提升人事档案管理公共服务能力研究

文 / 马小平

提升人事档案管理公共服务能力研究

文 / 马小平

随着经济水平的不断提高和公共服务制度的建立，各个领域对人事档案公共服务能力水平的要求越来越高。一些人事档案管理部门已推行了一些改善措施，但还是存在着一些不足，不能满足广大人民群众的需求。文章从人事档案公共服务的定位出发，分析了人事档案管理公共服务的近况以及存在不足的因素，并提出了相关的改进对策。

人事档案；管理；公共服务能力

人事档案不同于其他类型的档案，它是对个人学历、政治面貌、思想道德品质等各方面的真实记录，对档案人具有重要的利用价值[1]，如在个人在申请某个职位、办理养老保险服务、参加公务员考试中都有一定的凭证与参考作用。总而言之，个人档案信息是否真实完整对一个人生活的各个方面都具有不可代替的影响。因此，人事档案管理部门应充分利用好网络信息技术带来的发展机遇，创新传统的管理与服务方式，为人们提供更多的服务渠道，实现档案信息资源的共建与共享，保障档案人的知情权与使用权。

一、人事档案管理公共服务的定位

（一）服务内容

在公共服务的视域下，人事档案管理部门的服务内容不仅仅是单一重复的档案提取、档案资料复印等内容，还提供关于政府公开信息的文件服务，促进公民对政府工作内容的了解与监督。除此之外，还应将个人的具体工作成就、诚实守信等证明材料放入个人档案，这不仅可以为个人应聘职位时提供凭证，还可以为各个单位组织提供参考，提高企业整体的精神风貌。

（二）服务目的

人事档案管理部门的服务目的不应局限于满足档案信息使用者的需求，还应维护广大人民群众以及部门组织的利益。在公共服务的背景下，人事档案部门的服务行为不再仅仅是一种为公众服务的行为，更是政府部门依法开展工作的行为，代表着政府为人民群众服务的形象。

（三）服务方向

人事档案管理部门的服务方向应以广大人民群众的公共利益为主。人事档案管理部门是我国重要的信息管理机构，应面向社会群体的公共利益，是提升人事档案管理公共服务能力的标志[2]。人事档案管理部门面向公共利益的服务方向包括以下两个方面：第一，人事部应采用开放式的管理模式，而不是依旧沿用传统的封闭式管理模式。人事档案除了可以流动到人事档案管理部门和企业单位组织外，还应允许流动到公共平台当中，提高人事档案的使用价值。第二，开放式的管理模式并不意味着没有任何约束，如涉及国家安全以及广大人民群众利益的档案信息，应受到重点保护；档案人的个人利益与社会公共利益发生冲突时应被限制提取档案。

二、人事档案管理公共服务能力近况

（一）落后的管理方式与内容

人事档案管理的方式与内容落后于人们的实际需求，不能为广大人民群众提供多样性的公共服务。随着我国社会经济水平的不断提高，对人事档案管理的需求越来越高，呈多元化趋势。目前我国人事档案管理的内容主要包括个人身份、学历、资历、处分、奖励、入团入党等方面的资料，而关于个人的具体工作成就以及地方管理的资料没有放入其中。由于落后的管理内容，导致人事档案管理方式单一，只是重复地提供查阅、复印等服务，处于被动状态，以至于公共服务能力得不到提升。

（二）封闭性的管理模式

当今我国的人事档案管理模式处于封闭性的状态，促使档案人员应享受的服务内容与权利受到制约。大部分人事档案管理部门仍然沿用计划经济时代的管理模式，忽略了档案人应享受的最基本权利，如知情权、使用权，导致人事档案管理工作不能真正落实[3]。封闭性的管理模式下，档案人不能查阅自己的档案资料，侵犯了档案人的使用权利；当档案人要提取自己的档案时，会出现不提供服务的情况，侵犯了档案人的合法权益；有些档案管理人员甚至在档案人归档时擅自修改他人的资料，严重危害了档案人的利益。

