双套制视角下档案工作者心理因素分析

文/杨亦丰

双套制视角下档案工作者心理因素分析

文/杨亦丰

双套制是我国电子文件管理的基本制度与管理模式，这种管理方式的产生是基于目前人们对电子文件保管和利用过程中的一种矛盾心理，一方面由于其发送和接收打破了时间和地域的限制，电子文件广受大众喜爱，而另一方面由于其可更改的特性，不免使人们对电子文件的安全性、完整性和真实性持怀疑态度

“双套制”在实践工作中的应用始于二十世纪六七十年代，当时一些军工单位和研究所由于战备所需，“在本单位档案室保存一套档案的基础上，又复制一套同样的档案异地保存到位居大三线的山区图库”，这就是最早的双套制归档。目前大家提到的“双套制”多数是指在20世纪80年代电子文件产生后，针对于归档保存和利用状态而言，对于同一份文件，在归档保存纸质版本的同时，又保存一份电子版本，使二者同时处于保存和可利用的状态。按管理对象的形成方式来划分，双套制管理模式共有两种：一是纸质文件数字化，这也正是当前我国文件双套制管理的主流，这一方面是由于信息化浪潮的驱动，便于电子化管理和网络提供利用的需要，另一方面也是出于纸质文件保护和维护成本高、寿命有限的考虑。二是电子文件纸质化，由于技术风险大、证据作用在法律上尚未实现等原因，电子文件一直不被人们完全信任，而纸质文件相比之下可以更安全地长期保存，而且其具有证据作用的法律标准已相对成熟，以及人们对纸张的长期依赖性，使电子文件纸质化处理也成为双套制管理的模式之一。

双套制是我国电子文件管理的基本制度与管理模式，这种管理方式的产生是基于目前人们对电子文件保管和利用过程中的一种矛盾心理，一方面由于其发送和接收打破了时间和地域的限制，电子文件广受大众喜爱，而另一方面由于其可更改的特性，不免使人们对电子文件的安全性、完整性和真实性持怀疑态度。目前档案界学者和实践工作者对双套制管理的褒贬不一，有人认为双套制“实现了电子文件与纸质文件的优势互补，补充和完善了电子文件的归档范围”，因此双套制“仍将在以后的档案工作中长期存在”，而有人认为，“‘技术问题’应该运用技术的方式去解决，‘档案问题’应该回归到档案本身去度量”，档案管理机构无限放大电子文件的技术风险问题是“一种被异化了的谨慎”，“双套制管理并非一种科学的管理方法”。

一、双套制视角下档案工作者的心理因素分析

尽管双套制有一定缺陷，但就我国科学技术和社会发展现状而言，目前的档案工作仍然无法彻底摆脱双套制，完全实行单套制。在此客观情况下，唯有改变一些主观因素才能使档案工作者更好地适应双套制和电子文件管理要求，实现科学、高效的档案管理。下面从双套制管理的角度分析档案工作者具有哪些不利于提高档案工作质量和效率的心理因素，并为解决眼下的双套制管理缺陷提供一些建议。

1.侥幸心理

双套制涉及对电子文件和纸质文件二者的管理，由于档案工作者知识背景不同，多数档案实践部门会将电子文件和纸质文件管理人员的职能分离，使具有计算机技术或信息管理学背景的档案工作者管理电子文件，具有档案保护技术和文书工作经验的档案工作者管理纸质文件。也正因为如此，档案工作者的思想认识上会出现侥幸心理，无论对于纸质文件管理者还是电子文件管理者来说，都会以对方管理的档案的保存和利用状态为安全底线，从而放宽自身对文件管理工作的要求。尤其是目前无论是凭证价值还是法律价值都是以纸质文件为主，档案工作者更可能会对电子文件的管理放松警惕。一旦档案工作者出现这种消极心理，“双套制”将失去其维护档案原貌，保证档案原始记录性和凭证性的根本目的。同时，这种电子文件和纸质文件管理人员的职能分离也造成了纸质文件与电子文件在各自的系统内分别管理，很少建立有机联系，这便在一定程度上削弱了纸质文件与电子文件互补的优势，这使得档案工作效率大大降低，造成了人、财、物的极大浪费，也与双套制管理的原本意义背道而驰。

