砥砺开拓 强化落实确保全省电子档案备份和精准扶贫档案工作上新台阶——在全省电子档案备份暨精准扶贫档案业务研讨培训班上的讲话（2017年7月13日）

■ 云南省档案局党组书记、局长 黄凤平

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砥砺开拓 强化落实确保全省电子档案备份和精准扶贫档案工作上新台阶
——在全省电子档案备份暨精准扶贫档案业务研讨培训班上的讲话（2017年7月13日）

■ 云南省档案局党组书记、局长 黄凤平

同志们：

今天我们在这里举办电子档案备份暨精准扶贫档案业务研讨培训班，主要任务是深入贯彻落实全国档案安全工作会议精神及陈豪书记5月份在保山德宏调研时关于“要注重扶贫历史资料收集，建立健全我省扶贫工作档案”的重要指示精神，积极融入国家安全观重大战略和我省决战扶贫攻坚大环境，坚持稳中求进工作总基调，认真总结交流我省电子档案备份和精准扶贫档案工作的经验做法，进一步明确电子档案备份和精准扶贫档案工作的目标、任务和要求，在新的起点上更加积极稳妥地做好电子档案备份工作和精准扶贫档案工作，确保电子档案和精准扶贫档案完整、系统和安全，为档案事业长远发展打下坚实基础，为党的十九大胜利召开营造良好的氛围。

今天上午，大家到省重要档案和电子档案备份库进行了参观，对集中备份工作有了初步了解。会上，部分州、县档案局就电子档案备份和精准扶贫档案工作经验进行了书面交流。刚才，惠杰同志和建东同志分别就《云南省电子档案集中备份管理办法》和《云南省精准扶贫档案工作实施细则》进行了解读。希望大家认真学习领会，把握电子档案集中备份和精准扶贫档案工作的重点和基本要求，切实推动本地区电子档案备份和精准扶贫档案工作。

电子档案备份工作和精准扶贫档案工作是我省今年的两项重点工作，在今年2月召开的全省档案工作会议上，已就这两项工作进行了安排部署。但从上半年情况来看，这两项工作尚未全面推进，多数档案部门对电子档案备份工作的重要性、必要性认识不足，尤其对集中备份工作认识不到位。与扶贫部门联合规范精准扶贫档案工作的积极性、主动性不强，两项工作推动力度不大。上个月召开的全国档案安全工作会议客观系统地总结分析了档案部门在档案安全管理中存在的隐患，尤其对档案信息安全提出更高标准更严要求，省委省政府领导对我省扶贫攻坚档案工作也提出了殷切希望。全省各级档案行政管理部门必须高度重视，以对国家负责、对事业负责、对人民负责的态度来抓好电子档案备份工作和精准扶贫档案工作。

下面，我分别就电子档案集中备份工作和精准扶贫档案工作，讲两点意见：

一、深刻认识电子档案备份工作重要意义，切实有序开展电子档案备份工作

（一）进一步提高集中备份重要意义的认识，筑牢信息化时代的档案安全思想防线

目前，我省各级档案部门在大力推进数字档案馆建设，“存量数字化”和“增量电子化”，使档案部门面临着“数据无休止增长”的管理难题，近期爆发的专门破坏电子文档的勒索病毒给我们又一次敲响了警钟。为保障我省国家档案资源特别是电子档案安全，落实国家有关要求，省委省政府做出建设省重要档案和电子档案异地备份库、开展重要集中备份工作的决策。这是一项保障档案绝对安全的重大举措，是维护我们党和国家历史记忆永不消失的有效途径，是新形势下我省档案安全体系建设的重要内容。各级档案行政管理部门要高度重视电子档案备份工作，尤其是集中备份工作，充分认识其重要意义，进一步增强备份工作的自觉性和主动性。

要充分认识到：电子档案备份工作是贯彻安全发展战略，建设档案安全体系的重要手段

2014年4月15日，习近平总书记在中央国家安全委员会第一次会议上提出了总体国家安全观重大战略思想，指出要“构建集政治安全、国土安全、军事安全、经济安全、文化安全、科技安全、信息安全、生态安全、资源安全、核安全等于一体的国家安全体系”，明确了维护国家安全的目标任务，重点强调了11个领域的安全。档案，作为党和国家各项工作，包括这11个领域工作重要信息的真实记录，其安全工作也必然包含在国家安全体系之中。尤其近年来随着信息技术的高速发展，全国许多城市都在构建大数据、云计算，各行各业电子文件大量产生，电子文件的安全问题提上议事日程，各地各单位对电子档案的备份工作日趋重视。2009年，在国家有关部门关于电子文件管理的文件中就提出，有条件的档案馆应根据灾害备份的要求，建立本级电子文件备份中心或异地备份库。同年召开的全国档案馆工作会议将“电子文件备份中心”作为档案馆“五位一体”功能之一，提出建立重要档案异地、异质备份制度，确保国家信息资源的绝对安全。此后，历年的全国性档案工作会议都把档案备份作为档案安全管理重点问题予以强调。去年国家档案局印发的《关于进一步加强档案安全工作的意见》提出：“要制定数据备份和迁移策略并认真实施，要对重要的数字档案资源实行异地异质备份，并及时进行检查、迁移，确保数据长期安全保存”。国家档案局明华局长在前不久召开的全国档案安全工作会议上多次强调“要进一步做好档案数据的安全备份。”

