智慧档案馆建设主体协同模式研究

莫家莉 周小平/攀枝花学院档案馆

史仕新/内江师范学院

目前，国内多个城市已着手开展智慧档案馆的建设实践，但对如何有效促进多元建设主体间充分发挥协同效应的理论研究或尚未进行，或未取得明显成效。基于档案工作的公共事业性质以及国内现阶段发展的实际情况，政府主导型的实施模式成为智慧档案馆建设初期的必然选择。公共利益代言人和公共权力执行者的身份决定了政府及其职能部门是智慧档案馆建设的主导力量，是建设项目实施的决策者、组织者、协调者、监督者和主要的投资者。档案部门是智慧档案馆建设的执行力量，是建设项目的主要执行者，其在政府智慧建设理念的引导和顶层设计的约束下，根据自身特点，结合部门定位，进一步完善规划设计，制定分步实施纲要与行动计划。各类社会组织是智慧档案馆建设的辅助力量，应依据自身优势和特色，发挥建设项目的执行者、监督者、协调者和投资者作用。社会公众是智慧档案馆建设的驱动力量，他们作为智慧档案馆服务的最终对象和建设运营的推动主体，应参与到建设的全生命周期中，成为建设的决策参与者、监督参与者和执行参与者。

本文基于“互补性——差异性”和“成本——效益”动态均衡的综合考虑，提出构建战略协同、制度协同、管理协同、技术协同“四位一体”协同模式，推进多主体、多要素和多层次的战略合作。

1 以文化价值协同为核心，优化协同关系

文化价值观的协同是协同模式的核心。文化价值观是潜在的信仰和原则，具有强大的凝聚力、向心力和渗透力，建设主体在文化价值观上的认同感越高，就越容易形成互赢的心理预期，越容易建立持久而稳定的合作关系[1]。政府、档案部门、社会组织和社会公众等利益相关者在智慧档案馆建设实施过程中的定位、资源、能力、发展目标等存在差异，形成了不同甚至对立的文化价值观和行为准则。文化价值观的分歧影响各方对合作价值和利益的评价，以及合作范围和合作模式的选择，易导致建设过程中各行其是。因此实现文化价值的协同是智慧档案馆建设的首要任务。具体而言，就是要明确智慧档案馆的发展理念。发展理念作为智慧档案馆建设发展模式所尊崇的观念和原则，是智慧档案馆的灵魂和文化硬核，塑造以“创新、协同、开放、共享、绿色”为核心的价值理念[2]，决定了智慧档案馆建设发展模式的合理性、沿承性和凝聚性。此外，要建立基于信任和交流的愿景协同。愿景是各主体对智慧档案馆的共同理想追求，在强调智慧技术构建和铺设的同时，还要强调对教育、文化、人力资源的重视，实现汇聚人的智慧、赋予物以智能，并通过二者的互补互促、互存互动，真正实现智慧档案馆的智慧发展。再就是要确定协同目标，目标是发展理念及愿景的细化和展开，各地档案馆应结合地理区位、资源禀赋、历史文化等自身特色和优势，确定发展的战略目标和工作目标，并注重目标的指标化，实现与智慧城市、信息化建设等相关建设战略目标和各部门具体工作任务的衔接和适应。

2 以制度协同为保障，规范协同行为

制度协同是协同模式的保障。智慧档案馆建设主体协同系统的本质是一种多利益需求协调优化的合作性博弈或共赢博弈，这决定了建设主体在以不同的行为方式追求自身利益最大化的同时，还必须兼顾共同利益，在协商无效的情况下，需要适当的法律制度保障建设实施。制度的协同包括：一是政策和法律法规的协同。科学定位建设主体的作用和功能，规定主体间的行为方式和关联方式，明确对建设中失信行为（违约）的处罚和对守信行为（履约）的激励，通过制约性制度与激励性制度相结合的动态调整模式，规避机会主义行为的发生；政策的制定需保持一定的稳定性、连续性和可预见性，从而抑制因机构和组织调整带来不稳定影响。二是规划、计划的协同。在国家战略层面制定智慧档案馆规划和建设整体方案，发挥导向作用，并在积极探索标准化建设的同时兼顾弹性化、具体化的地方规划，鼓励创新、凸显特色。三是契约的协同。具体项目的参与主体间订立风险共担和相互合作的伙伴式管理协议，以合同形式确定建设过程与成果的权责利分担形式，内容涉及各方的期望和要求、惩奖机制、冲突处理机制及沟通机制等[3]。

