大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策

文 / 张丽娜

大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策

文 / 张丽娜

当前高校人事档案信息化建设存在着人事档案信息来源单一、外延有限，人事档案信息利用不充分，硬件设施、技术手段落后等问题。文章基于大数据视角指出了高校人事档案信息化建设的必要性，并对如何加强大数据时代高校人事档案信息化建设提出了建议：多渠道收集“大人事档案信息”，利用大数据技术实现人事档案信息主动服务人力资源管理，加强硬件设施、软件平台与安保措施的建设等。

大数据；高校人事档案；信息化建设

21世纪以来，随着互联网的发展和移动终端设备的普及，互联网数据急剧增长，“大数据”应运而生。一般认为，大数据具有数据体量庞大、类型繁多、价值密度低、处理速度快的特点[1]。它将对社会政治、经济、文化等一切领域产生深远影响，将颠覆性地改变人们的工作、生活、思维和管理方式[2]。

大数据时代，高校人事档案信息化建设如何摆脱传统思维局限，充分利用人事档案信息、互联网信息资源，建设“大人事档案信息”；如何运用大数据技术，以数字化定量分析及趋势预测为工具，主动服务于高校人力资源管理，使未来高校人力资源管理更加精准、公正、高效、有预见性，充分发挥人力资源的潜在价值，促进高校更好地发挥契合社会发展趋势的人才培养、科学研究、服务社会等功能，是值得人们深入研究的课题。

一、大数据时代高校人事档案信息化建设的现状分析

当前，高校人事档案信息化建设处于起步阶段，没有现成经验借鉴，建设水平参差不齐，存在较多问题。

首先，高校人事档案信息化建设的信息来源单一，外延有限。目前，人事档案信息的来源主要是人事档案，但是档案涵盖的信息范围有限，而且“千人一面”。其原因是多方面的。第一，档案材料的收集范围限定在十大类，不足以展现个体全貌。作为高校教师主业的教学、科研工作的过程、成果与评价，以及高校转型发展过程中教师深入企事业单位、服务社会的实践材料不属于归档范围。第二，现有归档材料承载的信息有限。如教职工的年度考核表作为唯一归入档案的工作业绩总结，总结部分只占A4纸的2/3篇幅，即便用小五号字体打印也不过30行，承载的信息量非常有限，难以详尽反映个人年度工作的全貌。第三，档案中的个人考核评价千篇一律，体现不出鲜明的个性。第四，档案的保密要求使得当事人无权查阅本人档案，无法知晓档案是否齐全，更不能做到及时补充和完善。这种状况离“大人事档案数据”的要求相去甚远。

其次，大数据时代，人事档案信息利用不充分，作用有限。第一，当前高校人事档案信息利用不充分，且较为被动。人事档案信息主要用于满足日常管理的信息统计、数据提供，以及少量的满足外界需求的信息查询活动，即“应申请而查”，是被动利用。以湖北某二本高校为例，2014年因各类需求查询档案150余份，占人事档案总量的10%；人事档案信息系统中信息统计与数据提供涉及的常用字段仅35个，仅使用32%的信息，大部分人事档案信息基本处于“沉睡状态”。第二，人事档案信息在服务人力资源管理上缺乏主动性。当前人事档案系统中的信息是现有纸质档案的电子化，涵盖范围有限，对信息的利用主要是应工作需要进行各种维度的统计分析。它只是对人力资源现状的部分反映，无法利用大数据及相关技术对人力资源管理全过程的各环节进行量化，不能对人力资源管理过程中各要素、变量间的相互关系进行深入分析，不能对高校人力资源发展趋势进行预测，无法提供决策参考。