省委省政府也高度重视电子档案备份工作，根据我省实际情况，提出集中备份的要求。在《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》之“构建档案科学安全精细管护体系”部分明确提出：“力争在2020年前，实现全省重要档案和电子档案集中备份。”《云南省档案事业发展“十三五”规划》明确指出：“要做好电子档案备份工作。建成并投入使用省重要档案和电子档案备份库，建立健全备份制度，逐步实现全省重要档案和电子档案的集中备份”。2015年，省政府投资3600余万元在安宁建成全省重要档案和电子档案备份库，我省的集中备份规模及相关设施设备，在全国目前已投入使用的省级集中备份库中也属前列。

开展电子档案备份工作既是国家安全战略组成部分，也是档案事业持续发展的重要支撑。国家和省的相关部署、安排和要求已摆在我们面前，各级档案部门必须要主动融入和服务于国家安全发展战略，把备份制度切实落实到位，为科学发展奠定更加坚实的基础。

要充分认识到：开展电子档案备份工作是应对各类突发事件和自然灾害，确保电子档案信息完整与安全的重要途径

我国是一个地震、洪涝等自然灾害多发国家，云南省地理环境复杂多样，更是其中的重灾区。而且，近年来随着社会改革的不断深化，各种社会矛盾日益凸显，局部性社会冲突时有发生。各种自然灾害加上社会冲突频发，对档案安全构成极大威胁。历史和现实告诉我们，毁灭性自然灾害和人为失误是不可避免的，随时都可能发生，而一旦发生，就会对档案造成毁灭性损失。如果没有数据备份和数据恢复手段与措施，那么数据丢失或损毁造成的损失是难以估量的。规划一套高效智能的备份解决方案，是档案部门迫在眉睫的大事。

我国档案备份工作具有悠久的历史渊源。早在西周时期，我国就有了档案备份制度。隋唐时期，珍贵档案要抄写50多套。清朝档案能大量留存至今，就与副本制度的完善有直接的关系。20世纪30年代初，党中央的所有档案都要准备3套，一套送中央特科，一套送中央文库，一套送共产国际。这为我们的备份实施提供了可贵的历史参照和很好的策略选择。国家档案局提出实施档案备份制度后，我省主要采取馆际互备机制，开展结对备份。同时，也将集中备份工作列入议事日程。在省委省政府的支持下，省重要档案和电子档案备份库得以建设。备份库的定位，除了保存少量珍贵档案的仿真、复制件和缩微胶片外，就是存储电子档案数据的档案馆库，其主要功能是集中保管全省146个国家综合档案馆、各省级机关、专业档案馆的电子档案备份的中心。备份库选址位于上世纪50年代修建的原省档案馆战备后库，该选址隐蔽且符合国家要求的档案馆库选址标准，而且多年来实践也证明，此地安全可靠且交通便利，有利于档案的安全备份保管。目前，备份库已装配离线备份介质存放柜、离线硬盘存储柜、电子档案备份数据管理系统，可存储离线备份数据和介质，电子档案异地备份技术保障架构已经初步成形。未来，在条件允许的情况下，我们还将逐步完善健全备份系统，逐步实现电子档案专线远程或者脱机传输备份和恢复功能，并且在自愿共享的原则下，通过整合全省的电子档案数据资源，逐步实现我省档案资源开发利用的一体化。

要充分认识到：电子档案备份工作是应对新技术条件下档案部门普遍存在的安全管理短板，不断提升电子档案安全管理能力的重要措施

信息化技术的应用对于档案部门的影响是巨大而深远的，计算机技术、网络技术、数字档案馆的出现和发展，从根本上改变了档案工作的面貌，不仅拓宽了档案馆服务的范围和渠道，也在一定程度上减轻了档案工作者的工作量和负担，使利用更加便捷，这种改变是革命性、基础性。近年来，全省档案系统在不断加快纸质档案数字化进程，在未来，电子档案必将与纸质档案并驾齐驱，成为档案载体主流之一。但是“福兮祸之所伏”，在享受技术进步带来的便利时，我们必须面对黑客攻击、病毒感染等网络安全问题，馆藏资源面临着被非法窃取盗用的危险；同时，由于计算机技术的进步速度以指数计，快速更新的软硬件设备又增加了日常管理的难度和资金压力。

