民办院校人事档案管理探索研究★

■ 刘永祥 樊荣珍

民办院校人事档案管理探索研究★

■ 刘永祥 樊荣珍

人事档案是一个人经历的记载，在人的一生中起着重要的凭证和依据作用，是最准确的信息资料，具备珍贵的保存和使用价值。而目前在我国的民办院校之中，人事档案的管理普遍存在很多问题，通过探讨民办院校教师人事档案的重要性与存在问题并提出对策性建议。

民办院校 人事档案 管理 建议

随着教育事业的发展，民办高校已经成为我国高等教育体系的一个重要组成部分。但是民办高校教师在人事档案管理方面存在诸多问题。对于民办院校的广大中青年教师而言，学校和工作不仅是其生存的基础也是他们发展的平台，他们即需要有一种归属感和安全感，也需要事业的发展。高质量的教师队伍是民办高校生存发展的关键。因此建立健全民办院校的教师的人事档案，帮助他们以后的发展与规划尤其重要。

一、人事档案的重要性

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的反映建档对象的个人经历、思想品德、业务能力、工作状况以及所受奖励、处罚等方面的材料，是以个人为单位集中保存起来，供备查的文字、表格及其他各种形式的原始记录，是一个人经历的记载。高校人事档案是学校教学、科研、职称评定、提拔任用干部等的重要依据。随着民办高校的兴起，人事档案成为记录教师流动、个人成长的重要依据。是民办院校教师职称评定、办理个人退休、养老保险、医疗保险的重要凭证，它是评判一个教师人生工作轨迹的关键证据。

由于民办高校用人机制的灵活，人才流动频繁，许多年轻教师认识不到人事档案的重要性以及民办高校对人事档案的管理不到位，导致教师个人档案内容不健全、档案丢失、或下落不明等情况时有发生。那么人事档案对一个人的作用是否重要？毋庸置疑，在中国的国情之下，人事档案甚至可以决定一个人的政治命运。正如有的学者所说，它是一个人存在于社会的“印迹证据”。人事档案具有真实性、全面性、现实性、动态性、流动性和保密性等特点，有很高的保存价值和使用价值。如果个人档案遗失、档案模糊不全，那么教师在职称评定、办理退休时，可能会由于档案上的问题带来意想不到的麻烦。特别是民办院校教师随时会流动去向企业、考取公务员或其他事业单位，其在民办院校的人事档案就成为过去工作、经历的证明。人事档案里面的概要经历、德能勤绩体、奖惩等综合记录，就成为新单位历史地、全面地、了解和使用人的重要依据。但是，由于各种因素的影响，民办高校人事档案工作受传统档案管理的一系列制度的影响，还存在许多问题。随着教育体制改革的深化，民办院校教师人事档案管理已成为教师队伍建设的重要组成部分，应逐渐纳入干部人事档案管理体系，与公办院校一样实行人事档案规范化、标准化管理。

二、民办院校人事档案存在问题

1.“弃档”现象严重

根据中组部、人事部规定：县以上人才流动服务机构为流动人员档案管理机构，非国有企业、事业政府部门等不具管职员人事档案的资格。因此民办院校教师的人事档案就只能挂靠在当地、市人事部门专门为流动人员建立的档案保管中心——市人才交流服务中心。这是一种带有一定商业色彩的档案保管机构，所有挂靠在该中心的档案，委托企业或委托人每月需缴纳一定的保管费用。合同期内是用人单位缴纳保管费，但合同期满以后，用人单位不再承担此费用。教师辞职去其他单位以后，有些民办学院不给开调档证明，导致教师不得已的弃档。结果发现没有带走人事档案好像并不影响他个人的发展。因此，很多年后，对人事档案的在意程度也就日益淡化，对挂靠在人才交流中心的档案不再问津，任由其成为“死档案”。