（三）不恰当的管理制度

由于管理制度存在不足，当前大部分档案人的档案资料处于分散状态，对人事档案管理公共服务能力的提升有很大的影响。虽然我国对人事档案管理部门提出了档案资料必须与档案人一起流动的要求，但是很多档案人的资料分散在各个档案管理部门，加上档案管理部门在处理档案时没有及时联系档案人，更加剧了档案资料的分散状态。随着经济体制的变革，档案人的主体意识增强，越来越重视自己的档案信息，促使档案人的档案资料分布在各个档案管理部门，如档案人的教育经历资料会分布在教育机构、企业等多个档案管理部门。

（四）对档案重要性的认识不高

一直以来，部分领导人对档案重要性的认识不高，认为档案管理工作只是简单的收集、整理、复印、修订等重复性的工作，不能给档案信息管理部门带来任何经济利益。只要档案管理人员能够保证档案完整，重要档案信息不泄露就行了。对档案重要性的认识度不高在很大程度上会影响着档案信息管理部门的公共服务水平，不能满足知识经济时代发展的需求。还有部分档案管理工作人员对档案重要性缺乏一定的认识，认为这只是一份谋生的工作，没有充分认识到自己的职责，工作积极性以及工作效率不高。

三、人事档案管理公共服务能力水平不足的原因

（一）落后的管理理念

落后的管理理念是导致人事管理公共服务能力水平不足的最主要原因。当前很多档案管理部门依旧使用计划经济体制下的管理模式，促使一些档案人与档案管理部门的工作人员“走特殊关系”，不利于各档案人之间的公平性[4]。受传统档案管理模式的限制，档案管理工作人员的管理理念很难随着时代的发展而变更，促使档案管理工作人员处于被动状态，没有积极主动服务于广大人民群众的意识，自然对提高管理人员的公共服务能力水平有重大的消极影响。

（二）缺乏科学理论指导

目前，在我国人事档案信息管理与服务领域还没有形成一套科学的理论指导体系，致使人事档案信息管理与服务工作当中缺乏科学的理论指导，导致工作管理人员需花费大量的时间与精力去整理档案人的档案资料，对档案的修订也没有一定的科学理论，促使档案管理人员在工作过程当中经常感到精疲力尽，工作积极性也不高，进而影响到人事档案管理公共服务能力水平的提高。

（三）各个档案管理部门之间不协调

由于经济利益的诱惑，各个档案部门想独自完成档案管理工作，但实际上独立的档案部门不可能把档案管理工作做好，需各部门之间相互协调，这种形势下必然会对档案管理部门的公共服务水平产生一定的影响。再加上人事档案管理部门隶属于行政管理部门，人事档案管理部门没有对档案调整的权力，导致人民群众对人事档案管理部门产生质疑，进而影响到了人事档案管理部门的权威性和公信力。

（四）管理程序不规范

没有一个规范的管理程序是我国人事档案管理部门的最大缺陷，也是导致管理人员公共服务能力水平不高的主要原因。如今，我国档案信息管理部门的档案收集、档案整理、档案利用、档案保护等各个环节都缺乏规范的管理程序，导致档案管理部门的工作效率不高。

四、提升人事档案管理公共服务能力的对策

（一）树立全新的服务理念

在公共服务的视域下，人事档案管理部门应树立为人民群众服务的理念，提升人事档案管理部门的公共服务能力水平。改变重视档案而不重视档案人的工作态度，建立一个为广大人民群众服务的档案信息资源与档案利用开发制度。在人事档案管理工作过程当中，应注重与其他部门相协调，进行档案管理工作时应做到依法行政，不断完善档案部门的管理制度；进行档案管理工作时应做到与户籍制度改革同步，避免因户籍问题而导致各个档案人之间存在不公平的现象；进行档案管理工作时应建立相应的监督制度，依法打击腐败现象。