目前，我省各级综合档案馆数字档案超过2.6亿画幅，其中省馆8000多万画幅，另外，全省还有海量的电子档案数据散存在各机关、事业单位、大专院校档案室。开展备份工作是应对新技术条件下电子档案安全严峻形势的必然选择。数字信息高度依赖设备，对保存、管理手段要求更高，而我省大多数档案部门尚不具备电子档案信息安全保管条件，信息安全保管能力较低，对电子档案进行备份势在必行。目前，我省电子档案备份工作正在稳步实施，省馆与贵州省馆，16个州市和部分县馆结对互为备份基地并开展备份工作，但在工作中存在结对缺少方向，操作难度较大，备份场所受限，基本处于各自为政的情况，档案备份工作推动力度不大。在此背景下，省局提出“集中管理”的解决办法，作为结对备份的升级措施和长效方案。实行集中备份，一方面可以集中我省电子档案备份所需的基础设施、设备资源，节约各地备份成本，系统、安全地开展备份工作；另一方面可以有效规范、统一电子档案备份工作，确保备份工作得到落实。省重要档案和电子档案备份库的建成，为我们开展电子档案集中备份奠定了坚实的物质基础。各级档案部门要充分利用好现有资源，先行先试。

（二）进一步推行落实备份制度，积极稳妥开展集中备份工作

一要规范做好本地备份工作。在实施数字档案馆（室）建设的过程中，各级档案部门一定要高度重视档案备份工作，对档案馆馆藏档案数字化副本、数字档案馆系统数据、新接收的电子档案等档案数据务必及时、完整、规范做好本地备份。在工作调研和检查中我们曾经发现，部分档案馆将接收进馆的电子档案硬盘锁进档案柜中保管，以为硬盘不丢就可以确保安全。这是极端危险、也是极端错误的，一旦硬盘损坏，数据不能读取，这部分数据就丢失，以前的工作也白做了。因此，大家一定要高度重视，做好备份工作。不但我们自己要做好，也要在档案业务指导中，要求各立档单位做好电子档案备份。

二要继续实施馆际互为备份工作。各级国家综合档案馆要继续实行馆际之间互为备份制度，按照国家局的相关要求，本着自愿的原则，选择相距300公里以上的档案馆互结备份对子，互为对方提供异地备份库；备份馆双方就权利和义务、备份复制交换、保管条件、安全管理等事宜充分沟通协商，签订协议，确保备份档案安全。

三要重点开展集中备份工作。

首先要充分调研评估，制定工作方案。集中备份是一个系统工程，各级档案部门要本着“安全、可靠、经济、便捷”的工作原则，循序渐进地推进。要对本单位电子档案情况进行调查摸底、全面梳理，明确电子档案和数字化档案的范围和数量，过去备份情况及安全等级等情况，做到心中有数，并据此制定集中备份工作实施方案，分步聚有计划地实施。省局要主动了解掌握各级档案部门电子档案存量现状，根据各地不同情况，分年度制定集中备份工作计划，安排布置集中备份工作任务，并提供优质高效的备份保障服务。

其次要强化过程控制，建立管理规范。各级档案部门要组织相关人员认真学习《云南省电子档案集中备份管理办法（暂行）》，熟悉掌握集中备份的业务流程和要求，明确步骤程序、备份方式、时限要求、维护更新要求等，在具体工作中切实加以落实；要根据各自职责，建立健全本单位电子档案集中备份相关管理制度和工作规程，包括备份工作安排、实施、移交、取回、介质管理、备份人员岗位责任、应急处理预案等。省局要进一步细化集中备份实施和备份库管理的相关制度和标准，建立完整规范的备份介质管理台账，保障电子档案集中备份工作规范化、标准化开展。随着条件的不断完善，省局还要逐步开展备份数据检测工作，定期会同送备单位共同对备份数据进行检测，以确保备份数据的完整性和规范性，遇有损坏，及时修改或更换。在此要强调一点，各级档案部门要强化风险意识，落实保密工作要求，采取有效措施防止电子档案信息和存储介质失控。无论是在电子档案形成过程中，还是电子档案备份运送和保存过程中，都要加强制度管理和技术防范。备份操作须在安全隔离的计算机网络中进行，备份操作流程设计时要考虑不同角色工作人员之间的分工和监督制约。工作人员实施备份要进行严格的身份认证，并保留完整的操作日志。