2.人事档案材料内容陈旧，缺乏可用性

根据相关规定，人事档案要正确全面地反映一个人的德、能、勤、绩、体等方面的情况，归档内容应具有真实性、专业性、动态性和机密性。“档随人走，人档统一”，强调了档案管理人员要将反映教师本人工作表现、德才能绩等方面的内容进行归档。特别是在教师调入、调出时，检查补充完善档案材料内容，做到“档随人走，人档统一”。但民办院校的教师多为刚从学校毕业的青年，或从其他单位进入学校的年轻人，其档案里面多是在校期间的入学材料、学籍表、成绩册、毕业登记表、入党或入团志愿书等材料。毕业生进入社会从事工作后的工作表现、取得的成绩等近期材料很难见到。导致很多教师的个人档案出现多年的空白，教师个人档案缺乏真实性、有效性和全面性，档案可用率不高，没有使用参考利用价值。

3.民办院校人事档案管理制度不完善

由于民办院校的特殊性，人事档案管理部门大多缺乏专业档案人员，对人事档案业务生疏，管理人员未经过专门培训，对人事档案需要归档内容不清楚，尤其是民办院校人事部门由于工作繁重、或者人员换动的频繁，不能及时收集教师个人在民办院校工作期间产生的反映个人成长变化的重要材料。特别是一些民办院校由于其本身用人制度随意性和没有具体法规约束，导致人事部门对收集职工个人档案材料的不重视，不能及时把教师在工作中取得的成就、学历晋升、取得的专业技术人员职(执)业资格和能力、专业特长、科研成果、技术创新以及教师德、能、勤、勤等业绩材料补充进教师的个人档案，并递交人才交流中心归档。

4.档案内容重政治性，缺乏业绩材料

由于强调进档材料的精炼性，导致人事档案中的材料大部分是表格、小结、评语等，定性描述多，定量分析少。这些描述性材料多是避重就轻，定性不当或模棱两可；有的受僵化模式的影响，往往不能正确反映出一个人的真实情况。而且重政治性材料，轻业绩类材料。对教师来说，每年的业务考核、工作量完成情况等真实量化考核材料却被拒之。由于形成业绩材料的部门分散，归档的制度也不十分明确，所以，很难保证这类材料全部归档。现存人事档案里履历表、政审、职务变动、工资变动等材料不能全面反映每个人德、能、勤、绩、体等多方面的真实情况。

5.人事档案管理手段落后，信息化建设水平低

目前大多数单位没有采用人事档案计算机管理，人事档案管理基本上还处于手工操作阶段，凭经验、凭记忆查找档案。传统的人事档案管理侧重于档案实体的管理，档案管理人员需经过手工收集、归档、整编、装订等烦琐手续后，才能提供单位利用，工作量相当大，效率低，严重浪费人力。信息化建设上也远远没有达到标准，档案管理人员仍处于半体力劳动中。在信息化社会里，人事档案工作的技术手段远远落后于现代社会，高科技在人事档案工作中的推广和应用力度不大，工作效率不高。很多组织的人事档案仍旧延续纸质化的老路，员工填写好履历表，提交了相关证明材料之后，就此放进档案盒锁进柜子里，不到必要时期，任何信息都无法查找。电子化人事档案的普及率低，即使存在电子档案，也仅仅停留在性别、年龄、政治面貌等基本信息的记录上，缺乏系统管理与操作，电子数据缺失情况严重。

三、民办院校人事档案管理的对策

1.构建服务型的人事档案机构，建立合理的收费制度

可以参照社会保障部门收取费用的方法，档案保管或移交收取必要的手续费、保管费及咨询服务费等。对民办院校教师人事档案保管费用可采用由单位定期缴纳或保管单位代为收取的方式，减少民办院校教师压力。对辞职或去其他单位的教师档案应及时通知调档或转档，不得以各种借口克扣教师个人人事档案。无论公办还是民办，教育都属于一个国家的大事，因此有条件的民办院校成立有党委组织人事部门机构，且管理工作规范，可设置人事档案管理部门来管理教师人事档案。国家及地方政府部门应加大对个人人事档案管理的投入，加强基础设施建设和专业技能人才的培养，减轻档案保管部门的经济压力，使档案机构由商业性向公共服务性转变。提高档案机构档案人员的综合素质，加强专业技能培训。与民办院校或教师之间加强联系与沟通，督促他们及时更新档案，保证档案的完整性、准确与安全，促进人事档案管理的全面、规范化，使人事档案管理由传统的行政化管理向社会化、服务化管理转变。档案管理人员还应对放置在人才交流中心的人事档案定期进行检查，确认并及时对档案进行补充、完善，防止个人空白人生档案的发生。

