有单一或少数持有者的私人性。现代企业公司的产权结构，是企业所有权和控制权相分离，或者说是“剩余索取权”与“监督其他要素的权利”相分离，就是通常说的所有权和经营管理权相分离。因此股份公司的控股企业，通常也是股份公司的经营管理者，它有责任和义务以法对企业档案监督、管理和控制。

依照《档案法》、《公司法》和《企业档案管理规定》，企业（集团公司）对其子公司、分公司、控股公司及所属单位的档案的收集、管理利用和处置，都有领导和管理（监督和指导）责任。企业（集团公司）参股其他企业，也应依照《公司法》赋予股东的权力，取得该企业经营状况的相关档案资料，作为投资收益状况的记录和证明。比如我国的《公司法》 规定，有限责任公司股东有权查阅并复制公司章程、股东会会议记录、董事会会议记录、监事会会议记录和财务会计报告。

统一领导：表明在企业资产管理范围内，企业对所属单位档案工作的实行统一领导。

统一管理：这里的管理是广义的管理，包括企业对档案的直接管理与间接管理。《企业档案管理规定》第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

统筹规划并负责组织本企业档案的收集、整理、保管、鉴定统计和提供利用工作；

指导本企业各部门文件材料的形成、积累和归档工作；

监督指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。

《规定》中的前三条属于直接管理，第四条就属于间接管理。

统一制度与统一标准：是对企业统一管理要求中关于企业制度建设、标准化建设一致性要求。主要也是间接管理，即对所属单位有关档案工作制度、业务标准建设应统一要求，不能出现某集团公司所属甲地企业中，档案管理制度与标准一个样，所属乙地企业中，档案管理制度与标准又一个样的情况。

这“四个统一”与“资产为纽带”的管理要求相辅相成：“资产为纽带”表明企业是一家，需要统一；而“四个统一”则是辅助企业真正实现企业“资产为纽带”的整体效应和企业法人责权一致。

4.3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。

这一条提出了企业档案工作的任务与目标。

企业档案工作目标：是满足企业证据、法律责任和信息的需求。这一目标也是衡量档案工作成效的尺度和企业档案工作发展的导向。在市场经济条件下，企业档案工作能达到这种境界应当是很高的要求，需要企业下大力气才能够实现。当企业出现各种纠纷（经济的、合同的、产品质量的、环境的、安全的、卫生的），如果档案工作能提供及时、有效、合法的证据，为企业赢得效益、避免损失；当企业面临各种法律事务，如果档案工作能提供合法文件，为企业免责；当企业在研发、生产、经营和管理中需要过去形成的文件、数据信息作为参考，或者回顾初创时期歷程、解决职共的待遇时，能够及时提供相关档案信息，才能够表明企业档案工作目标的实现。这一目标也就成为衡量档案工作成效的尺度。