浅析高职院校档案管理的现代化建设

陈海燕

南通科技职业学院，江苏 南通 226007

浅析高职院校档案管理的现代化建设

陈海燕*

南通科技职业学院，江苏 南通 226007

现阶段，现代化的高职院校档案管理必须要有所创新。从多个方面对高职院校档案的管理建设工作进行加强，这样既有助于高职院校档案管理质量的提升，也可促进档案管理现代化水平的提高。本文简要论述了高职院档案管理现代化的必要性，详细探讨了高职院校档案管理的现代化建设措施，希望可以提高高职院校档案管理质量与之发展水平。

高职院校；档案管理；现代化

作为我国的工程技术教育，高等职业教育经过不断的探索已经积累了丰富的经验。社会的快速进步，已将我国的高等职业教育带入了稳步发展的轨道。若能够正确认识档案资料，势必能够帮助我们正确及时地认识自己，并在激烈的竞争中将自己的位置找准。由此也可以看出，实施高职院校改革与教学现代化很大程度上依赖于档案管理的现代化，为此，探讨高职院校档案管理的现代化建设具有重要的现实意义。

一、高职院档案管理现代化的必要性

(一)传统的档案管理手段己不适应时代发展的需求

现阶段，人工是高职院校档案管理的主要方式。比如，在组织整理阶段中，立卷人员的业务素质与实践经验会相应的影响人工拟出的简短案卷标题，进而无法将卷内文件的内容准确反映出来，使检阅者不能顺利检索；同时，较多的传统案卷，不清晰的期限划分，导致查阅几乎都为整卷查阅，档案的保密性难以得到保证；尤其是检索档案过程中，因为较大的存储量和立卷质量等，让用户检索的时间常常迟于产生的文件。而在今天这样一个信息社会，就会大大降低信息的价值，甚至失效，这对传统档案管理来说无疑是极为严重的一个问题。

(二)档案管理现代化有利于档案的组织整理、修复保存、检索和利用

档案管理现代能让档案部门在统一的标准与规范下，通过计算机处理档案资料，能够使收集、整理与编目档案的时间缩短，质量更高，且无须对在著录标引与录入工作上做重复工[1]。就某种意义而言，今天的资料其实就是明天的档案，而今天的档案也可能成为明天的财富。我们在进行档案资源的保管与利用时，需将我们后代的利用考虑到，促进档案科学保护能力的提高，使之自然老化过程得以延缓，避免人文破坏，通过计算机贮存系统收藏档案，缩微复制，让后代可永享档案。

档案管理现代化可更加方便档案的全文检索。用户只需在计算机数据库中将适当的检索词选出来，就会命中相应的记录，屏幕上就会显示文献文本的全部内容，如此既让用户的利用更加方便，也对保管原件起到了积极作用。

(三)高职院校教学现代化的进程，要求档案管理现代化

学校档案信息随着学校的发展也在不断增加。学校的多个方面，如管理、专业建设以及教学等均朝着现代化方向发展，因而也就对档案提出了越来越高的要求，高效、及时、方便的现代化管理已成为大势所趋，以与高等职业教育现代化相适应。

二、高职院校档案管理的现代化建设

(一)档案工作者必须更新观念

作为一项创新性的档案工作，档案现代化建设的前提条件就是转变观念，若从业人员不对管理观念进行更新，仍然沿用传统的手工管理模式，就算建立了网络，添置了最新的软件系统，也不能真正应用该系统，使之流于形式。为此，档案人员应更新观念，进一步认识档案现代化建设，对管理模式予以跟进，主动学习新的技术知识，促进业务素养、技术技能、创新素质的提高，从业人员的能力应与时俱进。

(二)完善相应制度体系

提高档案管理科学化水平的关键与保证就是加强制度建设，将良性运行机制建立起来。对相关法律法规与规章制度的完善需从两方面展开，即宏观立法与微观运行两方面，以形成推进工作创新，提高科学化水平的制度约束与政策导向。站在党与政府角度上来说，要将档案事业科学发展纳入进经济社会发展规划中，并以此考核干部考核。而站在单位与部门层面上而言，需对档案管理工作引起重视，对相应工作机构进行完善，将工作责任制落到实处，重视将档案工作的作用发挥出来，以有利条件助力档案工作的科学完善。具体到档案管理部门，应在责任感、使命感上不断加强，将相应的管理制度体现在档案工作的多个环节，如档案收集、整理、管理与应用等，使之朝着规范化、制度化与标准化方向发展，同时对内部体制机制改革进行深化，利用多种具体措施，如职称评定、业务考核、表彰奖励等，将内部潜力激发出来，让工作活力进一步增强，使干部职工的主动性、积极性与创造性得到最大程度的发挥。

(三)加快档案资源数字化建设进程

档案现代化建设的基础就是数字化档案资源，而推进高职院校数据库建设与档案现代化建设的一项重要途径就是让档案由案卷级档案转化为数字化档案，有计划地处理馆藏档案[2]。高职院校领导应创造良好条件促进档案现代化建设，建立文件目录中心与档案信息网站，以保障网络减少量与资源共享。诸如“等、靠、要”等思想，是档案部门应坚决摒弃的，并对档案现代化建设的要点展开全面深入的研究，把文档电子化工作与电子文件归档工作做好，在文件的收集、录著与管理上做进一步加强，保证档案发展同步办公室自动化建设，让纸质文档和电子文档发展的一体化顺利实现。以河南某高职院校为例，其通过校园网建立档案信息网站，其服务内容，即是将定向、专题信息提供给学生，不但使档案管理服务质量提高，也为校园网络建设起到了积极推进作用。

(四)加强档案信息安全保障体系建设

对档案信息安全管理体制进行完善，不但要严格遵循相关法律法规，也要加强管理计算机档案管理系统，以让档案数据库安全得到保障。加强管理、监督与指导电子文件归档工作，真实、完整、有效的呈现出归档的电子文件。在对档案信息资源进行开发利用，建设网络系统时，为避免发生失密、泄密事件，应增强安全意识。网上不得出现一切非公开的档案信息，针对网络上公开的档案目录查询服务，也要采取多种安全防护措施，如身份认证、防火墙、数据备份等，让档案信息系统的安全运转得到保障。

三、结语

总之，高职院校档案管理的现代化建设，一方面能够让高职院校档案管理工作的需求得到满足，另一方面也有助于高职院校档案管理整体水平的提升，通过现代化信息技术对档案信息资源进行开发，促进高职院校档案管理质量与高职院校发展水平的提高。

[1]李芬.高职院校档案的现代化管理[J].西部皮革，2016(16)：268-269.

[2]宋晓玲.新阶段高职院校档案管理信息化建设浅析[J].陕西档案，2016(01)：45.

陈海燕(1977-)，女，江苏南通人，本科，研究方向：教育管理、档案管理。

G

A

1006-0049-(2017)17-0186-01