2.增强民办院校职工人事档案意识

加强培训与社会宣传，普及法律法规和人事档案管理专业知识等，使民办院校人事部门的有关人员加强人事档案管理意识，提高做好人事档案材料收集归档工作的责任心和自觉性。同时提高教师自身对人事档案的认识、自我保护意识，使得民办院校的人事档案管理朝着更加完备、更加规范、更加专业的领域发展。当前，人已经成为社会人，人才流动加速，那么记载个人德、能、绩、勤的人事档案成为社会用人重要参考。因此民办院校或者个人应重视人事档案补充、完善人事档案管理。增加教师业务类档案，像教师在校期间的聘任技术职务材料，职称变动、调资表；教学成绩考核材料；科研成果的评价材料，专著与论文等。这些材料的充实，可以使人事档案更准确地反映出教师的全貌，人事档案的作用也会因此而扩大。它不但对学校人事部门考察教师有用，对学校教务部门衡量教师教学都有重要的参考作用，它可以起到人才信息库的作用。

3.健全收集制度，坚持集中收集、多渠道、多形式收集

人事档案建立后，并不意味着人事材料归档的完成和收集工作的结束，它应是伴随案卷主人的成长历程而不断增加。学校的人事档案虽然多，但有规律性、阶段性、时间性。例如学年度的工作考核，一般是在学年末进行的；评优、评奖的表彰活动一般是在“教师节”进行，职称评定一般是上半年评审，下半年发文公布。所以，抓住档案材料形成的规律，做到嘴勤、手勤、眼勤，注意了解各有关部门的工作动态和活动规律，掌握材料形成的信息，建立科学的收集与传递制度，及时将有关材料收集归档，防止时过境迁而造成档案材料的遗忘、丢失和损坏。

4.加强人事档案的信息化管理

计算机与网络已经成为现代信息技术的核心，采用现代技术设备管理人事档案，可提高工作效率和管理水平，同时也节约人力成本。利用计算机技术对人事档案进行储存、查找，拓宽了服务面，变“死”材料为“活”信息。所以，首先要建立人事档案数据库。建立人事档案信息数据库后，教师基本信息的基础数据只需一次录入就可以多次反复利用，大大节约了人力成本。实现档案的分类、统计、编辑、查询和打印功能；档案的流转、信息登记、维护等功能，大大提高人事档案信息的效率和质量。其次，加快全文数据库的建设。从保护实体档案的观点出发，行之有效的办法须利用现代工具通过扫描仪把易磨损、利用频率及利用价值高的档案材料输入到计算机中。这样，可使利用部门根据需要调出相关内容，通过屏幕查阅，把需要的进行摘录、打印等。通过档案信息化，可以提高人事档案利用工作的效率和质量，实现人事档案的信息化和现代化管理。

民办院校人事档案管理必须打破传统模式，明确服务方向、扩大服务范围、提高服务质量。激活人事档案管理，实现档案管理的规范化、科学化、现代化，才能使干部人事档案更好地为人才的开发和利用服务，适应人才市场需求。

[1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版，2002.

[2]刘琴.人事档案管理问题与对策[J].档案学通讯，2007(3)：67—69.

[3]范侠.关于聘用制下高校人事档案管理的几点思考[J].武汉交通职业学院学报，第11卷第3期:74-75.

[4]罗剑丽.人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考[J].科技情报开发与经济，2009年第19卷第35期:143-144.

★本文为云南经济管理学院科学研究基金项目“云南省民办院校人事档案规范化管理研究”（项目编号：2016KY28）成果之一。

作者单位：昆明理工大学档案馆
云南经济管理学院档案馆