探讨人才交流中心文书档案管理的新方式

李 南

黑龙江省齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区人才中心，黑龙江 齐齐哈尔 161021



探讨人才交流中心文书档案管理的新方式

李 南

黑龙江省齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区人才中心，黑龙江 齐齐哈尔 161021

人才交流中心是企业与求职者连接的一个平台，它是人才储备与企业招聘的管理机构，人才交流中心存有大量各种各类的档案，档案管理水平的高低，体现了人才交流中心的整体管理能力，同时也对中心日常工作的开展打下了基础。档案管理中，文书档案是整个档案管理中非常重要的组成部分，它是档案管理的基础性工作，文书档案管理水平的高低，关系到人才交流中心档案资料管理的整体完整性。本文主要从人才交流中心文书档案管理工作中存在的问题进行了分析，对采取的新举措进行了探讨和研究。

人才交流中心；文书档案；存在的问题；新举措

一、人才交流中心文书档案的认识与重要性

人才交流中心文书档案管理是档案管理中不可缺少的重要组成部分，文书档案管理的好坏是衡量人才交流中心档案管理工作质量优劣的标准之一。文书档案记载着人才交流中心从事各种日常的管理活动，例如，会议、决定、指示、信函、命令、批复以及通知等等。目前在科学技术以及经济迅速发展的今天，社会各界对人才的需求越来越大，使得人才交流中心作为连接人才和招聘企业的桥梁，在其中起到的作用也越来越重要了，因此，人才交流中心为了顺应时代的发展，需要不断加强内部的管理水平，文书档案的管理也上了一个新的台阶。加强文书档案管理工作，就要有效发挥文书档案管理的实际效用，保证其完整性和可操作性，为查阅调取打下基础，也为人才交流中心的发展起到了关键性的作用。

二、文书档案管理的特点

(一)记载、保存的特点

文书档案管理的目的，主要就是为了对文书资料进行收集、保存、记载，方便查阅调取。文书档案的管理工作一般情况下是以对会议、人事、信函、书报、各种文件、物品等作为管理对象。管理的方式主要是通过纸张或者电子文档等形式将管理对象记录完整，并将其按照各种类别进行汇总、分类的过程。在记载和保存时，要特别注意保证资料的真实、完整和安全。文书档案的目的就是记载相关资料，让借阅人能够随时查阅，发挥文书档案的作用。

(二)文书工作是关键

文书档案是否能管理好，关键在于文书工作是否做到位了，文书工作贯穿于文书档案管理的始终，主要包括收集登录、催办、整理、立卷、归档等。文书工作是文书档案管理的关键也是基础。可以说档案的来源就在于文书，文书将人才交流中心所涉及到的资料和活动，形成可以保存的文件，并整理立卷，定期归档。

(三)文书档案的多样性

文书档案记录了人才交流中心各种活动的真实性，涉及的范围很广泛，例如党群党建、行政管理、会议纪要、决策决定、批复请示、通知公告等等，体现出其多样性。

三、人才交流中心文书档案存在的问题

(一)对文书档案重视程度不够

目前，仍有少部分人才交流中心认为文书档案管理工作就是把本单位管理工作中所形成的各种资料进行汇总、分类的过程，这种理解是非常片面的，这种想法没有真正认识到文书档案的目的性。造成文书档案管理重视程度不足，管理中轻描淡写，没有真正做到有效的管理，文书档案管理没有发挥出应有的作用。

(二)文书档案利用程度不深

文书档案管理工作的主要功能在于其具有记录保存功能和查阅借鉴功能，而关键在于如何实现准确的查阅借鉴，合理有效的利用文书档案，这就需要人才交流中心能够利用所记录保存的资料，进行汇总、分类与整理、归档，为以后人才管理提供方便和帮助。但，现阶段许多人才交流中心的文书档案管理只是在于记录和保存阶段，没有将其真正利用到工作中去。

(三)文书档案缺乏保密性管理

我国的许多人才交流中心文书档案的保存形式多以纸张和电子文档的形式进行保存归档，这样的保存形式缺乏保密性，保密工作是档案管理的重要工作之一，一旦出现泄密，会给国家、单位以及个人造成一定损失，有时影响巨大。现阶段许多人才交流中心档案管理缺乏保密性，出现大量内部信息的外流，损坏了企业、个人的切身利益。

四、人才交流中心文书档案管理的新方式

随着时代的进步和发展，对人才需求的不断增加，给人才交流中心各种资料的归档管理提出了更高的要求，如何加强文书档案管理，创新管理思路和方式，是档案管理人员应当重视的问题。以下提出一些对文书档案管理新的认识和管理方式：

(一)加强对文书管理的重视力度

人才交流中心有关文书部门应当以当今先进的文书档案管理模式为指导，以发展的眼光，努力转变管理思路，认真学习先进文书档案管理的方法、目的和意义。从思想上逐步转变对文书档案管理错误的观念，采用新鲜的管理思路加强对文书档案的管理。这就要求人才交流中心档案管理部门加强对文书档案管理的重视力度，为文书档案管理加大资金的投入，引进先进的档案硬件设施，选择有经验、有能力的文书管理人员从事档案管理工作，从而更加有效的确保人才交流中心档案工作的正常开展。

(二)提升文书档案管理的利用

文书档案管理的关键在于如何更好的去查阅、调取和利用，为人才交流中心管理工作提供依据和保障。这就需要文书档案管理人员一方面要能够对档案做好记载、保存，另一方面，需要建立科学的归档立档管理流程和相关制度，对文书资料得到快速、有效、完整的应用，提高档案的利用效率。

(三)加强文书档案管理人才的培养

随着科学技术的不断发展，有效的推动了档案管理思路和技术的发展，这就给文书档案管理人员的技术能力和业务水平提出了更高的要求。文书档案管理理念不断更新，也需要文书管理人员的思路不断进行更新和学习。一方面掌握文书档案管理的新思路，另一方面也要努力学习其他相关的档案管理技术和思路，不断丰富自身的业务知识，此外，人才交流中心要为文书管理人员提供在职培训的机会，进行定期学习，为文书管理人员灌输文书档案管理的先进理念。使其能更好的应用到文书档案管理工作中去。

五、总结

人才交流中心文书档案管理工作是档案管理工作中十分重要的一个环节，也是衡量该部门档案管理能力的重要标准之一，但是目前我国许多人才交流中心在文书档案管理中仍然存在重视程度不够、利用效率不高以及保密程度不严等问题，这就需要有关部门加强重视，提高利用率，提升管理人员素质水平等手段，加强文书档案管理工作，使其更好的为用人单位和人才服务。

[1]成丰.论在文书档案管理中的问题和对策[J].经营管理者，2015，3(5)：132-134.

[2]侯明，白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].办公室业务，2016，5(6)：235-236.

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