论网络环境下高校院系资料室建设

梁 青

(海南师范大学 数学与统计学院，海南 海口 571158)

论网络环境下高校院系资料室建设

梁 青

(海南师范大学 数学与统计学院，海南 海口 571158)

网络环境下高校院系资料室建设很有必要。高校院系资料室建设中存在一系列问题。建设好高校院系资料室要从信息存储与信息开发相结合、学院分馆模式和专业分馆模式相结合、建立学科馆员制度、增设互动功能区等方面着手。

网络环境；资料室；学科馆员；信息

高校图书馆不外乎有两种，一是高校中综合型的面向全校师生开放的总馆；二是专业型的各院系资料室。自上世纪五十年代以来，院系资料室在高校教学和科研中发挥的作用是总馆无法比拟的。随着高等教育改革的深入，对高校中院系资料室的作用要求越来越高。笔者结合工作实际，谈谈院系资料室建设的必要性，揭示资料室工作中存在的问题，并提出院系资料室建设的几点建议。

一、网络环境下高校院系资料室建设的必要性

(一)高校院系资料室作为高校图书馆总馆的补充和延伸，在教学和科研中起到重要作用

总馆是面向全校的，其馆藏具有综合性、基础性和广泛性，而院系资料室服务对象主要是本院系师生，其馆藏具有针对性和专业性。资料员熟悉院系教学安排、课程设置和教学进度，在订购资料时可征求教师意见，采购适合于本院系教学与科研的资料，突出藏书建设的专业特色，这些优势是总馆所无法比拟的，所以资料室建设至关重要。

(二)计算机和网络技术发展给院系资料室以巨大冲击，传统资料室的读者服务等工作必将数字化、电子化和网络化

而当前不少资料室的管理工作还比较落后，甚至一些资料室的管理还处于手工操作阶段。馆藏和服务工作的现代化和落后的管理水平之间矛盾日益尖锐，这必将增强资料室现代化建设的必要性。

二、网络环境下高校院系资料室建设存在的问题

在高校规模扩大的同时，各院系资料室发展状况却表现平平，甚至不尽人意。究其原因，不少管理者认为是投入的经费缺乏。但在笔者看来，经费缺乏只是原因之一，更主要的原因是院系没有合理使用这些经费。首先，教育部和高校本身对院系资料室藏书总量有硬件指标，对平均年进书量也有规定，而对藏书内容、性质和作用却没有具体界定。为了达到对本科高校评估要求，院系在采购图书时往往只重数量，不重质量，忽视院系读者的实际需求，从而造成有限购书经费的严重浪费。其次，当前高校各学科之间相互渗透，边缘学科和交叉学科不断涌现，往往几个学院都开设同一门课程，总馆和几个学院的资料室都采购和收藏该门课程的相关书籍。但是，在采购过程中，总馆和院系资料室之间没有及时协调和沟通，从而导致采购书籍的严重重复。再次，院系对采购图书的统计规律性缺乏研究。作为专业书库的院系资料室，收藏的图书应该包含大量本院系各学科的教材、教学辅导书、讲义等资料，对于师范院校的资料室，还应收藏各门类的中小学教材，这样才能为一般本科生读者提供丰富的借阅资料。而那些昂贵的外文原版书、学术前沿的文献资料一般适用于科研人员，没有必要收藏太多的复本。因此，采购图书之前要做调查研究，具体问题具体分析，不能“一刀切，一风吹”。

期刊上刊登的往往是最新的学术论文，和一般图书相比，它更具有实时性和前瞻性，能使读者站在学科最前沿把握学科动态，是科研人员不可或缺的重要资料。但是，由于期刊和图书在采访和编目过程中存在差异，一些院系资料室甚至不对期刊进行采编加工，因而无法用网络和计算机软件进行管理，在读者服务过程中期刊只能阅览，不能外借，这无形中挫伤了读者阅读期刊的积极性。于是，花费大量经费订购的期刊在资料室中成了摆设，有些期刊甚至放在不显眼的地方而无人问津，若干年后被当作过刊剔旧处理。这不但是资金的严重浪费，而且是对知识的践踏。

