房地产档案管理存在的问题与应对策略

唐建丽 烟台房地产开发集团有限公司

房地产档案管理存在的问题与应对策略

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随着市场经济的发展，推动了房地产企业的发展，居民数量的增加，使房地产企业的档案数据越来越多，有效的档案管理措施，有利于居民产权登记的方便、快捷，同时也有利于促进房地产企业的发展，对此，本文根据房地产档案管理存在的问题与应对策略进行分析。

房地产 档案管理 应对策略

引言

房地产档案管理工作是指房地产企业的行政管理部门，对企业所进行的买卖交易、房屋拆迁、产权登记等活动产生的数据信息进行收集和整理，同时将相关文字、图片、影像等资料进行归案管理，使其形成历史记录，以便日后的查询和调取，房地产档案管理工作对企业的发展具有重要的作用。

一、房地产档案管理的重要性

（一）提高房地产产权管理效率

在房地产档案管理中，产权是最重要的组成部分之一，随着房地产行业的发展，产权交易趋于多样化，导致房屋产权变更比较频繁，再加上不同房主对房屋的改造和装修，产权信息在不断发生改变，房产审查、认证比较困难，而通过房地产档案管理对产权的记录，可以准确的展现房屋的信息，可以有效提高产权管理效率。

（二）有利于国家进行宏观调控

房地产经济对我国经济的发展有非常重要的作用，但随着近年来房价上涨过快，出现房地产泡沫经济，不利于房地产市场的发展，而档案资料有利于国家了解房地产市场，从而进行宏观调控，保证房地产市场的稳定[1]。

（三）为司法鉴定提供依据

由于房地产行业的快速发展，使房屋交易更加频繁，同时也存在一定的隐患，在市场上存在房地产企业违规操作，业主拿产权抵押贷款等现象，在遇到问题时不能有效进行司法判定，而通过房地产档案资料的记录信息，可以有效了解情况，从而做出正确的司法鉴定，使房地产市场可以有序发展。

除此之外，房地产档案管理对城市的发展以及房产交易上都有非常重要的作用，但在实际管理中还存在很多问题。

二、房地产档案管理存在的问题

（一）房地产企业档案管理意识薄弱

目前，大多数的房地产企业的档案管理人员，没有明确的档案管理意识，在进行工作时，只是机械性的复制、粘贴，没有对档案中存在的问题进行研究和分析，档案容易出现问题。例如，在进行档案管理前，需要有专门的登记人员对客户的房产信息进行登记，登记人员的素质很难保证，登记的信息是否完整、详细也无法保证，而档案管理人员没有一定的档案管理意识，就很难发现其中存在的问题，导致档案信息与居民的产权信息存在出入，不利于日后的管理和服务；其次，档案信息不能及时归档，也是档案管理中存在的问题，当企业需要调取或查询档案资料时，容易因一时疏忽而忘记归档，管理人员缺少归档意识，非常容易造成档案丢失或损坏。另外，所形成的档案信息具备一定的法律效力，当出现问题时，责任的划分很难把握，不利于企业的发展。

（二）档案管理方式单一

在我国，很多的房地产企业使用的还是传统人工档案管理模式，通过人工来完成档案的收集、管理工作，随着房地产企业的发展，其产生的数据量越来越大，加了人工管理的任务量和工作量，档案管理人员不能及时将这些数据进行整理和分类，工作效率比较低，部分房地产企业已经配备了信息化技术，但使用率比较低，大部分的管理人员只实现了查询和检索的功能，而电子档案中的图形、影像、文字等功能没有得到合理利用，档案管理工作效率比较低[2]。

（三）档案管理的安全系数较低

第一，在房地产档案管理中，其登记的信息都属于客户的隐私，信息的保密性对客户的安全有重要的作用，传统的纸质管理，接触的人比较多，档案信息存在泄漏情况。

第二，对档案室的设备投入不足，纸质档案室里的数据信息易受外部因素的影响而存在安全隐患，例如，在档案室里，没有对温度、湿度等进行控制，容易导致档案受潮，使纸张文字模糊、腐烂，图片因受潮而褪色，无法核实图片上的真实内容，而录音带等无法正常使用，都对档案资料的安全造成了威胁。另外，档案室缺少相应的监控设备，不能对档案进行很好的保护。

（四）档案管理人员素质过低

档案管理人员素质过低主要指的是管理人员的信息化技术水平不高。档案管理人员不能通过计算机信息技术和网络信息技术实现电子建档，大多数档案管理人员还不具备熟练掌握计算机的能力，在操作上还停留在基础水平；在进行档案录入和管理上，容易因操作失误而造成文件损坏，导致信息丢失；在进行传输档案时，常常会忽略电脑的安全情况，容易受病毒入侵而导致档案丢失或泄露，对企业造成巨大的损失。

