新形势下企业档案保密工作的问题与对策

文/赵昕

新形势下企业档案保密工作的问题与对策

文/赵昕

新形势下，档案保密管理工作既要确保档案使用时的安全，又要最大程度地利用档案文件。档案管理人员必须加强保密管理，防范泄密，要努力提高综合素质，恪守职业道德，遵守规章制度，保证各项档案资料的安全和完整，确保档案利用工作的顺利展开

在科学技术日新月异和各类业务快速发展的新形势下，档案的数量和种类显著增加，档案的作用越来越重要，档案保密工作也出现了新情况、新问题，档案的保密管理工作已经超出了传统的保管好文件的概念。面临更加严峻和复杂的形势，企业档案工作需要与时俱进，使档案事业不断健康发展，为经济的发展保驾护航。

一、档案保密工作的意义

企业档案中含有大量的科技资源和知识信息等内容，尤其是涉密档案，涉及企业的商业秘密，甚至包含国家的核心秘密信息和数据，直接关系到国家和企业的安全和利益，稍有不慎就会造成无法弥补的损失，应该充分认识档案保密工作的重要性。做好档案保密管理工作，容不得半点疏忽大意，要求档案部门不断增强责任感和使命感，高度重视和重新审视档案保密工作，切实加强档案管理制度建设，对档案从业人员素质和保密管理水平提出更高的要求。

二、现状与问题

1、档案保密规章制度不健全

很多企业的档案日常管理措施不够全面严密，没有融合和充实保密工作的内容，在档案阅览、外借、复制等工作中未对不同层次的利用人员采取不同的利用方式，涉密档案的利用工作无章可循。在实际工作中，档案部门大力开展档案的开发利用工作，挖掘档案价值，而同时保密部门关注涉密档案的安全性，确保在保密期限内不发生失泄密，在做好保密与利用工作的紧密衔接方面无专门的规章制度，容易忽略涉密档案的时效和范围，对涉密档案保而不用，致使其失去档案的价值。

2、档案人员综合素质欠缺

档案人员保密意识淡薄，疏于防范，或违反有关保密规定行事，工作中有失泄密的隐患和漏洞。把涉密和非密文件混合组卷、存放、提供，未做分类管理，容易造成档案泄密。缺乏保密专业知识，难以准确区分保管期限与保密期限两个不同的概念。涉密档案的借阅缺乏审批程序，对知悉范围控制不够严格。当涉密档案保密期限已满或定密机关解密后，未及时进行密级调整或解密，按照公开档案进行管理和开放利用。在信息化快速发展，计算机网络应用越来越广泛的新形势下，部分档案人员缺乏计算机知识，电脑中存在各种安全漏洞，容易让不法分子有可乘之机，造成档案信息泄露。

3、档案库房硬件设施不完善

档案库房的科学管理，是维护档案安全保密的基本保障，直接影响档案的安全性与完整性。在实际工作中，许多企业对档案库房的选址不重视，不科学，随意安排一间办公室用作档案库房，无法做到库房、办公室、阅览室三分开。有的企业将档案库房设置在人员密集的场所或一楼大厅出入口处，前来办事人员和非档案管理人员进出档案库房未实行登记制度，有很大的安全隐患。还有的企业认为档案工作不直接产生经济效益，片面地认为档案工作可有可无，对档案的保密工作也缺乏足够的认识，档案安全意识淡薄，投入资金不足，导致档案库房基础设施不完善，如未按照保密要求安装铁门、铁窗、保险柜、电子监控等设备，防盗措施不严密，涉密档案未在保密文件柜中隔离存放，未实行专人管理，这样的保管条件状况将直接影响到档案实体的安全与档案信息的保密。

三、对策与措施

1、完善档案保密管理制度

加强日常保密管理，实行岗位责任制，对保密责任进行细化和分解，把保密要素渗透到档案管理的立卷归档、分类保管、开发利用等各个环节。落实保密措施，对涉密文件资料实行单独立卷归档、专人管理、专柜保存。规范涉密档案借阅程序，认真履行登记、审批、签字等手续，及时与制发机关和保密部门会商，经批准后方可查阅。查阅范围严格控制在文件材料原知悉范围内，做到传阅范围不扩大、对象不扩散。

严格控制复制涉密档案，档案资料的复印必须在企业涉密复印机或有保密资质的印刷厂定点复印，不在企业外随意复制，复印件视同原件管理。对密级发生变化或秘密期限届满的档案文件，应及时调整密级，按公开文件进行管理。

2、提高档案人员保密素质

档案人员保守秘密责任重大，必须有较强的责任心和高度的保密意识，在工作中养成良好的保密习惯，防止在不知不觉中泄密。通过开展保密培训、观看保密宣传片、订阅保密宣传教育书籍、杂志等方式，使档案人员了解保密工作的基本知识，认识保密形势的严峻性和保密任务的艰巨性，不断提高档案人员保密意识。同时加大档案保密工作宣传力度，通过保密手册、知识竞赛、宣传栏等多种宣传方式，增强广大员工的档案保密观念。加强档案人员对保密和计算机专业知识的学习，学会基本密级调整方法，会对计算机采取加密措施，提升档案工作综合业务水平。

3、加强档案库房安全管理

档案库房是存放档案的重要场所，要遵循安全保密、功能合理、因地制宜的建筑设计原则。一般来说，要按照国家规定单独兴建，对于不具备条件或规模较小的企业，根据实际情况将库房设置在较高楼层，选址要符合防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗、防水、防有害气体等“十防”措施要求，远离易燃、易爆、潮湿、有污染的场所。涉密档案要采取保密安全措施，加强保密设施建设，配备防盗门窗、防盗报警器、密码文件柜、保险柜、碎纸机和消防器材等，从保管条件上确保档案的安全。存储涉密档案的箱柜实行定人、定岗、定责管理。外来办事人员因工作需要确需进出档案室的实行登记管理，提高安全性。

档案保密管理工作任重而道远，在革命战争年代，保密就是保生命，而在和平建设年代，保密就是保发展。档案保密是现行文件资料保密的延伸和拓展，不能因为涉密文件资料已经立卷归档，进了档案室保管，就如同进入了保险柜，可以高枕无忧。新形势下，档案保密管理工作也变得更加复杂，在档案的保密管理中既要确保档案在使用时的安全性，又要最大程度地利用档案文件，保密工作责任重大，任务艰巨，必须加强保密管理，防范泄密。档案管理人员要努力提高综合素质，恪守职业道德，遵守规章制度，保证各项资料的安全和完整，确保档案工作的顺利展开，同时进一步提高档案保密意识，投入必需的人力、物力和财力，切实加强档案库房的基础设施建设，建立一个坚固、安全的档案保管场所，不给不法份子提供窃取档案信息的机会，更好地维护国家和个人利益。

（作者单位：陕西省地方电力（集团）有限公司）