神华SSMTO项目档案创新管理模式的有效实践

文/赵宇新 尉宁 朱桂华

神华SSMTO项目档案创新管理模式的有效实践

文/赵宇新 尉宁 朱桂华

“神华SSMTO项目档案通过了陕西省档案局和神华集团共同组织的项目档案专项验收，实施的“前期策划，过程控制，同步形成，及时归档”管理模式得到了验收组专家的充分肯定，认为这种模式从源头上保证了项目档案的齐全、完整、准确，实行全员参与、全过程管理方式，是理论到实际的一次有效实践，成效显著”

工程建设活动中的文件形成与整理归档是项目档案工作的首要问题。我们打破了工程结束后集中整理、归档的传统档案管理模式，创新“前期策划、过程控制、同步形成、及时归档”的管理理念，采取“五同步”措施，即项目档案管理策划与项目总体策划同步；档案管理要求和控制措施的提出与签订合同同步；项目文件的形成与建设进度同步；施工进度检查与施工文件的形成和质量检查同步；施工节点质量验收与施工文件的归档预立卷同步，从源头上确保项目档案齐全、完整、准确，力争从根本上杜绝施工文件“回忆录”模式。

一、项目档案管理策划纳入项目总体策划中

SSMTO项目档案管理的前期策划在项目总体策划、项目总体统筹控制计划中均有缜密安排，详尽叙述，在过程中细化升版，主要内容包括：一是SSMTO项目档案工作实行统一领导，专业管理，分级负责，确立同步形成、及时归档的管理原则，并明确各部门/项目组按职责分工是项目档案工作的第一责任人。二是建立档案管理网络、配备档案管理人员、明确各级人员职责、配备档案管理设施等，其重点是将承包商、施工、监理等参建单位全部纳入项目档案管理网络体系。使用项目的生产单位也建立了档案馆，配备了专职档案人员，与项目部建立经常性的沟通和业务联系。三是根据SSMTO项目建设的实际以及项目文件归档原则和总体要求，完善项目档案管理制度。四是实施项目档案控制措施，包括合同条款约定、工程资料保证金支付、人员进场培训，过程控制、定期检查、三方会审等措施控制项目文件形成与归档。五是明确项目档案验收的责任主体为SSMTO项目部，项目通过验收后整体移交生产分公司。

二、实施项目档案管理的过程控制，确保项目文件形成与建设进度同步

1.明确档案管理总目标，制订实施方案和归档文件总目录，从操作性入手落实目标任务

在神华煤制化工有限公司和工程分公司发布的档案管理制度的基础上，制订并发布了《SSMTO项目档案管理实施方案》《项目文件归档总目录》。对所有文件从形成、流转、签署、分发、提供利用到归档流程都提出了具体要求。特别是总目录中施工文件部分，增加了执行标准和记录格式文本号，使承包商、施工单位对照总目录即可方便查找相对应的记录格式文本号，在文本库中找出相应的记录模板，增强了实际可操作性。

2.制订项目文件归档总计划和年度归档计划，明确项目文件的归档责任主体

以项目施工总进度计划为依据，制订项目文件归档总计划，其内容包括：装置（单元）、施工内容、归档文件、归档时间、归档责任单位等，以此作为项目档案工作的指导性文件，并根据每年的施工进度计划制订分年度的归档计划，以项目组为归档责任主体，进行日常的督促和检查。

3.进行项目文件控制和档案管理交底培训，澄清管理要求，落实管理责任

根据装置（单元）开工顺序，总承包商、施工、监理单位一旦进场，待文控人员到岗后第一时间组织进行专门业务培训，提出具体的操作步骤要求：根据业主方提出的文件编码原则，结合单位工程划分表制定文件的编码体系。提出施工文件形成的质量要求，强调施工文件形成的及时性、内容的完整、准确性，杜绝施工记录事后补记；施工文件要字迹清楚、图样清晰、签署完备、书写材料符合要求。建立文件管理台账，文件报审手续及时、齐全，报审的流转时间在一周左右，对个别不符合要求的重新报审流转时间不超过10天；按文件编码体系进行文件的收集和存放。按施工节点进行施工文件的归档积累和预立卷，符合组卷条件的及时进行整理、组卷、编目、归档。

引言：虽然在我国当前已经出台了相关政策鼓励中小企业进行进一步发展，并且也已经规定一些金融机构需要为中小企业提供一系列优惠政策，但是在这些政策的具体实施过程中，存在落实效果较差的问题。近些年来随着互联网融资的兴起，中小企业对互联网金融体系的应用频率更高，但是由于一些企业自身原因，导致互联网金融也限制了中小企业进行大额融资，限制了企业的进一步发展。

