古代茶档案对当今共青团档案管理的借鉴作用

赵浩政，刘常春

（景德镇陶瓷大学，江西景德镇 333000）

古代茶档案对当今共青团档案管理的借鉴作用

赵浩政，刘常春

（景德镇陶瓷大学，江西景德镇 333000）

中国的茶文化有着几千年的历史，茶叶从采茶、分拣、焙茶、包装、运输、销售等过程中，容易发生串货、遗失、错发、漏发等现象，因此，古代有名的茶商往往都对茶叶进行档案化管理，这些茶档案利用率高、变化快、管理难度大，和当今共青团的档案管理有着很多相似之处，特别是高校的共青团员，由于流动性强，其档案往往每年都要更新，因此，通过对古代茶档案的研究，对于搞好共青团档案管理工作有着一定的借鉴意义，本文以此为切入点，分析了两者的相通之处，希望对共青团工作者有所帮助。

古代茶档案；共青团工作；档案管理；借鉴作用；管理机制

中国是一个传统的茶叶大国，有经验的茶商为了保证茶叶的质量、批次、转运、销售的过程控制以及利润情况等，都会为茶叶按批次建立档案，而这些茶档案由于流转迅速，往往一年就要更新好几次，在某种意义上讲，这和我们目前的共青团档案有着较多的相通之处，共青团组织由于青少年居多，而青少年思想活跃、流动性强，造成其档案管理难度较大，因此，通过借鉴古代茶档案的管理模式和方法，对于做好共青团档案管理有着一定的现实意义。

1 古代茶档案管理方法的借鉴意义

茶叶在我国古代经济社会中的地位十分重要，有人认为，茶叶在封建社会的经济地位仅次于盐业，自古以来，盐商、茶商往往都富可敌国。而茶叶由于采摘、加工、包装、运输中环节较多，作为饮品，其销售的对象又常常是社会阶层中地位相对较高的人士，其质量、安全等显得十分重要，因此，很多茶商都会对茶叶实行档案化管理，在我国黄山市档案馆保存着堆积成册的徽商账本，这套账本属于一个名叫吴炽甫的茶商，其中完整地记录了这位古代商人经营茶叶生意的路线、方法、其旗下的商号名称、日常的收支、收益等，也记录了他如何从老百姓手中将茶叶收购过来，加工以后再转卖出去，赚取差价的过程，整个账本时间跨越了他经商生涯的56年，既是一部系统的茶商发展史，更是我国古代茶档案的典型例证。

1.1 古代茶档案记录完整详细，有着很大的可追溯性

古代茶商在经营茶叶的过程中，由于茶叶属于饮品，其质量、口感，特别是其安全性是十分重要的，一旦发生质量问题，一方面对茶商品牌的打击不容小视，严重时可能会造成巨额的经济损失，因此，茶商对于自己经营的茶叶往往十分慎重，每一个批次的产品从产地、采摘、收购、运输过程都要加以监管，在此过程中，以各类账簿的方式，建立了类似于今天的产品档案的茶叶档案。据《歙县志》等史料中记载的内容来看，从清同治五年开始，上文中的吴炽甫就不断拓展茶叶业务，在全国逐步形成了茶叶收购、加工、批发、销售的一条龙经营流程，同时，他又在各主要产茶区设立分号来进行茶号收购工作，其中在徽州就有“吴介号”“泰昌发”等多个分号，主要收购黄山毛峰、屯绿等徽州名茶。尽管其经营的区域和范围日渐扩大，但是其对于茶叶档案的管理十分重视，从他流转下来的177本账本中，就有不少是“吴介号”“泰昌发”的收、发货的账单，可见，古代尽管缺乏计算机、网络数据等先进手段，但是，其档案管理仍然十分完善，且具有很大的可追溯性，是值得我们学习的。

1.2 古代的茶档案跨越年份长，但是仍能做到完整保存

从上文中的徽州茶商账本记录来看，这177本档案资料的时间跨度达到了56年，从清同治5年直至民国十年，不但跨越了朝代的更替，而且还分属于不同的十几个商号，其中的记录详细完整，能够真实的查证当时每笔茶叶的交易过程，在经历了兵荒马乱，穿越了战火之后，这些档案资料仍然能够得到完整的保存，而我们现代很多档案的管理却难以达到这样的水平，特别是共青团档案，由于在个别单位得不到重视，常常出现遗失，遗漏等问题，不能不说古人对档案管理的重视程度远远超过现代人，仅仅从精神层面上讲，就值得我们当今的档案人员学习。

1.3 古代的茶档案讲究保密性

根据具体记载，我们可以看到，古代茶商为了保证自己的商业利益，为了防止商业秘密泄漏，常常采取了保密的记载方式，例如使用地方方言，或者使用本商会的内部暗语等，避免这些档案资料流失后被竞争对手截获，给自己的利益带来损害，茶商们便借助这一特点，创造了他们独有的“商业密码”。这种档案管理方式当前对于共青团来看虽然没有太大的必要，但是在特殊时期、特殊行业内仍然有着一定的借鉴意义。档案管理工作是一项极具我国特色的管理工作，档案作为一项具有专门应用属性的文本资料，无论是具体的档案管理工作，还是整个档案资料的特点内容，其都有着自身特殊性，而整个档案管理工作在具体开展过程中，其需要充分注重其保密性特点的有效融入。

