新形势下高校学生档案管理策略探究

■ 刘大巧

新形势下高校学生档案管理策略探究

■ 刘大巧

高校学生档案是高校档案资源的重要组成部分，它既能为用人单位提供人才信息，又能为学校教育决策提供依据。当前高校学生档案管理存在档案内容不完整、档案意识薄弱、档案信息化建设程度低等问题，论文就此提出加强高校档案治理，完善学校档案管理规章制度，普及档案教育及加强档案信息化建设等对策。

高校 学生档案 档案管理 利用

高校学生档案是大学生在校期间个人学习、经历、能力及其重要社会实践活动的真实记录，隶属于人事档案范畴。高校学生档案包含高中档案、大学成绩单、高中毕业生登记表、政审材料、党团材料、奖惩材料、体检表等内容。大学生毕业后，学校将派发的报到证等资料放入学生档案中，以报到证为依据，将学生档案按一定的程序转交毕业生就业单位的人事部门，若毕业生的就业单位不接收学生档案，可委托人才交流机构保管，至此，学生档案便转为人事档案。学生时期形成的学生档案材料，是一个人在求学期间形成的有关材料，是人事档案不可缺少的重要组成部分。高校学生档案既能为用人单位使用人才提供信息和数据，又是做好组织人事工作不可缺少的依据，在入党、就业、职称评定、婚育证明、转正定级、各种政审、办理社会保险，以及开具出国、求学（考研、考博等）有关证明方面发挥着凭证、依据和参考的作用。

一、高校学生档案管理存在的问题

1.档案意识薄弱

首先，领导对学生档案重视程度不够。由于高校部分领导对学生档案工作的重要性认识不到位，长期不重视，认为只要保证档案不丢即可，所以在经费、档案管理设施、人员配置等方面都存在不到位的现象，这严重阻碍了学生档案管理的有序展开。据调研发现，有些高校的学生档案管理缺乏档案柜、打印机、档案库房等基础设施、设备。有些高校学生档案管理员是退休人员在兼职管理，这些都严重阻碍了学生档案管理的有序开展。其次，学生对档案认识程度太低。笔者曾针对151名在校大学生档案意识进行过调研，调查发现，仅有7.95%的大学生很清楚学生档案的内容，14.57%的大学生则完全不知道学生档案包括哪些材料；11.26%的大学生则完全不知道学生档案有什么作用；24.5%的学生完全不知道毕业后如何处理自己的档案；在“毕业后进入非公或民营企业，你的档案应存放在哪里？”52.98%的同学认为应存放在企业人力部门，18.54%则不知道档案应该存放在哪里。大学生对学生档案的认识模糊，不清楚学生档案的管理及处理流程。

2.弃档、重新建档现象普遍

随着我国经济体制的改革，非公有制企业增多。非公企业在录用和管理员工时不注重档案里的历史描述，更注重求职者简历和工作能力体现的证明材料，这导致许多从业者对档案的概念和重要性认识模糊。据人事部全国人才流动中心、北京市人才服务中心、中国上海人才市场、中国北方人才市场、中国南方人才市场以及四川、贵州等省人才交流服务中心的不完全统计，全国至少有60万“弃档族”。[1]与之相应的“重新建档”日渐兴起。有的单位在引进人才时，因转递档案困难，承诺“重新建档”，档案的缺失并不影响今后的职业生涯。据云南大学档案馆档案利用统计，2015年共有51人到档案馆查询档案去向，232人因档案缺失或丢失而来补档；2016年共有65人到档案馆查询档案去向，共345人来补档。对学生档案的内容及重要性认识不到位，导致弃档、重新建档现象普遍。