三、加强房地产档案管理的有效策略

（一）完善档案管理制度

首先，规范档案管理制度，要求档案管理人员，在进行档案管理时，要严格遵守建档制度、归档制度、保密制度、销毁制度、档案安全保护制度等，加强对档案的管理工作，提高管理效率。

其次，加强房管部门与档案管理部门之间的联系，建立信息网络共享数据库，使部门之间的信息可以资源共享，优化企业内部结构。

最后，提高行政部门的权力，加大对档案管理工作的监督力度，提高档案管理的质量，保证每一个环节都合理合法：一是，在档案收集上，应建立立卷审核制，对各部门上报的材料进行审核，保证材料准确无误后再交给档案管理人员进行入档管理；二是，数据信息要符合质量要求，对档案内的文字、图片等材料进行逐一审查，保证档案材料的质量，避免因外部因素而造成损坏；三是，加强档案信息安全管理，由于档案的重要性，当需要进行调取、查询档案资料以及归档时，必须以行政部门的最高领导签字并盖章的书面文件为主，避免因随意调取而发生信息泄露情况，当出现问题时，也方便追责处置[3]。

（二）提高档案管理效率

档案管理人员在进行档案管理工作时，要遵照一定的流程进行操作，做好材料的收集、整理、建档、备份、保存这几个环节的操作，在档案信息收集环节中，应以文字、图片、表格收集为主，以电子指纹收集和影像收集为辅，保证材料收集的质量和效率，同时，要根据实际情况，多渠道收集信息，保证材料信息的详细和完整。在信息录入阶段，档案管理人员应仔细比对材料信息，减少错字的出现，而造成材料失真，避免发生法律纠纷等问题。

加大对档案室的资金投入，一方面，加强档案室基础设施建设，使用先进的科技，保证档案室温度和湿度的稳定，加大防火防盗安全设施建设，在防火问题上，根据档案室的实际情况配备相应的灭火设施，同时保障不会对档案文件造成破坏；在防盗方面，应建立自动化监控技术，通过自动监控、自动报警等方式保证档案室的安全；另一方面，加大对信息化基础设施的投入，定期维护系统设备，对出现问题的设备及时更换，保证系统运转正常，从而提高管理效率。

（三）提高风险抵抗能力

在进行档案管理时，要对档案的安全情况做风险评估，及时发现档案管理中的隐性风险，采取适当的措施进行解决。例如，文字、图片、表格的格式要严谨，信息要完整，在电子档案中，要对重要的信息进行加密处理，在进行数据传输前，要对电脑进行杀毒检测，避免在数据传输时因病毒入侵而造成材料损坏或丢失。因此，企业要加强档案管理人员的安全防范意识，针对可能出现的问题做风险预案，保证在遇到突发事件时可及时处理。另外，企业要向档案管理人员宣传相关的法律，增加档案管理人员的法律意识，提高档案管理的安全性[4]。

（四）提高档案管理人员的素质

第一，企业应建立岗位资格认证，对档案管理人员进行系统的培训，并在培训期间对档案管理可能出现的隐患进行模拟考核，考察培训人员处理问题的能力，并对考核结果做评价，对存在的问题进行研究和分析，从而制定正确的培训方案。

第二，对档案管理人员的信息化技术进行培训，要求档案管理人员不仅要具备一定的管理能力，更要熟悉掌握信息化技术，对操作流程、操作方法、技巧等方面进行培训，提高管理人员的管理效率和工作水平。

第三，加强企业之间的交流与合作，针对档案管理问题进行研究和分析，相互借鉴、相互吸收，取长补短，创新管理方法，使其符合企业档案管理的需要，从而提高档案管理的质量和效率。

结束语：随着房地产企业的发展，档案管理工作对居民、城市以及国家经济的发展都有重要的作用，因此，房地产企业要根据档案管理存在的问题进行分析，从而制定有效的管理措施，保证房地产企业顺利发展。

[1]周国瑞. 浅谈企业档案管理存在的问题与应对策略[J]. 文史月刊,2012,08:42.

[2]陆嫣. 房地产权属档案管理的问题以及创新策略[J]. 中小企业管理与科技(上旬刊),2015,05:60-61.

[3]黄晓屏. 浅谈房地产档案管理工作中的常见难点和应对策略[J]. 人力资源管理,2015,06:342.

[4]邓茵. 企业文书档案管理中存在的问题及应对策略分析[J]. 办公室业务,2015,20:70+84.

唐建丽（1968-），女，山东省烟台市人，大学本科学历，助理会计师、助理馆员职称，烟台房地产开发集团有限公司，研究方向：房地产档案管理。