加强高校审计档案管理工作的若干思考

高莫愁/浙江大学审计处

审计部门是高校重要的档案立卷部门。每年6月底前，按规定，校审计部门须将“审结卷成”的上年所有项目审计档案移交给校档案馆。高校审计档案是国家档案的重要组成部分，如何做好高校审计档案材料的收集、整理、归档和立卷工作，提高审计质量，防范审计风险，是审计工作需要密切关注的问题。笔者结合自己从事审计工作和兼职档案员的实践经历，谈点粗浅的认识。

1 全员重视，各负其责

必须重视做好审计档案材料的归集工作。归集工作是档案收集、整理、归档的统称。审计工作是依靠团队协作进行并完成的一项工作。按规定，每个项目审计须有两人以上参加，由项目组长负责，各成员分担档案材料的归集任务。审计工作因人成事的特殊性，不仅要求领导、项目组长、立卷人、档案员要重视档案材料的归集，而且要求所有参与者都要重视，各负其责，做好工作。

目前，审计档案质量不甚符合要求的情况比较常见，原因复杂，大多与认识偏差有关：一是重撰写审计报告，而轻审计档案材料的归集。有的审计人员，尤其是新来的年轻人，着手审计时能认真归集档案材料，但当通过审计报告后，便认为大功告成，对以后的档案材料归集漫不经心，影响了审计档案质量。二是审计项目重大轻小。大项目审计因内容多范围广、资金额度高、难度大、容易引起大家重视；而小项目审计，因小而易做，常会掉以轻心。结果大项目审计难但质量有保证，而小项目审计易却质量欠佳。三是重上级督办的项目审计，而轻日常例行的审计。有人认为，督办的审计多系群众举报，常涉“三公”经费，审计方向明确，上下关注；而日常例行审计，难有惊人业绩，例行公事即可。四是重有问题的项目审计，而轻无问题的项目审计。有的审计人员认为，审计工作只有审出问题才算有成果，才会重视档案材料的归集；否则便认为没有成果可言，故对档案材料归集采取敷衍塞责的态度。对上述片面认识，审计工作者应引以为戒。其实，对档案材料归集的重视是称职的审计工作者职业修养的基本体现，应是一种自觉的行为。

2 及时归集，审结卷成

审计档案材料的归集贵在“及时”，及时归集档案材料的含义有：一是及时收集材料。依法审计最重要的是凭真实、可靠、有力的证据材料说话。审计中，若发现重要的有价值的证据材料，即使工作再忙、再困难，也要设法及时收集到手，否则时过境迁、物是人非，档案往往会意外遗失，给工作造成损失。二是及时整理材料。审计收集来的各种载体形式的材料应及时整理，及时整理容易上手，否则会费时耗力、事倍功半。整理材料的过程也是对材料再熟悉、再鉴别、再取舍、再深入的过程，对于审计工作理清思路、调整方向、明确重点、弥补不足很有帮助。三是及时登录材料。有关审计文件材料和注意事项应及时登录无误，以免时间一久记忆模糊、混淆出错。四是及时归档。审计材料收集到一定程度就应及时归档。一般在撰写审计报告前，有一次汇总整理，而在审计报告修改完成后，则应着手建档立卷工作。如果审计各个阶段的文件材料此时都能及时归集到位，则审计工作审结之日就是其档案材料卷成之时。“及时”体现在说干就干、只争朝夕、扎实严谨上，这是做好审计档案归集的最有效手段。

3 规范立卷，确保质量

审计的最后一项工作是建档立卷。立卷的主要内容包括：审前准备、审计实施、汇总报告、整改反馈等各阶段归集的文件材料。审计档案材料立卷必须规范，国家教委《教育系统内部审计准则》规定：谁审计，谁立卷。一个项目可立一个或几个卷，不得将几个审计项目合并立卷。审计案卷内的文件材料立卷应以结论性、证明性、立项性三个单元次序排列，各单元内容的排列要求是结论性文件材料按审计程序结合文件材料的重要程度排列；证明性文件材料按与报告所列问题和审计评价意见相应顺序排列；立项性文件材料按文件形成的时间顺序并结合文件材料的重要程度排列。卷内文件材料的排列是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批复在前，请示在后；批示在前，报告在后；重要文件材料在前，次要文件材料在后；汇总性文件材料在前，原始性文件材料在后，等等。审计档案规范立卷的目的，最重要的是方便日后的查阅、复检、开发、利用。规范的审计档案可清晰地展示项目审计的过程、内容和成果，同时也明白地展示了审计工作的水平和质量，比如审计定性是否准确、结论是否稳妥、证据是否可靠、程序是否合法，等等。

做好审计档案的规范立卷，要做到以下几点：第一，认真学习、正确领会国家和上级有关审计档案立卷的法规和规定。这些见诸正式文件的规定和要求，我们要恪守成式、不折不扣地执行。第二，把好审计档案材料的归集关、立卷关和验收关，善始善终做好工作。专（兼）职档案员负责审计档案的最后验收工作，责任重大。在后期材料归档、立卷阶段，档案员应和项目审计组负责人（立卷者）多沟通联系，按时发送该归档的文件清单和有关注意事项，对送交的档案进行复核、验收、保管以及电子类档案同步双套整理等工作。如有不能解决的困难或不明白的问题，应及时向领导汇报，或请教专业人士。验收档案要严格把关，如发现以下情况应予以拒收：规定立卷的文件材料有缺漏；未按国家或上级规定要求立卷；格式、顺序、标准等不统一。第三，努力提高业务能力。审计档案材料立卷是综合性工作，专业知识要求较高，要做好这项工作，必须熟悉和精通业务，努力提高相关人员综合素质，以适应审计立卷工作的实际需要。

参考文献：

[1]国家教育委员会：教育系统内部审计准则 ,1997.12.31.

[2]潘飞,侯新亚,孙航.充分发挥档案管理在审计工作中的作用 [J]. 理财,2013(7)：89-90.

[3]杜秀敏,李明逢. 高校内部审计档案管理方法与建设思考 [J]. 兰台世界 ,2014(9)：74-75.