试论现代电子文件档案管理与传统档案管理

张辉

黑龙江省黑河市爱辉区水务局

试论现代电子文件档案管理与传统档案管理

张辉

黑龙江省黑河市爱辉区水务局

我国的档案管理在各种先进技术发展中逐渐发生了一些变革，但是尚处在探索和走向成熟的阶段，这就形成了目前新旧两种档案管理模式并存的局面，也将会持续一段时间，留给新旧模式相互磨合和借鉴以充足的时间，有利于更好的开展电子档案的相关工作，在研究两者的区别时，要注意到各自的优势和存在的问题。

电子档案；档案管理；区别

1 前言

电子档案的出现，最直接的体现就是将要取代纸质的档案，并且可以减轻档案整理、装订等事项的工作量，提供工作效率，将工作人员的大部分精力放在审核与分析档案信息上面，但经过多年的发展保存下来的纸质档案数量极为庞大，也要处理好这部分档案与电子档案的有效对接，认真分析电子档案与纸质档案在一些工作细节上的差异，发挥两者的优势，规避不足和缺陷。

2 电子文件档案与传统档案管理的归档时限的区别

电子文件是需要储存在信息系统中的，因此省略了很多装订、整理和编号的工作，电子档案完成归档的效率较高，通过简单的检索程序就可以进行高效的查阅，人们需要查阅一些资料时不用担心档案的归档还没有完成，而纸质档案的归档则需要完成档案基础性工作的各个环节，需要进行查阅的时候很可能档案还在编辑和整理的过程中，因而不能查阅，由此可见，电子档案与纸质档案之间存在归档的时间差，说明两者的工作效率差距较大，电子信息系统的归档更具备较强的时限性，能够在很短的时间内完成整理档案到建档的整个过程。

3 电子文件的档案化管理同传统档案管理的区别

上文中我们了解到电子档案与传统的档案管理存在时限上的差别，也充分说明了电子档案的巨大优势，而要探讨两者之间的一些具体区别，还要进一步从两者归档所用的时间以及工作方式之间的不同，以此来明确电子档案与纸质档案的具体差异情况。

3.1 电子档案的归档时间与传统档案不同

电子档案的效率主要体现在其归档的时间较短，因为电子档案只是录入到信息系统之中的一些文字和符号，系统会根据自身的程序设计来自动将档案信息进行相应的处理，并且可以满足信息的快速更新和修改，归档的效率极高，耗费的时间很少。而传统的档案管理工作，就需要按照档案管理的相关规定，经过搜集、整理、分析、归类、编号、装订等多个工作环节，再经过最后的审核后放入专门的档案室进行归档保存，在这个过程中，显然会耗费大量的时间和人力物力，如果在此期间需要对档案进行调取档案信息资料的工作，那么就无法在规定的档案归档时限之内实现。

3.2 电子文件的归档方式与传统档案不同

电子档案利用计算机系统软件，将信息录入或者扫描其中，就可以迅速的完成相关档案信息的处理，而且这些信息能够随着发展导致的变化而随之更改或者添加，可以根据相关的最新信息对原有录入的档案信息进行编辑修改，虽然其更新速度较快，可以更好的完善档案的内容，但是也正因为如此，档案的原貌是很难得到保存的，所以要对档案的信息就行替换或者修改，就必须采取严格的审批审核程序和相关的约束机制，管理部门的负责人要全程对档案信息的更改负责，相关的工作人员也要对自己的修改与更定负责，信息处理系统要加设安全保密措施，加大信息保护力度，维护档案信息的真实客观，防止有人弄虚作假，蓄意改变档案信息的内容。

4 电子文件档案与传统档案管理的收集范围的区别

4.1 传统档案的收集范围

传统档案经过多年的发展和变迁，已经存在一个成熟的管理机制，在这机制的运行过程中，各部门和工作人员各司其职，将档案严格按照不同的类别进行归档保存，由于传统的档案管理主要针对的是各行政机关和事业单位等关键部门的信息进行整理建档，这些文件当中涉及到多个机关和部门的运转情况和需要保密的事项，因而将这些文件建立档案并设立专门的档案室加以保管。纸质档案虽然在现代电子文件和信息技术的冲击下，体现出其局限性和制约性，一些工作还很保守，难以突破局限，一方面是管理机制和模式的问题，难以对其他各项事业或者更多的信息进行建档，另一方面是会耗费大量的资源，包括人力和物力在内的运行成本，这两方面也成为了制约传统档案扩大其搜索、搜集信息范围的主要因素。

4.2 电子文件档案的收集范围

电子档案针对各种信息和文件可以极大的扩展其收集范围，改变了以往纸质档案较为封闭的信息收集范围，可以灵活高效的对正在发生和已经发生的一些信息资料进行收集和整理，不仅将档案的归档时间大大缩短，提高信息更新速度和档案管理工作的效率，而且能够对以往档案室中大量档案进行进一步的整理，将一些传统档案融入现代电子档案的管理之中。电子档案会对档案信息进行更加细致的分类和整理，对其进行自动的编号和归类，按照多个层面和关键线索的性质来分类，能够极大的便利查阅检索工作，其收集范围主要表现在更多的内容管理与划分，提升了档案的实用价值。

4.3 纸质档案管理和电子档案管理的融合

纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：

（1）针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。

（2）建立健全纸质档案管理与电子档案管理的融合机制，档案管理工作人员原则上要按照融合机制进行档案管理工作。通常在查阅和检索档案资料的时候利用电子档案进行，减少纸质档案的使用磨损。

（3）将二者都作为一种档案资料的展现形式展现给利用者，满足利用者对于档案资料的需求。

5 结束语

综合考量电子档案与传统的纸质档案管理之间存在的具体差别，可以看出电子档案大有完全取传统档案而代之的趋势，因为其巨大的优势已经通过应用而凸显出来，而且传统的档案管理已经无法适应社会发展变化的需求，因此应该大力的发展以电子档案为中心的信息处理技术，完善管理制度，促进档案管理快速转变升级。

[1]彭坚.关于档案"双套制"管理问题的探讨[J].档案学研究，2002，（1）：38-40.

[2]常艳杰.信息时代档案管理网络化的思考[J].劳动保障世界（理论版），2013，（12）：149.