再次要加强沟通协调，落实安全责任。各级档案部门要认真贯彻落实国家档案局《关于进一步加强档案安全工作的意见》，主动向当地党委、政府宣传电子档案集中备份工作的重要意义，争取党委、政府主要领导的重视和支持；要建立完善集中备份保障机制，主动与相关部门沟通协调，落实包括必需的人、财、物在内的保障措施；要建立党委政府领导，档案行政管理部门依法监管，各部门各单位全面负责的安全工作机制，严格落实集中备份档案安全责任，确保集中备份工作全程可控、安全。

最后要明确职责分工，建立通报机制。各级国家综合档案馆要按照《云南省电子档案集中备份管理办法（暂行）》，做好本地电子档案数据备份实施，保障备份数据质量，并定期向省重要档案和电子档案异地备份库备份电子档案数据。各州、市局要配合做好集中备份动员和实施工作，对本行政区域内电子档案移交备份库集中备份的质量和安全负总责。省局要按照“2017年完成8个以上综合档案馆或专业档案馆电子档案在备份库的集中备份，2018年要完成全省50%以上国家综合档案馆电子档案在备份库的集中备份，到2020年要实现全覆盖”的目标，牵头做好集中备份总体工作规划，细化技术标准、操作细则和备份要求，做好全省备份工作指导、实施和业务培训。省局将建立备份通报制度，定期通报各地备份情况。

二、担负规范精准扶贫档案工作的历史责任，切实全面推进精准扶贫档案工作

（一）找准问题，提高认识，增强做好精准扶贫档案工作的责任感和使命感

自精准扶贫工作开展以来，我省各级档案部门根据实际，以扶贫挂钩点为试点，通过研究制定管理规范、举办培训、编辑工作手册等方式，充分发挥档案专业特长，积极服务扶贫攻坚。尤其2016年底制定出台《云南省精准扶贫档案工作实施细则》以来，各地按照国家和省的标准要求，积极开展精准扶贫档案工作，取得了一定的成绩，部分地区精准扶贫档案得到科学、规范的收集和管理，扶贫成果资料得以安全保存。

但是，从整体情况来看，我省的精准扶贫档案工作推进的力度还不够大，范围还不够广，还不能满足国家和省委、省政府对精准扶贫档案工作的要求，跟不上各地脱贫攻坚任务进度，与外省精准扶贫档案工作水平比较也还存在较大差距，主要存在如下三方面的问题：

一是制度不健全。大部分地区未建立符合本地实际情况的精准扶贫档案工作长效保障机制和工作流程，精准扶贫档案形成、收集、管理无章可循，精准扶贫档案收集范围不明确，材料形成不规范、交接不严格、收集不齐全，已收集归档的档案整理不规范、管理不规范、移交不及时等问题较为突出。

二是培训不及时。多数地区尚未对精准扶贫档案业务开展培训，导致大量参与精准扶贫并且负有精准扶贫档案收集、整理工作任务的工作人员缺乏档案管理知识，对精准扶贫档案应该怎样收、怎么归、怎么管不清楚的问题十分突出。

三是管理不规范。大部分地区扶贫档案痕迹材料格式不一，形成材料签字盖章按印手续不完备，随意涂改的情况多；档案保障条件差，没有专门的精准扶贫档案保管场所，缺少必要的档案保护设施设备，档案装具数量不足且不符合要求，存在档案散乱堆放的情况；管理人员不落实，没有设立专人负责精准扶贫档案的收集、整理和归档工作。

产生以上3方面问题根源，就是认识不到位。从客观上来讲，是因为精准扶贫工作涉及面广，参与部门众多，各自为政，对精准扶贫档案工作的重要性认识不足，推诿扯皮的情况时有发生。从主观上说，是档案行政管理部门不能主动作为，存在观望态度，没有切实担负起精准扶贫档案工作的监督、检查和指导职责。

