关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

王晓炯

山西省吕梁市兴县人才交流服务中心，山西 兴县 033600

关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

王晓炯*

山西省吕梁市兴县人才交流服务中心，山西 兴县 033600

随着信息化的不断发展与进步，档案信息化建设也在不断探索和发展，这也是档案管理的一种新型模式，同时也是档案管理的未来发展趋势。为了适应社会的发展变化，档案管理也在不断改革创新，引用新技术。同时利用信息资源可以有效的提高档案管理效率。本文分别对档案的信息化建设与档案管理的内涵、发展、以及管理措施做以下几点思考。

档案信息化建设；档案管理；思考

随着我国社会的不断发展，必然要求档案的管理水平也在不断提高，21世纪计算机技术的快速发展，刺激了档案管理的信息化建设，在新形式管理理念的指导下，有效的促进了档案的信息化建设。

一、档案信息化建设的概念

档案信息化是指国家档案行政管理部门统一规划和组织，在档案管理工作中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处理、管理和为社会提供服务。也就是由原来的档案实体向档案信息化转变。[1]在这一过程中，要求运用先进的信息技术，加强档案的信息化建设，是档案管理工作适应时代发展的需要。

二、档案信息化建设的主要内容

档案信息化建设具体包括：基础设计建设、信息资源建设、规范标准建设、应用系统建设和档案人才建设。

(一)基础设施建设是指：档案设备与档案信息网络系统的建设。这是档案信息传入、输出和资源的共享的先决条件，只有引进先进的档案设备，建立信息网络，档案信息建设才能够顺利进行。

(二)信息资源建设主要包括：电子文件的采集和接受、馆藏档案的数字化。信息资源建设是档案信息化建设的核心内容，它的进步与否直接关系到档案信息化建设发展的水平。因此需要进行专门的资源数据库建设，收集档案信息资源。

(三)规范标准建设是指：对电子文件的归档和电子档案信息的存储等方面进行的标准化管理。通过严格制定各种标准、规范确保档案信息管理的顺利进行。

(四)应用系统建设主要指：档案信息的收集、管理、应用、和安全等方面，它直接关系到档案信息化建设的质量以及服务水平的高低。

(五)人才建设是指：档案管理的人才队伍建设，在档案信息化的建设中，人才是关键，档案专业人才和计算机专业人才的启用，是档案信息化建设的关键，加强对掌握档案与计算机技术的综合性人才的培养与投入，才能真正意义上促进档案信息化建设的发展。

三、促进档案信息化建设的主要办法

档案信息化建设是档案事业创新发展的关键，通过对档案信息化建设内容的基本了解，促进档案信息化建设的发展十分必要，应该如何去推动档案信息化建设的发展，根据笔者多年的工作实践经验，提出以下可行性办法，仅供参考。

(一)加强资源共享体系建设

档案信息化建设中，信息资源、信息资源的开发利用及共享十分重要。在信息化建设中争取打破技术的局限性，建立统一的信息管理系统，加强网上办公的应用，使信息的生成、归档流程网络化。加强资源共享体系建设，[2]抓住重点难点，制定档案信息共享，从实际需求出发，注重效率，发挥信息资源的优势，积极做好资源共享工作。

(二)加强数字化建设

档案信息化建设离不开档案信息的数字化建设。所谓档案信息数字化就是利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、存储技术等发展起来的一种新的档案信息形态。它以数字化的形式进行存档，数字化的形式进行存储。目的是能够及时有效的满足需要，实现资源共享。档案数字化建设是顺应时代发展需要而产生的。加强档案信息数字化建设能够有效提高服务效率，这也是档案信息管理工作为社会经济发展，社会主义精神文明建设发展提供服务的具体要求。数字化程度的高低直接影响着信息化的发展程度。怎样有效提高档案的数字化水平，首先，要根据一定的规则，确立实际的工作方案，在工作展开的同时，进行大力监督。逐渐深化档案信息数字化的程度。其次，优化档案信息数字化所需要的具体资料，对于有明确规定的图文档案文件要力求做到实现全文检索。同时，也要加大相关设备以及管理人员的投入。把电子档案与纸质档案有效结合，根据具体需要和各自的特点进行合理归档。加强数字化建设不仅有利于档案管理的工作效率，提高经济效益而且能够有效保护档案文件，特别是对档案原件的保护。因此，要在具体的档案管理工作中，制定具体的有效措施，提高档案信息数字化水平。

(三)完善档案信息化的具体工作

档案信息化工作是一个系统性的工作，需要不断地完善和统一。档案信息化工作要求高效、平衡、协调。主要从两个方面进行完善。其一，要加强法律法规建设。[3]在档案信息化建设中要根据严格按照国家规定的法律法规执行，保证档案信息化建设工作的顺利进行。在具体工作中，明确工作任务，细化工作责任，建立监督评价机制。其二、完善管理体制。在档案信息化的具体工作中要加强各部门的协调性，互相配合，不管是管理人员、技术员工要同步建设，上下统一，统筹管理，共享资源，把信息化工作落到实处。

四、加强档案管理的措施

(一)提高档案管理水平

利用先进的信息技术，采用高效的管理方式，以科学的管理理念作为指导，应用计算机网络化管理，实现信息资源的网络化，向档案信息化转变，切实提高档案管理水平。

(二)提高档案管理人员的管理及服务意识

档案管理工作实际上是为社会大众提供服务的工作，这就需要提高工作人员的服务意识，确立合理的管理模式，积累良好的管理经验，改变传统落后的管理方式，坚持以人为本，注重服务质量。档案管理人员需要不断地提升管理水平，进行不断地学习与培训，提高服务意识，提高服务水准，根据服务对象的现实需要改变与其相适应的管理方式。确保档案信息发挥出应有的作用，更为大众的需要提供方便、快捷、准确的信息。

五、结论

总而言之，档案信息化建设能够有效的提高档案管理工作水平和工作效率。对档案信息的收集、归档、信息资源的共享以及信息的准确性都有十分重要的现实意义，同时档案信息化建设也有效的保障了档案信息的安全性。相信，在档案信息化建设的不断推动下，档案管理工作一定会快速发展。

[1]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010，03：29-31.

[2]郑月.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].赤子(上中旬)，2014，17：192.

[3]熊伟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].中国管理信息化，2016，18：172-173.

王晓炯(1986-)，女，山西忻州人，山西省吕梁市兴县人才交流服务中心，助理馆员，主要研究方向：档案管理。

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