做好总承包项目档案管理工作路径分析

刘晓丽

山东电力工程咨询院有限公司，山东 济南 250013

做好总承包项目档案管理工作路径分析

刘晓丽*

山东电力工程咨询院有限公司，山东 济南 250013

总承包项目档案内容具有特殊性，其包含了向业主移交的内容，因此有效的档案管理十分重要。本文从项目总承包档案管理的特点出发，从归档、职责分配等各个方面提出了档案管理工作开展的具体策略。

总承包；项目；档案管理

项目档案管理是整个工程中较为重要的一个环节，与项目管理联系紧密。总承包项目档案主要是对勘察、规划、施工等过程进行详细记录，为工程分析及造价确定等提供参考依据[1]，也是工程按时完成的保障，因此对总承包项目采取合理有效的管理方法十分有必要。

一、总承包项目档案管理的特点

(一)档案内容庞杂、涉及范围广

总承包项目内容囊括了工程建设中设计、施工等方方面面的内容，涉及范围广泛。档案材料来源较多，既有施工前的招标、设计、材料准备、实验等相关的各种文件，也包括工程完工后的验收材料。

(二)管理工作需要多方配合完成

总承包项目涉及到的单位较多，档案管理工作的实施既需要总承包方的支持，更需要各方的协助配合。总承包充当领导角色，组织各方实施档案管理并进行职责分配，各方根据实际情况采取具体措施，这样才能确保管理工作的顺利开展。

二、做好总承包项目档案管理的工作路径分析

(一)业主方全过程介入

在整个工程建设中，业主方主要负责对项目档案进行交接、保管及整理，由于档案工作穿插在工程的各个环节，为了保证档案资料的完整和正确，业主方应主动全程介入档案管理工作。

1.项目前期做好档案管理基础工作

工程设立初期，就业方就应该将档案管理工作纳入考虑，将工程建设前期资料进行整理归纳，为下一步资料交接做好准备。首先，应完善档案管理的工作制度，成立专业的机构并安排专业人员进行档案整理，明确规定各项制度，做好前期设备的准备工作。其另外，应在合同中明确说明档案管理工作，对档案质量、分数、内容等提出明确要求，对不符合规定的档案应进行处理。

2.建设过程中对档案管理进行实时监控

项目实施前，业主方应按照规定严格完善各项制度，建立机构并安排专业人员进行档案管理。而在工程建设过程中，业主方应主动参与各个环节，对档案管理的全过程进行实时监管。这样既能及时掌握工程建设的进度及项目安排等信息，还能全程见证图纸发放环节，对各种图纸资料进行检查和接受，有必要时要复制发放，并及时保管各项图纸，防止资料丢失。另外，对档案管理进行监控能时业主方掌握各个环节的文件资料，了解资料是否齐全完整、手续是否完备，当资料缺失时及时进行补充，有必要时应给予一定指导。

(二)各方进行密切配合

1.总承包方

总承包方主要负责两个方面的职责：一是对各方工作进行指导和监督，二是竣工后负责向业主方移交档案[2]。在整个工程建设中，总承包方主要是起指导作用，指导其他各方落实档案的形成、归纳、交接等工作，同时对其他方进行监督。工程结束后，总承包方要对档案的整理过程进行督促，并确保最后交接档案完整且正确。因此总承包方要有一定的协调组织能力，按照国家规定和工程要求对档案管理工作进行分配，督促其他方严格落实每一环节，同时也要受到就业方的监督。

2.分包方

分包方指的是总承包方对项目进行分包后，实际接管项目的各个承包商[3]。在工程建设中，分包方受到总承包方、就业方等各个单位的监督，并根据总承包方的指示对档案进行整理归纳，确保档案齐全系统；项目完成后，分包方整理完档案后，应及时将档案转交给总承包方。

3.项目管理方

项目管理方是指在业主的授权下，根据合同规定对实际工程中档案形成过程进行监督，并给予必要的指导，以保证最终档案资料全面完整。在这个过程中项目管理方同时也受到业主方的监督和指导，并按照业主要求进行档案整理，竣工后进行移交。另外，工程完成后，管理方负责督促总承包方及时移交档案。总的来说，项目管理方相当于业主方的代表，对档案形成及档案移交进行监管。

4.项目监理方

项目监理方不同于项目管理方，其主要是在业主方或总承包方的授权下，对档案的质量进行审查，确保档案内容完整且有效。同时，项目监理方也负责提醒总承包方向业主方移交档案。由于项目监理方的工作对最终档案质量有直接的影响，因此项目监理方必须采取科学有效的措施，对档案形成、整理等进行大力监管，以提高最终档案的合格率。

三、总承包项目档案管理中要注意的几个问题

总承包项目档案管理概念提出时间不长，目前正在不断摸索的阶段，在实际建设中应注意下面几个问题。第一，在确定各方职责时，应制定必要的处罚制度，例如档案资料不符合要求，就业方有权利不结算等；第二、总承包方应安排专家对分包方工作人员进行培训。工程建设对分包方档案人员要求较高，而大部分分包方的档案人员专业能力不够，为了保证工程进度和工程质量，总承包方应安排专业人员对其进行培训，提高其专业能力和综合素质，确保后续的档案管理工作能高质量完成。第三、实施档案管理时，应对档案格式、管理软件、分组标准等制定统一的标准，使各个环节档案标准、整理方法、档案装具等都相同，保证档案管理的系统性和一致性。

总之，项目档案管理是整个工程中较为重要的一个环节，是对勘察、规划、施工等过程进行详细记录，作为工程分析及造价确定等的依据，使得对总承包项目采取合理有效的管理方法变得非常关键。总承包项目档案管理工作的实施需要各方的配合，总承包对各方进行指导，就业方对整个环节进行监督，缺一不可。同时各方应充分重视档案管理，积极配合，落实各个环节的工作。

[1]金育勇.如何做好工程总承包项目档案管理工作[J].中外企业家，2015(9).

[2]李燕妮.浅谈工程总承包项目模式下的档案管理[J].商，2014(45)：16-17.

[3]韩香珍，马强，梁贻才.EPC总承包项目档案管理之过程控制初探[J].陕西档案，2014(3)：32-33.

刘晓丽(1992-)，女，汉族，山东莱芜人，山东电力工程咨询院有限公司，初级馆员，研究方向：项目档案管理。

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