3.学生档案内容不完整

教育部第27号令（《高等学校档案管理办法》）增设了学生类档案，归档范围主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。这些材料来自于教务处、学生处、团委、院系学生工作部门及学校其他与学生相关的部门，因而在档案的收集、整理、利用中存在多头管理和归档不全的局面。实际工作中，各部门与高校档案机构之间缺乏统一有效的协调机制，容易造成学生档案存在错误、不完整、重复、遗漏等问题，造成学生档案的缺失。另外，高校重视教学过程管理，对学生学习原始资料的保存和整理不够重视。重视对纸质材料的收集，对照片档案等其他介质的档案涉及很少。另外，档案材料内容较空泛，如评语大多千篇一律，不能准确反映学生情况。这些均导致学生档案内容不完整，不能全面反映大学生的真实面貌。

4.档案信息化建设程度偏低

随着我国档案事业信息化与网络化的建设，当前档案信息化建设取得了明显成绩，但各地档案事业发展水平参差不齐，信息化程度也有差异。高校学生档案的管理较多依赖于手工操作，计算机通常作为信息录入、查找检索等辅助学生档案管理。大多数高校的学生档案未进行数字化处理，查找利用不方便。一方面，由于未进行信息化和网络化管理，大学生毕业后，难以追踪个人档案去向。在管理学生档案时，有的管理部门会自主研发信息管理系统进行学生档案管理，但系统大多是记录学生的基本信息，查看学生档案目录，未能实现通过系统进行实体管理。另一方面，由于系统是自主研发的，难以实现共享，学生毕业后，这些信息系统则形成一个一个的“信息孤岛”，难以实现共享。

二、高校学生档案管理存在的问题原因分析

1.高校档案普及教育长期缺失

学校对档案知识宣传方式单一。学生往往是因为自身需要，实际查档后才得以了解学校管理档案的模式，在此过程又常常面临不知去往何处查询的窘境。部分高校会在本校网站上公布档案管理、档案利用、学生档案作用的基本常识，但由于大学生对学生档案缺乏系统、深刻的认识，又受档案无用论的误导，导致大学生很少关注档案管理或档案利用的信息。大学生不清楚学生档案与人事档案的关系，不了解学生档案的内容，对学生档案的重要性认识不到位，导致对学生档案不关注、不重视。大学生入学及毕业前夕是进行档案常识教育的最好阶段，大多学校偏重于进行校史及馆藏的教育，缺乏学生档案的系统教育。学生不清楚学生档案与人事档案的关系，缺乏对学生档案系统的认识，而档案机构在这方面的宣传方式单一，普及面窄，导致学生档案“养在深闺无人知”。

2.高校档案管理机制不健全

一方面，学校档案管理较为混乱。学生档案分别由学生处和研究生院保管，学生档案来源于教务处、学生处、招生办、学院、团委等多个部门，因而在档案的收集、整理、利用中存在多头管理的局面。综合档案由学校档案馆保管，而学生类档案与综合档案中的教学档案多有交叉、重合，这便造成交叉管理的现象，档案管理较为混乱。另一方面，档案馆只负责管理综合档案，档案馆难以对学生档案管理进行业务指导。人事处、组织部负责管理干部人事档案，对学生档案的管理难以进行监督。学生档案处于“两不管”的尴尬境地。由于缺乏相应的监督机制，学生档案的收集、整理、保管多是按惯例进行，难以保证学生档案管理的质量。例如：一些单位在接收学生档案后未填写回执单内容，甚至不退回回执单，这给学生档案管理带来了极大的不便。

3.学生档案归档标准、格式不统一

虽然高校的学生档案是人事档案的重要组成部分，但是到目前为止，无论是中共中央组织部和国家教育部，都没有对学校的学生档案管理有较为详尽的管理规定。一般，学校的学生档案管理工作是参照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》，以及中共中央组织部《干部档案工作条例》及其实施细则来开展的。由于国家没有就学生档案的归档范围、归档格式、档案审查进行统一规定，各地对学生档案归档没有统一的标准。以“高校学生登记表”和“授予学士学位决定”为例，有的高校有这两份表格，而有的高校则没有，2009年中共中央组织部下发了《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》，各地开展清查干部人事档案，对于缺少“高校学生登记表”和“授予学士学位决定”的毕业生而言，均需返校查阅相关档案并出具证明。归档标准不够明确，归档格式不统一，使得学生档案难以实现规范化的统一管理。

