医院数字档案室建设的构想

文·陈康 解学术 孙帝力

医院数字档案室建设的构想

文·陈康 解学术 孙帝力

随着经济全球化、社会信息化进程的加快，大型医院的建设已进入了数字化时代。医院的信息化建设，创新了医院的工作流程，提高了工作效率，促进了医院的全面发展[1]。医院档案室的数字化建设，是医院信息化建设的重要内容，也是信息时代档案工作的重要主题。顺应信息化潮流，部分医院开始数字化档案室建设的尝试，并取得显著成果，实现了经济效益和社会效益的双赢，建设数字化档案室的热潮方兴未艾。医院数字化档案室的建设对保存医院档案资源的完整性、原始性，优化医院档案资源的合理利用具有重要的现实意义。

一、数字化档案室的含义

基于医院档案工作的现状及对档案工作认识的不断加深，学者们对医院档案工作包含的范围尚存在异议。一般认为，医院档案既包括医院党政行政管理档案、医学科研档案、专业技术人员科技档案、基本建设档案、仪器设备档案、财务档案等，也包括医院病历、人事档案[2]。

医院档案的数字化是将医院在医疗活动、行政管理等各方面工作中形成的原始文字资料、声音、图像等档案资料进行数字化处理，按照一定存储方式存储在一定的存储载体上，运用数据库管理系统及相应的档案管理分析软件等，对医院医疗信息资源进行分析利用，不仅能够方便医院各级各类工作人员检索、查询所需档案信息，又可为医院管理者的决策提供一定的数据支持。

数字档案室是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，运用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化处理，实现对档案信息资源的科学、高效利用的档案管理模式。数字档案室建设包括对原有馆藏纸质档案的数字化和对形成中的电子文件的归档与保存两个重要方面。[3]

二、医院建设数字档案室的必要性

（一）可以顺应医院信息化发展，提高医院管理水平和效率

医院医疗和管理工作中产生的医疗活动信息、医院经营管理信息、社会保障信息、医疗纠纷信息等都是医院重要的档案资源，既为医院的教学、科研、管理等提供基础性信息源，也是反映医院管理水平、医疗质量高低的重要依据。随着医院医疗管理水平的不断提高、医学信息技术的快速发展，医院信息化进程不断推进，医院档案数字化是医院信息化的重要内容，加强医院数字化档案室的建设既是顺应医院信息化的发展的需要，也是提高医院管理水平和效率的客观需要。

（二）可以保护医院档案原始性、完整性，便于管理和利用

医院各项活动产生的档案信息量庞大，存储方式多样，载体形式不一。加强医院数字档案室建设，可以有效地将各类档案信息分类、分档，实现档案的数字化和网络化，使得档案管理突破原有的时间和空间限制，能够有效地保证工作人员对档案立卷、编码、保存的准确性和完整性，从而有利于保证档案的原始性和完整性。另一方面，数字档案室的建设使得各类档案的存储更加统一规范。统一的信息存储格式和展现形式，将很大程度上方便医院各级各类工作人员在权限范围内方便、快捷地查阅相关档案信息，满足不同层次人群的查询、使用需求。同时，也为医院档案信息资源的开发、利用提供了条件。

（三）有利于医院档案信息资源的挖掘、利用、共享，促进医院的长远发展

医院数字档案室建设，可以有效地提高档案信息的检索效率、利用水平，有利于档案信息资源的进一步开发、利用，为医院领导的各类决策提供一定的参考依据。数字档案室使得档案存储更加统一、科学、规范，从长远来看，节约了医院的成本，有利于医院档案信息资源的挖掘与利用，必将促进医院的长远发展。

三、构建医院数字档案室的基本思路

（一）立足医院实际，制定计划，分阶段、分层次、分步骤推进

医院数字档案室建设，首先应该立足于医院实际，进行科学、合理的调研。院领导及工作人员应该转变观念、创新理念，提高对医院数字档案室建设的重视，从战略高度对本院数字档案室的建设进行统筹安排、合理布局，制定一定的工作计划，分阶段、分层次、分步骤推进医院数字档案室的建设。

（二）优化、整合财力和人力资源的投入

医院数字化建设是一项投资大、见效慢的工程，需要财力和人力资源的支撑。一方面，医院应该设立数字档案室建设的专项基金，将医院数字档案室建设纳入医院发展建设的发展规划，制定符合本医院实际的建设资金投入计划，并保证资金投入的连续性和稳定性，为医院数字档案室软、硬件建设提供强大的财力支持。另一方面，应建设一支数字档案室建设的专门人才队伍，大力培养具备医学、档案及计算机技术理论知识的复合型技能人才，并通过优化医院档案工作人员的人才等级结构、制定科学合理的考核标准、提供一定的人才晋升渠道等方式稳定专业人才队伍。另外，要对本院负责数字档案室的相关工作人员进行再教育，加强其自身学习，促进其自身工作理念的更新、工作能力的提升，为医院数字档案室的建设与长远发展做出更大的贡献。

（三）建立医院档案信息资源库，加强档案信息资源的建设和利用

医院数字档案室的建设不可能一蹴而就，在数字档案室建设过程中，医院各科室向档案室移交档案时，首先应逐步做到档案信息的数字化处理，实现档案的管理内容向数字化转变。

加强档案信息资源的建设，有计划、有步骤地进行档案数据库建设。根据医院各科室利用目的和内容的不同，构建档案基本目录数据库和各类专题档案目录数据库。根据医院各类档案的基本情况，通过著录、标引，将各门类档案文书部分的分类号、档号、形成时间、主题词等基本信息录入档案管理系统，建立档案室基本目录数据库。对于课题立项申请、计划任务书、合同、评审报告等学术活动的科技档案，有针对性地设立不同专题，逐步设立专题档案目录数据库[4]。

档案数字化建设的最终目的是实现对档案信息资源的合理配置和科学利用，建设医院数字档案室的同时，应不断提高其应用水平，深化档案信息资源应用的层次，不断挖掘档案信息资源的潜在应用价值，最终使档案信息资源真正满足社会各方的信息利用需求。

（四）完善数字化档案信息安全机制，实现跨越式发展

建设医院数字档案室的过程中，应做好档案信息系统和数据库安全维护工作。一方面，档案工作人员应采取多种安全技术措施，做好数据库备份、安全防护等工作，确保档案信息系统的稳定性及医疗信息资源的安全性，防止数据丢失和泄露。另一方面，医务人员应养成良好的职业道德和责任心，提高对数字化档案安全性的认识，秉承严谨的工作作风，自觉做好医院档案的保密工作。

总之，医院数字档案室建设是医院信息化发展的必然要求。在信息化、网络化迅速发展的当今，医院数字档案室有着良好的发展和利用空间，其建设与发展既要坚持科学性、实用性，又要兼顾先进性和前瞻性。任何事物的发展都不是一帆风顺的，医院数字档案室建设任重而道远。

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[1]高晓越，肖晓旦.电子病历在医院信息化建设中的应用及存在的问题[J].医学信息，2011，24（7）:4455-4457.

[2]杨艳丽.电子病历系统环境下的医院数字档案室建设[J].兰台世界，2014，（2）:130-131.

[3]薛娜.浅谈医院数字档案室建设及其优越性[J].医学信息，2015，28（8）:254.

[4]杨岩.加快医院综合档案室数字化建设步伐[J].兰台世界，2008，（2）:24.

（作者单位：山东省千佛山医院）