再次，高校人事档案信息化建设经费不足，硬件设施、技术手段落后于现代科技发展。当前高校生源日益减少，竞争激烈，如何在竞争中求发展，向更高层次迈进，已经成为各级各类高校决策层重点思考的问题。因此，高校决策层的注意力大多集中在招生就业、人才培养、师资队伍建设（特别是高层次领军人才与团队的引进和培养）、学科建设、科研等与学校生存发展密切相关的重点工作上。一些地方高校由于办学层次较低，发展任务重，受到经费及地域限制，学校有限的财力更是主要用于上述重点领域。学校决策层很少有精力去研究人事档案信息化建设，缺乏足够的重视。现阶段，高校人事档案信息化建设投入不足，有的缺乏必要的档案保管硬件设施；有的只配备了计算机与扫描仪；少数高校采用人事档案信息管理系统，配置了服务器，但没有与其它子系统和互联网的数据接口，无法自动收集相关大数据信息，云存储、云计算、数据挖掘技术等无从谈起。

二、基于大数据视角的高校人事档案信息化建设的必要性

基于大数据视角的高校人事档案信息化建设是非常必要的，为信息化建设提供了一个全新的视角，不断拓宽信息来源，全面提高数据收集的完整性、数据分析的高效性、人力资源发展趋势预测的精准性，不仅能够提升高校人力资源管理的效率，而且能够引领人力资源管理走向科学管理、主动适应未来发展趋势的新时代，必将成为高校人力资源管理发展的新起点。

首先，基于大数据视角的高校人事档案信息化建设为人力资源管理迈向科学管理奠定了坚实的数据基础。不同于“小数据时代”的人事档案信息，“大人事档案数据”对数据形式没有任何要求，客观形成的所有与高校人力资源相关的数据都将被收集，从而保证了数据的全面性。人力资源管理的个体是复杂的，具有很强的不确定性。只有实时掌握高校人力资源个体的基本信息、工作类信息、环境信息、互联网信息等尽可能多的资源，并了解其历史上相关记录信息，我们才能尽可能准确地判断个体在受到自身情绪、外界环境影响时可能做出的行为选择。

其次，基于大数据视角的高校人事档案信息化建设可以就人力资源管理过程中产生的信息进行数字化定量分析，并对其相关关系进行分析，预测人力资源发展趋势。第一，以往高校人力资源管理在实践中更多的是“经验管理+定性管理”，与其说这是由人力资源的特性决定的，不如说这是无法做到定量化管理而采取的方法[3]。通过信息化建设采集的大数据，包括人事档案信息及教职工个体、岗位、培训、绩效、薪酬、外部环境（包括自然环境、社会环境）等信息，可进行数字化定量分析[4]，将人力资源管理的每一步都建立在大数据分析的基础上，为人才招聘、师资培训、绩效考核、薪酬奖惩等人力资源管理工作提供新的思路，有助于做到人岗精准匹配、绩效考核结果客观公正、薪酬待遇公平合理。第二，运用数据挖掘等相关大数据技术对“大人事档案数据”进行处理，对数据进行聚类、分类、相关性分析，研究数据间的相关关系，从战略角度更精准地预测本校人力资源的发展趋势，有助于做好人力资源规划、高层次人才引进与教师招聘、采取措施稳定高层次人才及团队等工作[5]，用好人、管好人、充分发挥人力资源价值，体现“大人事档案数据”的价值。

再次，基于大数据视角的高校人事档案信息化建设助力人力资源管理，促进高校师资队伍的不断优化，最终实现服务地方经济社会的需要。人才培养、科学研究、社会服务是高校的三大职能，是高校赖以存在的基础及发展方向。随着大数据时代的到来，大数据人才的匮乏、大数据技术的逐步完善、利用大数据服务区域社会的强烈需求，必然要求高校培养大数据专业人才，对大数据技术进行深入研究，服务区域社会。因而引进大数据方面的师资、高层次人才及团队将成为必然趋势。基于大数据，整个社会的发展方向、产业政策的调整、区域社会经济及社会发展等“大人事档案信息”都将对高校人力资源管理产生深远影响，将更深刻地融入到高校发展战略中，从而更好地完善高校师资队伍发展战略，更好地契合社会对人才培养、科学研究、社会服务的需求，服务区域经济社会。