三、高校学生档案管理改革思路和措施

1.加大宣传，增强档案意识

档案意识薄弱，不仅指大学生，也包括管理人员及基层档案员，更包括普通大众。加强对档案、档案法及档案工作的宣传，宣传对象包括大学生，也包括教职人员及档案工作者。普及档案基本知识，有助于深化大众对档案及档案事业的认识，从而增强档案意识。在新生入学及毕业前夕等黄金阶段，通过授课、讲座、参观、实习等方式，普及档案法、档案管理等基本常识。对于基层档案员，加强业务培训及继续教育，不断提升业务技能，增强服务意识，转变“重收集保管、轻利用宣传”的做法。充分利用网站、微信、微博、慕课等新型方式，提供档案知识普及和在线咨询业务。另外，加强档案利用宣传工作，改变人们对档案的常规认识，把档案利用宣传工作渗透到社会的各个方面，让大众在档案利用中体会到档案的现实作用和意义，增强大众与档案工作的参与度，从而逐渐转变人们对档案的认识，增强档案意识。

2.加强档案治理，营造良好管理环境

2013年十八届三中全会提出“推进国家治理体系和治理能力现代化”，2014年国家档案局档案馆（室）司将推进档案治理体系和治理能力现代化作为该司2014年工作重点，2016年国家档案局将“完善档案治理体系，提升档案治理能力”写入全国档案事业发展“十三五”规划纲要。将学生档案管理纳入学校档案管理考核体系中，并有专门领导负责学生档案监管事宜。将学生档案管理纳入全校绩效考核管理，增强竞争压力与激励机制，改变传统上档案工作自我封闭、自成体系的现状。形成学生档案工作人员的继续教育的制度，不断更新知识储备，提升自身专业素养。为学生档案管理配备必要的硬件与软件，库房、档案装具等为必要设备，引入学生档案管理系统，为学生档案管理营造良好的软、硬件环境。

3.完善规章制度，实行高校档案统一管理

当前，学生档案多由学生部门进行管理，档案行政部门对档案的监督、指导主要集中在综合档案上，几乎不涉及学生档案。学生档案属于人事档案范畴，但组织部、人事处主要监管教职工档案，对学生档案的管理缺乏监督与指导。因此，有必要将学生档案纳入学校档案馆进行统一管理，以确保完整、准确、系统和安全。将本科生档案、研究生档案、综合档案集中纳入档案进行集中管理，便于改善高校档案管理机制，解决学生档案多头管理现象，从而更好地开发利用学生档案资源。依据《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》，结合本校学生档案工作实际，制定本校的学生档案收集归档规定及实施细则，建立学生档案动态归档制度，不断补充、完善学生档案。

4.坚持适度开放原则，加强学生档案信息化建设

学校档案工作要从经验管理转向科学管理，采用现代化信息技术，加快档案信息化建设，同时大力开发档案信息资源，满足学生、学校和社会的需要。实践证明，使用现代化信息技术管理学生档案，不仅成为学生档案管理的重要手段，而且对于开发和利用学生档案信息有着重要作用。提倡学生档案归档时实行“双套制”，纸质与电子版同时归档，对于没有电子版的文件材料，积极进行数字化处理，以实现学生档案增量电子化，存量数字化，并依托档案管理软件对学生档案进行管理。学生档案目录可供本人查阅，对于不涉及保密的内容，如：成绩单、入党入团时间、获奖证书等，可对本人开放。加强对档案管理软件的开发和研究，以实现学生档案网络化管理，学生可通过学号、姓名等字段作为检索词来查询个人档案的去向，熟知档案内容，以便加强学生对档案的认识，从而更好地补充和完善档案内容。

★本文为云南省档案局科技项目“云南省高校毕业生档案管理研究”（项目编号：2016-Y-125-0035）阶段性研究成果。

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作者单位：云南大学档案馆