浅谈新形势下基层档案的管理与监督

李 苹

明溪县公务员局，福建 明溪 365200

浅谈新形势下基层档案的管理与监督

李 苹

明溪县公务员局，福建 明溪 365200

随着人们对档案工作的认识不断加深，档案工作成为社会大众关注的一个话题，而档案管理水平更是反映档案工作的主要依据。在我国的档案管理工作中，受限于一些制度或者是人为的因素，基层的档案管理一直不尽如人意，甚至出现了在档案管理中的违法现象。这就对我国的档案管理提出了新的要求，档案管理必须遵循国家相关的政策和法规，必须采取适当的监督和管理，这样，才能保障档案管理工作科学合理的开展，才能不断推动档案管理工作的提升。

基层档案；管理；监督

一、新形势下基层档案的管理与监督存在的问题

(一)基层档案违法现象有其隐蔽性

在基层的档案管理工作中，违法现象是时有发生的，究其原因，一方面是档案馆自身没有形成专有的制度和举措，一些人无意识的就出现了档案泄露问题；另一方面是一些人故意钻管理制度的空子，通过档案信息获取一些非法的盈利，这也导致了档案信息的泄露现象。所以，这两种行为都是因为监管不力所造成的，对于档案管理工作是非常不利的，也影响了档案信息的使用，所以必须让行政部门进行严格的审查。

(二)工作方法不当

在基层的档案管理工作中，档案行政管理是重点，这就导致一些基层的档案管理工作人员只注重业务水平的高低，而忽略了自身工作方式方法的创新和改善。一些上级的档案行政管理部门往往对基层的档案室如何立卷进行引导，而在执法检查中往往是推荐那些具有较高素质的档案室参加审评，这就导致许多档案室没有太大的动力进行技术创新，人员容易养成懒病，对于基层的档案管理工作其实是非常不利的，最为常见的就是档案管理人员的工作调动非常频繁。

(三)执法者存在盲目实施行政

当前我国档案管理工作中施行的是《档案法》，在很大程度上为我国档案管理工作的开展提供了理论依据和保障，但是我们必须注意到，虽然《档案法》的实施取得了一定的成效，但是在很多方面并没有达到预期的效果：第一，档案行政管理部门根据《档案法》科研对档案室进行整合，但是在执行的过程中往往会因为人为因素或者是对法规的理解上出现问题而导致盲目执法；第二，对于一些不符合规范的行为往往没有彻底的按照《档案法》实施，一些处罚比较随意，这对于国家的法规实施是非常不利的，也损害了其他群体的利益。

(四)检查形式单一、宣传不到位

档案行政管理工作最重要的形式就是组织检查，但是在检查过程中往往都是一些水平比较高的档案室，并且参与检查的档案室比较少，这就导致检查工作没有落到实处，没有形成较好的效果和反馈，只是流于表面，没有实现检查的最终目的。

二、新形势下基层档案的管理与监督的措施

(一)加强宣传教育，提高管理意识

为了提高我国基层档案管理的水平，必须从根本上改变档案管理人员的管理意识，加强对法律法规的宣传，加强管理人员的工作自觉性。从具体的实施来看，档案行政部门要抓好基层管理人员的理论指导，要加强对我国相关法律法规的宣传，要督促管理人员对相关制度的认识，从而不断提升基层档案管理人员的理论修养和对档案管理工作的认识，让他们在工作过程中要注意严格遵守相关的法律法规，要注重理论和实际的结合，在实际的工作时要科学的存档，以法律作为工作的主要依据，这样才能不断提升基层管理的水平，才能不断促进基层档案管理工作效率的提升。

(二)抓好档案行政监督检查队伍和基层档案工作人员队伍建设

档案行政管理队伍和档案工作管理人员属于档案管理工作的两大块，这两大块都必须注重自身的队伍建设，要以国家的法律法规和相关的制度作为自身行为的理论引导，要注重自身的素质建设和队伍整体水平提升。当前，我国档案管理工作主要依据《档案法》和《中华人民共和国行政处罚法》，每一个档案管理人员都必须熟悉相关制度，学习理论丰富自身的学识，提升自身素质，遵守国家法律，建设具有更加高效科学的基层档案部门。

(三)明确责任，跟踪监督

对多数档案管理违法行为来说，他们大多都由于单位内部档案管理工作所造成的。基层单位务必要履行档案工作责任制，涵盖了档案工作奖惩制度、档案管理业务运行机制及档案法律自我监督保证体系等。那些重点单位务必要实现专人负责，一旦发现违法行为出现就能立刻扼杀。一些单位本身存在违法行为，并明知故犯也不纠正，理应结合法律条款来追究相关领导和责任人的责任，从而实现标本兼治的目的，确保以标督群、专群结合、形成机制。反之，相互推卸责任，包庇双方，不敢担责的，此时进行处罚和调查就会困难重重。所以说，务必要详细、准确的做好基层的档案行政执法监督检查，提早进行检查，考核细致，使之实现制度化、日常化、全面化、经常化，确保监督指导形式全面开花，实现行政执法和业务指导的共同发展，确保业务监督指导能够出成效，把问题切实解决掉，从而把扼杀掉违法现象的苗头。还要健全执法监督检查的现行模式，抽查的方式没有时间限制，根据正常步骤来按期抽查基层单位，同时还要采取不按时的突击抽查。由于随机检查可以较好的了解基层档案的正常管理能力，也便于找到问题的症结。同时，还要大力宣传和表扬那些先进单位，监督检查落后的单位，以此来完善检查档案，实现动态化管理，督促后进，标本兼治，从而不断提升档案行政执法水平。

(四)严肃处理违法现象

执法应当吸纳业务指导工作的想法，正视一些不好的现象，例如管理混乱的单位，不能把他们同科学化、规范化、法制化的档案工作相提并论。相应的要重点监督检查这些单位，做到奖罚分明，严肃认真的进行法律责任行政执法。如果和《档案法》背道而驰，理应进行处罚，要结合档案的数量和质量来定性。由于时间跨度不小，所以要结合当时的状况，既有利于档案事业的发展，又要双发都能认可，确保处罚力度适宜，必须要清晰明了，有针对性，切记不能胡乱定案。

三、结束语

总而言之，档案执法部门务必要真正发挥自身职能，做好监督检查工作，确保基层档案工作稳步推进，还要把业务工作提升到新台阶，切实提高档案管理水平。进一步改善、健全和创新基层的档案行政执法检查，如此定能够加快档案事业的前进，从而推动经济的健康运行。

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[3]佟娜.加强基层档案管理工作刻不容缓[J].办公室业务，2015(10).

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