因此，管理者应该珍惜宝贵的图书经费，加强期刊资源建设，注重院系资料室的内涵式建设。

三、对网络环境下高校院系资料室建设的建议

(一)注重网络环境下院系资料室信息存储和信息开发的有机结合

在当今网络环境下，信息资源除了传统的纸质资源外，更重要的是电子出版物等网络信息资源。而资料室的功能就是存储和开发这些信息资源。在信息资源存储过程中，资料员可利用计算机网络技术，从网上为读者查询相关文献信息，下载文献资料，为教师和科研人员提供专题和定向服务。院系资料室区别于总馆的特点在于馆藏资料的针对性和专业性，因而在信息资源存储过程中，资料员还可根据自身优势，建立具有专业特色的数据库，如图书书目数据库、学术论文数据库、报刊数据库等。数据库应采用标准的MARC格式著录，以便联网后实现资源共享机制。

资料员不但要注重信息存储，而且要注重信息开发，否则信息将机械地堆积起来，杂乱无章地呈现在读者面前，使读者无法检索。例如：读者会不清楚资料室的藏书结构、分类系统和检索方法，查找文献既耗时间又耗精力；资料室信息检索系统不完善，信息检索现代化水平不高，使得读者只能从信息外表(题名、责任者、年限等)检索到一般指引性信息，而信息内容始终处于分散和隐性状态，信息未被利用而造成浪费，从而加剧了已有信息超载和实际被利用信息匮乏的尖锐矛盾。信息开发是对信息进行系统的、有层次的组织和加工，使信息从无序到有序并给信息重新定位，赋予信息新价值的过程。资料员应进行用户市场调研，选定信息加工范围和方向，打破信息存储时间限制和信息载体限制，扩大信息利用范围。各院系资料室和总馆之间应交流合作，实现信息资源共享和互补。例如：资料员根据专业设置、用户信息需求和本资料室信息存储情况建立相关专业网页，设立网址，建立自己的主页，在主页上用链接方式建立信息导航系统，使总馆和各院系资料室资源在校园网上并网运行。

(二)打破院系资料室和总馆各自为政僵局，实行地理上的学院分馆和逻辑上的专业分馆相结合的管理模式

作为文献资源中心的高校总馆，本应对院系资料室负责业务领导与协调，但由于历史和传统的种种原因，院系资料室在人事和行政上仍隶属于院系。一方面，由于没有行政上的管辖权，总馆对院系资料室工作鞭长莫及；另一方面，院系领导往往不懂图书馆业务，对院系资料室管理不够专业。这使得院系资料室成为一个“两不管”的真空地带。解决的办法是实行地理上的学院分馆和逻辑上的专业分馆相结合的管理模式。学院分馆是院系资料室的直接转型和延伸，其理念是在资源共享和服务全校基础上，配合总馆完成文献信息资源一体化建设与读者服务工作。其具体做法是学院分馆和总馆联网，在网上共享每一条书目数据，分别管理各自的馆藏，系统统一揭示全校馆藏，纸质图书和电子图书信息全部上网，读者可以在全校范围内查阅自己所需的书刊。由于馆藏特点，学院分馆主要服务于研究生和教师，总馆主要服务于一般本科生。由于地理位置因素，研究生和教师可就近查阅所需书刊，缓解总馆馆舍面积紧张而无法存放的压力。当学院分馆经过一定发展，在资源、人员、管理、服务等各方面都已打下坚实基础的时候，可以将分散型管理的学院分馆向集中型管理的专业分馆转化。具体做法是整合各学院资料室，按学科门类重新建立分馆。随着网络与计算机技术普及和高校文献信息的爆炸式发展，边缘学科、交叉学科不断涌现，学科之间知识相互渗透，而且当今的大学提倡通识教育，各院系实行大类招生，院系和资料室之间供需关系呈现N—N型。因此，有必要打破学院分馆在地理位置上的限制性划分，构建虚拟的、逻辑上的专业分馆。总馆和各专业分馆组成高校图书馆整体，以校园网为依托在全校范围内合作，采编由总馆统一负责，分馆负责文献的利用，师生一证通用，借阅合一，扩大院系资料室藏书适用范围，使图书资料得到更加充分利用。

(三)建立学科馆员制度，使资料员向学科馆员过渡

学科馆员是一种新型馆员，这种馆员必须有一定的学科背景，而且按照学科特点来划分业务工作和读者服务工作。学科馆员制度在国内早在1998年清华大学图书馆最先试行[1]，之后越来越受到读者欢迎，也受到高校图书馆界重视。学科馆员是高校院系资料室建设中资料员应该成为的角色。学科馆员既要对高校图书馆馆藏资源的订购、建设及使用了如指掌，又要对相关学科研究方向、研究重点、学术前沿、信息需求等相关情况非常熟悉。学科馆员工作一般有以下四种：