2.畏惧心理

双套制管理主要针对那些经常使用的、具有永久保存价值的文档，唯有做好“双套制”归档范围的划分工作，使真正重要的档案处于双套的安全管理体制下，真正发挥“双套制”管理的作用。进入二十一世纪以来，我国相关职能管理部门陆续发布的相关法律法规和规范性文件基本都提倡在档案实践部门实施双套制管理，相关法律法规或规范性文件虽多，但它们大多要求对“重要文件”实行双套制管理，却并未对“重要”一词作深入解释。那么何为“重要”？何为“不重要”？只能由档案实践部门自行规定。这种含糊的表达使得档案工作者对哪些文件需要实行双套制的认识不足，导致档案实践部门实施工作时为了不出现意外，统统把其电子文件实施双套制。在双套制管理模式下电子文件与纸质文件的销毁问题上，档案工作者也存在畏惧心理，表现为在实际工作中，档案工作者通常因害怕将重要文件“误销毁”而承担工作失误的责任，干脆将全部文件都保留下来。所有电子文件全部双套制后又全部不销毁，如此一来，不仅会给档案库房造成沉重的压力，也会造成档案工作效率的大大降低。

3.保守心理

双套制涉及对电子文件的管理，那么必然对档案工作者的知识结构、信息素养要求更高，不仅要求档案工作者具有档案管理和信息资源管理方面的知识背景，还要求其对计算机系统和软件的原理和应用具有一定基础。目前档案工作者对纸质载体的档案信息资源的管理已经是轻车熟路，而对于电子文件的管理还处于探索之中。受自古以来档案行业保守思想的影响，许多老档案工作者存在一定的封闭、保守心理，固步自封，不愿接受新理念、新知识、新技术的教育，一味地对电子文件进行纸质化处理，而不理解纸质文件数字化的意义。新的档案工作者虽然精通电子计算机技术和数据通信技术，但不懂得档案管理的基础知识和基本管理理论，对档案管理的重要性理解不深，也无法胜任双套制管理的工作。档案工作者的保守心理对双套制管理的实施造成了极大阻碍，如果他们不能尝试接受新鲜知识和技术，及时完善自身的知识结构，那么双套制管理中出现的问题会越来越多，越来越受到人们诟病。

二、档案工作者消极心理因素的解决路径

双套制管理下档案工作者出现一些消极心理，一方面因为档案工作者的工作态度不端正，另一方面双套制本身所具有的缺陷也难逃其咎，因此笔者认为，应从国家、档案实践部门、档案工作者等层面寻求消除这些消极心理因素的方法。

1.档案实践部门完善管理体制

档案实践部门内部要在国家相关职能管理部门的指导下，完善双套制相关制度的构建，如文档一体化工作制度、电子文件归档制度、电子文件安全保密制度、电子文件鉴定制度、网络安全管理制度等，保障电子文件的完整性、系统性以及安全性和有效性。另外，档案实践部门要完善双套制管理体制，明确分工，将文件（档案）的形成、收集与积累、整理与归档、保管与利用工作纳入相应档案工作者的岗位职责，按照文件内容而非文件形式划分档案工作者的职务，同一内容的电子文件和纸质文件应由同一工作人员管理，避免电子文件管理者和纸质文件管理者职能的分离。

2.提高档案工作者知识素养

加强档案工作者的业务学习和技术培训，一方面端正他们对双套制和数字化的认识，使其全方位理解实行双套制的原因和必要性，另一方面灌输新的知识理念以摆脱封闭保守的思想，尤其要加强电子文件相关知识的培训，使其达到双套制管理要求下的技术水平。

3.提高档案工作者业务水平

确立档案工作者资格审查制度和绩效考核制度，要求档案工作者必须具备良好的思想品质、端正的工作态度、积极的专业精神以及较强的工作能力，对于考核不合格者进行重新培训和考核，或者直接予以调离，对于考核合格者则进行更专业、深入的强化培训，从而进一步提高其工作质量、工作效率和业务素质。

站在我国档案工作的现实情况考虑，双套制管理模式将在未来很长一段时间内继续实行，因此档案工作人员的思想观念也应与时俱进，及时摆脱侥幸心理、畏惧心理、盲从心理、浪费心理、保守心理等不良心理，适应电子时代双套制管理的要求和全球范围内信息化发展的潮流。此外，国家也应从宏观层面加快相关法规、制度、标准的制定，引导双套制管理在各级各类档案部门中的实施。但是从长远的角度来看，随着相关技术的发展，电子文件管理的风险性将会大大降低，为了提高工作效率，避免纸张的浪费，双套制管理终将被无纸化管理所替代。

（作者单位：陕西省地方病防治研究所）