党的十八大以来，党中央、国务院把扶贫开发工作纳入“四个全面”战略布局，作为实现第一个百年奋斗目标的重点工作，摆在更加突出的位置，大力实施精准扶贫精准脱贫基本方略，扶贫开发进入精准扶贫新阶段。精准扶贫档案作为各级党委政府及其有关职能部门和村（社区）在组织实施精准扶贫工作过程中形成的记录和反映本地精准扶贫、精准识别、精准脱贫、贫困退出的文字、图表、声像、数据等各种载体形式的历史记录，是地方各级党委政府贯彻落实党中央、国务院精准扶贫总体安排部署和各项重大扶贫举措，团结带领各族人民消除贫困、改善民生、逐步实现共同富裕的光辉历程的真实反映和记录精准扶贫进程的宝贵资料，是精准扶贫工作的重要组成部分和重要工作成果。精准扶贫档案的齐全完整收集、及时规范建档、真实准确程度，关系到“扶持谁”“谁来扶”“怎么扶”等基本问题，关系到国家扶贫开发大数据平台的功能发挥，关系到具有地方特色脱贫路径的经验累积，关系到贫困退出是否精准，关系到区域精准扶贫工作能否顺利通过国家验收，关系到能否打赢全省精准扶贫攻坚战等重大问题。做好精准扶贫档案工作，充分发挥档案工作在推进精准扶贫中的积极作用，事关大局，意义十分重大。

当前，全面小康建设已进入关键时期，扶贫攻坚进入决战阶段，其他省区档案部门纷纷投入到扶贫攻坚的大潮中，充分发挥档案工作在推进精准扶贫中的积极作用。我省各级档案部门要统一思想，充分认识精准扶贫档案工作的重要性和必要性，充分认识到积极参与精准扶贫工作，是档案部门践行责任担当、档案工作围绕中心服务大局、档案工作坚持为民服务的具体体现，切实增强做好精准扶贫档案工作的责任感、使命感和紧迫感，尽快动员起来，积极行动起来，切实做好精准扶贫档案工作。

（二）找准定位，履行职能，扎实推进精准扶贫档案工作

一是明确职责职能，配合推进工作。《国家档案局国务院扶贫开发领导小组办公室关于做好精准扶贫档案工作的意见》和《云南省精准扶贫档案工作实施细则》均对档案部门在精准扶贫档案工作中的职能职责予以了明确，各级档案行政管理部门要切实把握好“档案部门是精准扶贫档案工作的参与者、指导者和保管者”这个定位，积极主动与扶贫等部门保持信息互通、互相协作的紧密工作关系。省局已与省扶贫办商议，建议省扶贫办将精准扶贫档案工作列入精准扶贫工作检查内容，将档案局列入检查单位派员参与检查工作，以推动精准扶贫档案特别是“建档立卡”档案的齐全完整。有条件的州、县档案行政管理部门要积极向党委、政府汇报，主动与当地扶贫部门协调，争取支持，建立精准扶贫档案工作监督检查长效机制，确保精准扶贫档案工作有序推进。

二是健全管理制度，完善工作机制。各级档案行政管理部门要结合本地扶贫攻坚实际情况，根据《国家档案局国务院扶贫开发领导小组办公室关于做好精准扶贫档案工作的意见》和《云南省精准扶贫档案工作实施细则》相关要求，科学、合理制定本地精准扶贫档案工作制度和流程，进一步细化精准扶贫档案归档范围、整理标准、保管条件、利用程序、信息化管理等工作，就人员、设施设备配备及工作场所、经费保障等工作提出明确要求。各地要充分依托驻村帮扶工作队员和大学生村官来开展精准扶贫档案收集、整理工作。

三是强化业务培训，提升工作技能。各级档案行政管理部门要配合或独立开展精准扶贫档案工作培训，通过举办培训班、召开现场会、开展业务指导等多种方式，把国家意见、省的实施细则和地方精准扶贫档案工作相关制度讲深讲透，让各单位从事精准扶贫档案管理的工作人员，尤其是驻村帮扶工作队队员，实实在在掌握精准扶贫档案工作的目标、要求和标准，提升其对精准扶贫档案收集、整理、归档的能力。

四是深入基层指导，加强监督检查。各级档案行政管理部门要经常深入涉及扶贫工作的单位、乡镇、村（居）委会，实时监督指导检查精准扶贫档案工作情况，及时发现精准扶贫档案工作中存在的问题并反馈扶贫部门，有针对性地加以整改，形成联动工作格局，助推精准扶贫工作。

五是抓好示范引领，以点带面推进工作。各州、市要结合本地脱贫攻坚任务实际，设立精准扶贫档案工作示范点，重点指导、培训示范乡镇和示范社区对扶贫档案进行规范收集管理。在试点的基础上，及时总结经验，以点带面，以面带片，推进本行政区域内精准扶贫档案工作。

同志们！新时代新形势赋予我们新要求新任务，我们要主动适应国家信息化建设和扶贫攻坚的要求，在实践中总结、在总结中进步，围绕档案“绝对安全”这个主题，做好电子档案集中备份这篇文章；充分发挥档案部门职能作用为扶贫攻坚服好务，扎实做好扶贫档案这项工作，共同推动我省档案事业实现新的发展。