（二）健全档案信息管理程序

要想提升人事档案管理公共服务能力，应先健全档案信息管理程序，促使档案管理部门的工作运行规范化。重新划分人事档案管理部门的职能，建立起管理与服务相结合的人事档案管理系统，积极主动为人民群众提供多种服务方式。创建规范的人事档案重建与修补程序，鼓励人民群众保管好自己的档案信息资料，建立档案人参与档案管理工作的管理模式，进而减少档案人与档案信息分离的情况。通过多种方式促进各个档案管理部门之间相协调、档案管理部门与档案形成部门相协调、档案管理部门与广大人民群众以及社会组织相协调，实现档案信息资源的共同建设与共同享受，保证档案管理工作的完整性。

（三）重视公共服务平台的建设

人事档案是广大人民群众生活的真实记录，具有一定的利用与开发价值。要想提升人事档案管理公共服务能力水平，首先得提升档案部门的管理水平。第一，要制定一个提升人事档案管理公共服务能力水平的计划，因为这是一个漫长而又艰辛的过程，需要花费大量的人力与财力，所以制定一个计划至关重要[5]。档案管理部门应积极建立档案信息服务与应用平台，不仅可以减少管理工作的成本，还可以提高档案管理部门的工作效率。第二，对档案部门的各类档案信息进行融合，建立档案信息服务网站平台，充分利用好网络信息技术的优势，为人民群众提供更多的服务渠道，提高公共服务能力水平。第三，结合计算机系统的利用，实现公共信息有效公开，满足人民群众的不同需求。第四，建立健全档案公共信息服务系统，确保公共档案信息的安全性。

（四）提高档案管理服务人员的素质

人事档案管理服务人员是档案信息管理部门的主体，因此提高档案管理服务人员的素质很有必要，特别是在公共服务与网络信息技术的时代背景下。首先，得提高档案管理人员的工作积极性，让档案管理人员积极主动服务于他人。其次，做好宣传工作，增强档案管理人员的责任感，做到把真实可靠的材料放入档案内，保障档案资料的完整性，避免因工作缺失给档案人带来不必要的麻烦。最后，定期对档案管理人员进行培训，提高档案管理服务人员的素质，让他们充分认识到档案管理工作的重要性。

（五）完善档案管理制度

首先，完善档案管理制度应建立在单位特征的基础之上，保障制度的科学性，符合当代档案管理的实际需求。其次，完善档案管理制度应以简洁明了、具有实用性等特点为目的，而不是做摆放样式，促使在人事档案管理与服务工作当中能够很好地发挥档案管理制度的作用，保障档案信息管理工作顺利进展。然后，完善档案管理制度，确保其对管理人员以及领导人员具有制约性。领导与管理员的行为不但会对人事档案管理工作产生一定的影响，而且还会影响到档案管理部门在人民群众心中的公信力。最后，在档案信息管理工作过程当中做到严格按照档案管理制度执行任务，做到既有惩罚也有奖励。

五、结语

人事档案信息管理部门应随着时代的更变，创新档案管理模式与管理制度，提升人事档案管理公共服务能力水平。通过对人事档案管理公共服务的分析，发现存在以下几个不足的现象：落后的管理方式与内容；封闭性的管理模式；不恰当的管理制度；对档案重要性的认识不高。并对存在不足的原因进行了分析，得出了相关的结论：落后的管理理念；缺乏科学理论指导；管理程序不规范。因此，人事档案管理部门应树立全新的服务理念，做到真正落实公共服务工作；健全档案信息管理程序，促使档案管理工作的科学性；重视公共服务平台的建设，为人民群众提供更多的服务平台；提高档案管理服务人员的素质，提高档案管理工作效率；完善档案管理制度，树立档案管理制度的权威性。

[1]郭素萍.推进档案管理水平、提高档案公共服务能力[J].山西档案,2012,(S1)：90-91+110.

[2]王玉.大数据背景下高校人事档案管理的思考[J].山西档案,2015,(4)：96-98.

[3]袁芝.高校人事档案管理体制的选择与完善[J].山西档案,2011,(5)：35-36.

[4]李丽环,孙红磊.论人事档案部分向当事人的开放工作[J].山西档案,2016,(1)：88-90.

G271

A

1005-9652（2017）02-0062-03

（责任编辑：魏登云）

马小平（1978-），女，河南南阳人，南阳理工学院讲师，硕士，主要研究方向：经济类、管理类。