民营企业工程档案规范化管理实践探索——以传化集团为例

王伟红

（传化集团有限公司档案室）

工程档案记录了建设项目从前期报批、报建到施工、验收及后评估的全过程，既是建设项目保质保量完成的理论依据，也是企业资产合规性的重要保障。以传化集团为例，随着传化集团全国化布局的快速推进，工程建设不断进行，工程档案越来越成为企业档案管理的重要组成部分，也成为企业发展的重要信息资源。

一、目前企业工程档案管理现状

分析大部分建设项目，尤其是民营企业建设项目中的工程档案管理状况，存在的主要问题是收集不完整、整理不规范、移交不及时等。究其原因：一是管理理念偏差，导致工程档案管理不规范。纵观民营企业工程项目建设，大多以追求进度、效益为目标，档案管理滞后于项目管理，尤其是在竣工验收阶段，为了能顺利通过验收，往往突击整理、编制工程档案。诸如此类“重建设轻档案”管理现象的存在，直接导致工程档案收集不完整、移交不及时甚至缺失。二是管理不善，制度执行力不强导致档案管理不规范。工程建设一般周期长、施工单位多，文字材料、图纸、图表、声像材料等档案类型多、数量大，由于现场管理不规范，建设单位、监理单位、施工单位之间对工程档案管理的职责不明，造成资料填写不准确、整理不规范，直接影响工程档案质量。三是档案人员专业能力不强，导致工程档案管理水平不高。从领导层面看，多数企业对工程档案不够重视，档案人员调整频繁，档案管理缺位问题突出。从档案管理人员层面看，因多数属于临时岗位调配，普遍缺乏专业知识，对工程档案的真实性、齐全性等难以判断审核；缺乏责任心，难以确保档案的安全性，这些都将直接影响后续档案的归档、保管以及利用。

二、规范企业工程档案管理的实践探索

由于工程档案管理中存在的上述问题，给企业管理带来诸多隐患，如企业资产合法性无法得到保障，给资产筹划运营带来困难；增添了企业在生产、改建、扩建中的不安全因素；给企业经营管理与品牌防范带来风险与损失等等。为规避这些隐患造成的风险，传化集团经过探索、总结，在规范管理工程档案方面采取了以下做法：

（一）建立工程档案管理工作机制，实施工程档案督查与指导相结合，加强过程管控

结合集团三级管理原则，通过《集团工程档案管理办法》《异地企业档案管理办法》明确集团、产业、企业各层面职责并实时检查，将企业管理的PDCA循环即计划、执行、检查、纠偏模式引入工程档案管理。如在项目建设过程中建立清单制与联络人制。清单制针对每个工程项目形成《新建项目归档清单》，帮助档案管理人员在项目建设不同阶段跟踪相关文件的形成并及时收集归档；联络人制则由各专业技术人员组成并贯穿整个工程建设，配合档案管理人员对工程档案的真实性进行审核把关。同时，由集团、产业档案专业人员组成督查指导小组，在工程前期根据集团、城建档案馆有关规定，明确工程档案归档整理质量、数量要求及移交时间约定，在过程中对总包及监理档案进行督查指导，及时发现并整改存在问题，督促施工单位、监理单位形成的施工资料与工程实际形象进度同步，保证工程顺利推进。在竣工验收期强调工程验收、尾款支付档案的参与审核，由此达到不同地域工程档案规范化管理要求。

（二）将工程档案管理纳入项目管理与合同管理

一方面将工程档案管理纳入项目建设管理程序，做到与项目建设同步管理。建立工程档案管理领导责任制，将档案工作纳入项目建设考核机制，提高管理层重视程度与档案意识；将工程档案作为监理例会必须汇报的内容，强化档案的跟踪管理。另一方面在合同中将工程档案规范化管理作为专门条款予以明确，如竣工文件的归档时间、份数都一一写明，同时对工程款支付条件也做了明确规定，工程款支付至95%时，参建单位必须完成当地城建档案馆备案并取得备案证明，同时提交符合集团档案室归档要求的工程档案，并经集团档案室签字认可方可付款。通过合同的法律约束实现对工程档案的有效控制，提高了工程档案的质量和归档的及时性。

（三）强化工程档案管理人员培训，将工程档案管理水平与岗位考核相结合

针对工程档案专业性强的特点，集团加强了档案管理人员的业务培训，组织档案人员参加档案局举办的培训班；借助集团内部有经验的工程档案管理人员资源开展内部培训并渗透到平时的工作指导中。同时，将工程档案规范管理纳入月度绩效考核，根据工程档案质量优劣实施奖惩，鼓励档案人员自主提升工程档案管理的实践能力，通过考核、培训、指导相结合的方式增强档案人员的责任心与业务能力，提高工程档案规范化管理水平。

通过上述措施的组织落实，大大提高了集团工程档案规范化管理水平，工程档案与工程建设做到同步验收，档案归档与工程决算同步完成，档案质量与工程质量100%达标，确保产权证按时办理与资产合规，真正发挥企业工程档案的作用，助推集团全国化布局。

［1］ 密玲.工程档案精细化管理的有效途径［J］.陕西档案，2016（4）：43.

［2］ 董英.加强城市地下管线档案管理之我见［J］. 浙江档案，2017（1）：65.