1、联络总馆和院系，为院系教学和科研服务

学科馆员通过电话、电子邮件等方式解答院系师生提出的与课题相关的深度提问，或建立学科专业网站进行在线咨询。学科馆员必须参加院系或教研室各种相关活动，了解院系或教研室学科建设和发展，及时向院系学生介绍专业信息资源和图书馆服务工作，甚至加入院系学术委员会，根据馆藏情况和学科特点参与学科建设和制定课程设置计划。

2、馆藏资源建设

师生将所需图书直接推荐给本院系学科馆员，学科馆员根据馆藏情况决定是否订购和订购数量。学科馆员还应定期分析馆藏资源和学科专业配置比率而进行定期剔旧。在订购数据库和期刊之前，由本院系学科馆员和教师共同试用和评估。学科馆员收集反馈意见，最后由馆长决定是否订购。

3、组织学科用户教育活动

学科馆员可针对不同学科用户组织各类讲座和培训，不但介绍馆藏信息资源，而且训练学科用户研究技能，培养学科用户信息素养。学科馆员教会用户如何获取本学科有用信息，批判地估计信息和信息源，选择性地将信息融入到自己知识库中，并有效地将信息运用到教学和科研上来。

4、提供其他深层次的个性化服务

例如：学科馆员跟踪重点服务对象，就某一研究课题为其量身定制新书海报；学科馆员亲自参加科研项目，在科技查新、寻找项目切入点、提炼项目创新点、提供信息需求等方面帮助学科用户，提供参与式服务。

(四)在资料室增设互动功能区，为本院系师生提供互动的特色服务

“肃静”的指示牌在资料室内经常可以看到，在资料室看书要保持肃静似乎已成为读者的常识。但是，肃静的环境一定对学习有利吗？肃静的读书模式是单向度的，读者缺乏互动和思考，只接受知识不能催生知识，只感知信息不能质疑信息[2]。高校在加大对院系资料室资金投入的同时，应考虑在资料室增设互动功能区。互动功能区一般有以下用途：

1、自由和开放式的小组学习室

学习室内备有丰富的资料可供查阅，读者经预约可以一起在学习室内学习，碰到学术上的问题可以一起探讨。必要的时候还可以采取资料员嵌入模式，读者通过内部电话等方式请资料员将所需资料送入学习室，或随时向资料员请求参考咨询，形成各读者和资料员之间多方互动，实现效率的最大化。

2、沉浸式情景学习区[3]

根据各院系教学特点设定所需的情景环境，让读者在特定情境下学习。例如：该区可设为师范院校本科生试讲的场所，也可设为各语言类院校学生口才演练和辩论场所，还可设为研究生论文写作指导的课堂。有条件时还可经学习小组同意后录成录像，供学习小组自用或更大范围供其他小组使用。

3、信息产品展览导读区

可在该区设置多种类型的展览和导读服务，通过对本院系资料室的信息产品展览和导读，促进信息交流和优秀文化的导航、展示和传播，使读者在轻松愉悦的环境中提高自身信息素养。

4、休闲交流区

读者在资料室看书期间，可在该区适当休闲，交流阅读体会和教学、科研工作经验等。

四、结 语

网络环境下高校院系资料室的生存和发展，和资料室自身建设密切相关，而资料室自身建设又涉及诸多方面，需要解决各种各样存在问题。高校领导、资料员、广大师生需共同努力，建设好院系资料室，使其更好地为高校教学和科研服务。

[1] 修晓艳.大学图书馆员综合素质培养研究[J].现代情报，2007(12)：143-144.

[2] 陈平殿.大学图书馆规模与生机的悖论[J].图书馆建设，2011 (10)：93-95.

[3] 郭晶，陈进. IC～2：一种全新的大学图书馆服务模式[J].图书情报工作，2008(8)：115-115.

(责任编辑：张玉秀)

On the Construction of Reference Rooms in Universities under the Network Environment

LIANG Qing

(College of Mathematics and Statistics，Hainan Normal University，Haikou 571158, China )

The construction of reference rooms in universities under the network environment is quite essential. We encounter some problems while constructing the reference rooms in universities.In order to construct the reference rooms in universities we should adopt some suggestions such as the combination of information storage and information exploitation , the combination of college library mode and subject library mode,the implementation of subject librarian system and setting interaction function areas.

the network environment; reference room; subject librarian； information

2017-02-12 作者简介：梁青，男，汉族，海南海口人。硕士。海南师范大学数学与统计学院资料员。主要研究方向：图书馆学。

G251

A

1009-9743(2017)01-0155-04

10.13803/j.cnki.issn1009-9743.2017.01.031