3 以管理协同为基础，提升协同效率

管理协同是协同模式的基础。智慧档案馆建设主体协同系统是一个开放系统，单纯依靠制度和权威实现协同的传统方式必须转变，需构建和优化协同机制，推动协同系统“升级”。一是优化权责机制。权责分配是主体协同的核心，基于政府主导型的智慧档案馆建设需构建以政府为中心的权责分配机制，即政府对建设要素进行权威分配，并在共同的全局建设目标导向下，整合建设利益相关者，强化其整体行动能力；同时合理分解决策权，赋予参与主体一定的决策、管理和协调职能，形成自主决策机制，推动其在自身优势范围内做出积极响应和主动配合。二是设计合理的利益分配机制。利益诉求是建设主体协同的原动力和关键。要厘清利益相关者的需求，着眼于引导和促进各建设微观主体形成共同利益，通过合同形式、项目合伙、基地合作、基金合作等方式[4]，创造共同需求和利益交集；做好协同评估，对各方付出价值和承担风险进行权衡，找到利益分配的契合点，减少短期性、形式化和松散型的“一锤子买卖”，推动长期伙伴关系的建立。三是建立信息沟通机制。实现信息共享，消除信息不对称现象，有效缓解和制约建设中的机会主义行为。采用举办官方和非官方会议、搭建信息平台等方式，推动专家、公众等的知情权和表达权的无障碍反映，促进对协同方的比较优势和角色定位进行合理评估，实现闲置资源和智力资源的分享，精准助力供给侧。

4 以技术协同为支撑，构建协同载体

技术协同是协同模式的支撑。技术的集成创新是智慧档案馆建设的原发动力，是多路径、多回路、各环节并行的过程。基于参与技术主体的不同，可采用不同的协同模式，如针对资源集合性条件的战略性联盟模式即区域协同，适用技术整合型发展的专利合作模式，应用于思维和技术两者协同的研发外包型模式即产学研等[5]。二是实现行业标准、建设标准和评估标准等的统一与规范。建立一套与国际标准兼容、与国家标准相统一的标准规范体系，涉及信息技术基础标准、信息安全标准、应用标准、网络基础设施标准、信息资源标准、平台标准、管理标准和运维标准等相关标准规范；从整体架构出发，建立统一的信息化架构标准，实现跨系统的技术集成与信息共享；构建科学合理的评价指标体系，指标设置要可操作，以定量指标为主、定性指标为辅。三是注重前期顶层设计，协同技术主体设计。在统筹建设的基础上，从实际出发，从重点领域、关键环节入手，实现智慧档案系统与智慧城市系统的相互衔接和集成、逐步整合；处理好现有系统与新建系统的关系，对已建系统进行升级、改造并充分利用。

5 结语

本文基于智慧档案馆建设主体资源和能力上的互补性与异质性，提出构建由文化价值协同、制度协同、管理协同、技术协同共同作用的协同模式，希望通过文化价值协同，加强各方的战略协同，提升战略伙伴关系；实施管理协同，提升主体合作建设的速度和效率；加快制度协同，提高主体协同行为的规范性；开展技术协同，构建主体协同的载体。智慧档案馆的建设不是依靠单一主体的单打独斗能应对的，而单纯依靠制度和权威推动主体的被动参与方式也难以激发建设活力，如何调动多元主体参与智慧档案馆的建设并形成最大合力，将是一个长期而持续的过程。

注释与参考文献：

[1]Eliezer Geisler.Industry-university technology cooperation：a theory of inter-organizational relationships[J].Technology Analysis & Strategic Management,1995,7(2):217-229.

[2]莫家莉,史仕新,周小平.智慧档案馆顶层设计基本思路探析[J].档案与建设,2016(09):17-20.

[3]盛峰,戚安邦,王进同.政府投资项目利益相关者博弈与合作伙伴关系管理模式研究[J].生产力研究,2008(07):86-88.

[4]叶一军,顾新,李晖,等.跨行政区域创新体系下创新主体间协同创新模式研究[J].科技进步与对策,2014(16):29-33.

[5]汪婷婷.动态环境技术协同创新关键要素研究[J].科学管理研究,2016(04):1-4.