实行项目文件控制和档案管理的定期检查制度。通过滚动计划检查文件形成的及时性，通过管理台账检查文件的流转时间，通过单位工程划分检查文件的完整性，通过文件检查其有效性，通过记录数据检查其准确性，通过记录日期检查施工程序的符合性，通过监理日志检查问题是否关闭。将检查出的问题记录在“文件控制和过程归档管理检查表”中，并由被检单位签字确认；并形成检查报告。每月检查报告发送项目执行主任、部门经理、各项目组经理和文控并转发各承包商，要求有关单位进行整改并回复关闭情况。

按检查周期开展文件控制与档案管理检查情况讲评会。根据承包商及文件的递增，检查周期为2个月，周期结束后项目档案室针对检查问题及各单位优秀管理方法进行讲评，确保问题得以控制、经验可以推广，并现场进行交流、答疑解惑，切实提高文件控制与档案管理水平。

三、采取行之有效的控制措施，确保项目档案的齐全、完整、准确

SSMTO项目在建设过程中，对归档文件的齐全、完整、准确采取了以下几方面的控制措施：

1.坚持档案管理网络人员的“四参加”制度

项目组文控人员坚持参加调度会、周例会、专题会等，及时了解工程进展情况，进行跟踪服务；承包商的档案人员坚持参加设备开箱，随时收集设备开箱和随机资料，以确保设备制造厂商文件的完整；业主档案人员坚持参加项目档案专题会、双周例会和主任组会议，及时反映项目文件归档的进展情况和存在问题，及时明确时间、任务、措施，有效促进了交工文件归档的顺利进行。

2.明确文件归档要求

在与承包商签订合同时，明确了交工文件归档的时间、具体要求和份数，并将《项目档案管理规定》和《文件控制管理规定》作为合同必须执行的文件，提出了交工文件归档具体的整理、组卷要求。项目档案室加大对交工文件归档整理、编目、录入、装订等的实际操作指导力度，手把手耐心施教于每一位文控人员，即时进行检查和核对，使归档文件的整理、编目、录入、装订满足规范要求。同时加强项目管理文件管理，对商务、采购合同，文档人员进入现场及时组织进行整理、归档工作；对项目管理文件，要求各项目组/部门文控人员做好日常的收集、积累工作，特别对声像文件要求及时做好要素信息的编写，按阶段对应归档文件进行整理、归档；对工程结算文件做到按结算进度随时归档。

3.实行了施工文件内容三方会审

承包商、施工单位的交工文件在收集齐全后，必须先经项目档案室审查符合文件规范性及案卷排列顺序，后提交项目组组织专业工程师和监理单位进行施工文件内容审查并签字，最后由中间交工验收小组审核签字确认后，方可进入整理阶段。

4.加强电子文件的形成和管理

SSMTO项目要求承包商、监理等单位形成的交工文件，在归档纸质版的同时将电子版文件一并归档，做到纸质与电子档案的一一对应。

5.强化档案的作用

在项目程序文件《项目工程款支付管理规定》中规定了资料保证金的支付需经相关部门和档案室的会签方可支付。

通过以上控制措施，使项目文件的归档基本做到了完整、准确、系统。

四、纳入项目管理考核机制，确保项目文件控制和档案管理工作有序进行

神华煤制油化工工程公司制订了《文控档案工作考核管理办法》，对各项目部的考核共涉及四个方面的内容，主要针对：项目各部门（占分值15%），项目档案室（占分值15%），各项目组（占分值14%），各承包商、监理单位（占分值56%）。项目文件控制和档案管理的考核主体为项目管理部（项目档案室），考核按季度进行，考核结果与绩效挂钩。

五、积极创造条件，提供项目文件和档案的利用，为项目建设和试生产提供有效服务

为满足工程技术人员对设计文件和图纸的利用需求、生产公司对技术文件和设备厂商文件的利用需求、消防、环保、水保等专项验收工作的送审需求、生产公司员工培训、顺利开车及技术改造的资料储备需求，几年来，共提供档案和资料利用上万人次和册次。另外，我们还积极开展档案利用效果反馈的收集工作，到目前为止，共收集档案利用效果反馈表80份。从反馈表上看，档案的利用对项目建设和工厂的试生产都发挥了很好的作用。

六、加强档案设施设备配备，满足项目文件的提供利用和归档整理的需要

项目档案室配备了复（打）印一体机、高速扫描仪、计算机及电子档案管理系统等，基本满足了项目档案管理所需的硬件设施。中国神华煤制油化工有限公司榆林化工分公司建有1200平米的专门档案馆，实现了办公、阅览、库房三分开，档案库房设施可以很好地满足今后较长时间内保管公司档案的需求。

目前SSMTO项目已全面建成，实施项目文件控制和档案管理“前期策划，同步形成、过程控制，及时归档”的管理模式已见成效：建立了统一的管理体系，完善了档案管理制度，强化了文档培训和指导，实施了过程检查和控制，项目文件的内在质量有了显著提高，精准地实现了2013年制订的“2016年6月30日完成档案验收”的《项目档案工作计划》，同时也实现了项目部提出的超越包头煤化工项目的管理目标。

（作者单位：神华煤制油化工有限公司北京工程分公司）