三、借力大数据，加强高校人事档案信息化建设的对策建议

大数据时代，收集、分析、预测数据是高校人事档案信息化建设的重要内容，也将成为高校人力资源管理的的新动力。高校人事档案信息化建设应该充分融入“大数据”理念，应该有效地挖掘和利用各类相关信息资源，使人力资源管理更客观、准确、科学、高效。

首先，树立“大数据”理念，通过高校人事档案信息系统从各种渠道收集“大人事档案信息”，是推进高校人事档案信息化建设的前提保证。第一，现有人事档案的全部信息依据相关认定标准，应该准确全面地收录至高校人事档案信息系统，无需保密的信息可允许教职工通过一定程序如实补充与修正，最大限度地保证档案信息的准确性与完整性。第二，为校内各管理子系统提供数据接口，自动实时采集经过职能部门审核的权威数据，如教学、科研、创作、继教培训的具体情况、评价（含领导、同行、学生评价）、业绩成果与获奖等内容，及转型发展过程中教师深入企事业单位、服务社会的实践情况。第三，通过与办公自动化系统及考勤系统的数据接口，自动收集教职工日常工作数据，包括工作任务完成量、完成时间、参与竞赛结果、考勤、会议出席、加班情况等信息。第四，通过与互联网的数据接口，收集教职工健康数据、家庭与社会关系情况、信用状况、违规犯罪记录，及时在社交网络上留下的蕴含真实意图、个人喜好的网络日志、视频等非结构化数据。只有不断拓宽数据来源与类型，有效增加数据“广度与厚度”，才能提高人力资源定量分析及发展趋势预测的准确性。

其次，提高大数据处理能力与效率，实现人事档案信息的被动利用向主动服务人力资源管理的转变，是加强高校人事档案信息化建设的核心内容。借助数据挖掘等大数据技术对人事档案信息系统收集的大数据进行深度开发。我们应当明确人力资源管理的目标，通过数据挖掘的维度归约、数据探索、关联规则、聚类分析，在海量数据中进行深入分析和有效挖掘，充分利用“冰山下的”、具有潜在利用价值的信息，掌握隐藏在数据内部的规律，预测人力资源发展趋势，为高校人力资源管理提供重要决策依据。

再次，加大宣传力度，增强高校各层面对大数据时代人事档案信息化建设的认识，多方筹措资金，切实保障经费投入和硬件设施、软件平台的改善，是加强高校人事档案信息化建设的思想基础和物质基础。第一，加强宣传，切实提高高校决策层、各管理部门、人事档案管理员及教职工对人事档案信息化建设的认识。第二，积极争取上级主管部门和地方政府的专项建设资金，开辟资金筹措渠道，专款专用，保证信息化建设的经费来源及有效使用。第三，在建设合格档案库房的基础上，配备高配置的计算机、服务器、扫描仪等现代技术手段，及基于大数据技术设计的人事档案信息管理系统。第四，加强人事档案信息系统、网络及服务器的安保设施与安保体系建设，为人事档案信息化建设的开展提供必要的硬件设施及软件平台。

[1]李越恒.企业人力资源管理基于大数据的“挖掘”[J].人力资源管理,2015,(2).

[2]维克托·迈尔-舍恩伯格,肯尼思·库克耶.大数据时代：生活、工作与思维的大变革[M].杭州：浙江人民出版社,2013.

[3]刘佳磊.基于大数据的人力资源管理变革[J].中国市场,2014,(44).

[4]李柯.大数据时代人力资源管理的机遇、挑战与转型升级[J].金华职业技术学院学报,2015,(4).

[5]黄诗龙,项杰.“大数据”点亮人力资源管理系统的大智慧——结合新华社人力资源大数据实践探析[J].中国传媒科技,2013,(23).

G275；G647

A

1005-9652（2017）02-0071-03

（责任编辑：虞志坚）

本文为湖北省教育厅2016年科研计划指导性项目“大数据时代背景下高校人事档案管理的现状及对策研究”（编号为B2016202）的研究成果。

张丽娜（1981-），女，陕西宝鸡人，黄冈师范学院人事处馆员，研究方向：人事档案信息化研究。