2 共青团档案管理的范围及其重要性

档案管理对于共青团工作者来讲，是一项重要的日常工作，通过对共青团文书档案、团务档案、团员档案、入党积极分子档案、工作手册、团支部上缴文件等档案的管理，来提高团工作的效率和质量，使组织对每一个共青团员的情况有一个基本了解，有利于对团员的思想进步和日常管理。而在对团员档案的管理当中，由于团员青年因工作变化、异地婚恋、求职求学等原因，其档案变化十分频繁，给档案管理工作带来了很大的难度。

2.1 共青团档案管理的主要内容及相关要求

共青团档案管理工作看似平凡，其实需要管理的内容非常丰富，特别是党的十八大以来，党中央对于新时期共青团工作提出了更高的要求，在团组织的建设上要求软件、硬件都要跟上，而团的建设中，档案建设是一项十分重要的内容，任何工作都要以档案的形式加以记录、保存，成为共青团工作的历史组成部分。所以共青团档案管理必须涵盖下列内容。一是文书档案，包括：同级党委、上级团委的各种文件，自己印发的各种文件和资料，各种会议记录、工作计划、管理制度、活动资料等；二是团务档案，包括：团费收交账册，团费使用情况报表，团员审批通知单，干部名册，组织关系介绍信及存根，支部工作计划，支部生活记录，组织考勤记录等；三是共青团员档案，包括：入团志愿书，组织鉴定表，团内奖励、处分等以及相关的组织决定。对于档案，要向古时候的茶商学习，要认真书写，严格装订成册，一般来讲，要求用蓝黑或碳素钢笔统一认真填写，各项记录应及时、完整，内容真实。

2.2 共青团档案管理的特点及存在问题

共青团档案的主要特点有以下几点，一是档案的利用频率高。一般每年都要进行一些变动，每年都有人事变动、团内表彰、处分等等，尽管变化不大，但是每年都要进行调整，而每三年或五年都又进行一次大的调整，例如团干部的换届等等，这就造成了档案的利用和调整频率较高，也容易出错，因此，要向古代茶档案的管理者学习，对每一笔变化都要及时的进行更新，并追补相关的记录；二是档案的损耗量大，由于共青团档案的变化、查阅等频率较高，所以也造成了档案在使用过程中受到物理、化学等因素的影响而造成档案损毁，需要加强保护工作，尽量减少对档案的损伤。

当然，从当前共青团档案管理工作的具体开展状况和发展趋势看，信息化、电子化已经发展成为该项工作开展的重要前提。无论是具体发展应用，还是提升其利用率的必然要求，都需要将信息化资源综合应用其中。特别是要将档案管理工作水平提升和优化纳入到整个管理工作体系中来。当然，融入信息化机制内容的过程，实际上也是提升整个共青团档案利用率的重要要求。不仅如此，目前多数共青团档案管理工作开展时，其缺乏专业的管理人员，多数由兼职人员来完成，无论是管理水平，还是实际效率，都极差。因此，在整个时代发展过程中，其能力和知识上的不足，就成为制约其管理水平的重要因素。

2.3 做好共青团档案管理工作的方法

茶商之所以能够把档案管理好，主要在于重视档案的重要性，而且关键资料一般情况不供查阅，从而保证资料的完整性。因此，我们也应当采取如下措施，一是编制内部文件资料汇编，减少对档案的直接利用。由于内部文件经常在工作中会被用到，所以，可以编制内部的资料汇编，满足大家平时的查阅需求，避免对档案直接使用，提高其保存寿命；二是备份上年度的所有重要文件，当单位人员要查阅档案内容时，可以先在备份的文件里查找，找不到再查阅原件；三是建立健全档案借阅登记制度，保证文件能够有效借出和及时归还；四是充分利用电子化和信息化优势，创新优化共青团档案管理工作的开展方法，通过完善构建翻译机制，从而实现整个共青团档案管理工作的理想效果。最后，结合当前共青团档案管理工作的具体开展思路，不难看出，多数情况下，该项管理工作开展时，没有专业人员，其都是由兼职人员来完成，无论是开展效果，还是其管理水平，其都与实际需要之间存在极大差距。因此，要充分结合该项工作开展的具体要求，完善管理机制，融入管理元素，从而实现共青团档案管理工作开展的理想效果。

3 结语

共青团档案管理工作是机关的一项重要基础性工作，从古时候茶商对档案的重视程度及记录的完整性中，要管好团的档案并非难事，只要我们认真对待，就一定能够把共青团档案管理好，使之更好的为团的工作服务。当然古代茶档案在管理应用过程中，我们能够感受到其中所包含的文化元素，而这将为当前共青团档案管理工作开展奠定重要基础，同时其也实现了整个管理活动水平的有效提升。

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赵浩政（1981-），女，湖南郴州人，硕士，讲师，研究方向：思想政治教育。