关于印章档案规范化管理问题的思考

王明惠+秦毅+王猛

摘 要：全面改革的进一步实施过程中，在印章档案的管理工作方面也有了更高的要求。传统的印章档案管理中，由于受到诸多层面的因素影响，其中还存在着一些问题有待解决。面对新的发展改革环境，加强对印章档案的规范化管理就比较重要。本文主要对印章档案的作用发挥以及特征体现加以分析，然后结合实际对印章档案管理的主要问题和规范化管理策略详细探究，希望能通过此次的理论研究，对印章档案的规范化管理目标实现起到促进作用。

关键词：印章档案；规范化管理；问题

加强印章档案的管理工作，就要在方法措施上多样化实施。印章档案作为社会组织以及国家机关等在各方面活动中的重要载体形态，其自身有着特殊性的价值体现。通过从理论层面加强印章档案的规范化管理研究，就能保障印章档案管理的整体效率水平的提高。

1 印章档案的作用发挥以及特征体现分析

1.1 印章档案的作用发挥分析

印章档案的作用是多方面的，印章档案能够对机构的变革情况加以反映，一个印章就是一段历史，将这些集中起来就能形成机构发展的历史。对于一些不存在的原有机构，也能通过印章档案进行了解。印章档案对机构的权利以及职能和地位也能有效的反映，能够从印章档案方面看出机构曾经的职责履行情况，在历史作用的发挥上就比较突出[1]。通过印章档案，也能对文件的真伪进行辨别等。在这些方面的作用发挥就比较突出。

1.2 印章档案的特征体现分析

印章档案的特征体现在多个层面，其中在形成的方式层面有着其特殊性。印章档案是专门的档案，在形成方面主要是通过印章形成方式特殊性所决定。对于机关印章的制作过程中，就要向主管机关进行申请，批准后才能进行制作然后进行下发各机构。在机构变迁以及规格变化等原因停用的，就要进行归档处理。所以印章档案就能作为是反映机关职能以及历史面貌的重要档案。

从印章档案特征的载体多样化方面也有着鲜明呈现。在载体形式的多样化方面，主要就是印章档案制成的材料以及形式多样化。从材料上来看有玉、石、金、木等等材料。在形式上印文边框是统一的，这是政府机关的印章[2]。对于个人的印章也可结合自己的喜好随意制作。在印章档案的特征方面，收藏价值高以及研究价值高也是比较重要的特征。印章档案室机构或者个人在一定时期的业务见证，有着记录的作用。

2 印章档案管理的主要问题和规范化管理策略

2.1 印章档案管理的主要问题分析

对印章档案进行管理过程中，还存在着一些问题有待解决，这些问题主要体现在对印章档案的管理意识不强，在印章档案的收集工作方面还存在着诸多的弊端。有的领导认为印章档案的工作可有可无，这些因素的存在就使得在具体的印章档案收集过程中，存在着很大的难度，常有印章档案丢失的问题出现。

再者，对印章档案的管理过程中，没有注重制度的完善建立，对印章档案的管理工作不能统一化进行。印章档案有着不同的类型，在用途以及审批权限方面也有着不同，所以在工作中的统一化管理就比较重要。但是在实际的管理工作中，并没有在这一方面得以加强，管理还是采取分散管理的方式，在管理的制度层面没有完善化[3]。在对印章档案的鉴定以及归档要求等诸多方面，都没有详细化的规定，这些方面就对印章档案的管理水平提高有着很大的阻碍。

另外，对印章档案的管理工作方面没有得到有效落实。在实际的印章档案管理工作的实施过程中，没有将管理工作得到有效落实，从具体的问题上来看，就是没有将印章档案管理和日常档案管理工作相结合[4]。以及在档案管理的机构方面没有得到有效落实，有的档案管理机构对印章档案部门没有独立性开设，这样就使得档案管理工作比较混乱。再有就是在印章档案管理人员方面没有得到有效落实，在工作的职责上也没有明确化等。这些方面的问题对印章档案的管理工作实施就形成了很大的阻碍。

2.2 印章档案的规范化管理策略实施

加强对印章档案规范化管理，就要能充分注重管理方法的科学实施。笔者结合实际对印章档案的规范化管理方法进行了探究，在这些方法的实施下，对印章档案的管理水平提高就有着积极意义。

第一，对印章档案的规范化管理，就要能充分注重档案价值的正确认识。档案馆在对馆藏档案的宣传工作方面要能加强，要能对馆藏的印章档案内容以及价值等加强宣传，在印章档案的了解方面能够充分化。领导方面要对此有充分的重视，对印章档案的管理的具体情况能加强了解，只有在这些基础层面得到了加强，才能有助于印章档案的规范化管理目标的实现。

第二，加强印章档案规范化管理的制度自定完善化。从具体的管理制度制定过程中，对印章的刻制材料的选择方面要加强，对印章的安全管理工作要注重，在印章的启用过程中，就要在印章备案登记表方面进行建立，在印章档案的制度保障层面要加强。在对印章档案管理过程中，就要能在综合档案室接收保管层面进行加强，在档案保管制度以及印章销毁履行程序的制度等。在这些层面的制度建设都要能够加强重视。

第三，对印章档案的收集工作方面，就要能够注重范围的科学控制。印章档案的收集工作实施并不是很复杂，在归档材料的范围方卖弄有印章备案信息表以及盖章审批材料等，所以在进行档案收集过程中，就要注重材料收集的完整。对印章档案的保管价值以及期限方面，也要能区别化的对待，由于不同类型印章在效力上也有着不同，在对档案材料的价值的保存期限也会不同，这就要能结合实际来进行判断。

第四，加强印章档案管理人员的综合素质提高。对印章档案的规范化管理，就要能充分注重管理人员的素养提高，在学习的意识上要不断加强，注重终身学习制度的科学建立。先要能够在政治方向以及高度政治责任感方面能加强树立，能够有正确政治观以及价值观，对档案法以及保密法等相应的法律知识的学习也要能充分重视[5]。印章档案的管理人员要在系统化的专业知识学习培训方面进行加强，对档案的管理知识技能以及实际操作的方法等，都要能够进行加强学习，将理论知识和实践紧密的结合，在业务能力上得到了加强，才能有助于印章档案管理水平的提高。

第五，印章档案的管理模式的创新应用。在管理的模式上进行创新应用，对提高印章档案管理水平就比较有利。印章档案的管理工作，要能在管理的专业性方面得以有效突出，将印章档案的检索利用效率不断提高。在信息化技术的应用下，能对印章档案的管理效率的提高提供技术支持，数字化的印章档案管理，就能将印章档案的利用效率得以提高，这样也能延长印章档案的寿命。

3 结语

综上所述，在面对新的改革发展环境下，只有充分注重印章档案的规范化管理，将印章档案的管理水平等有效的提高，才能真正有利于档案管理的整体水平提高。印章档案作为档案馆馆藏中比较重要的部分，在历史价值层面比较高，这就要能充分注重印章档案的规范化管理。通过从多方面对印章档案的管理进行加强研究，就能有助于实际档案管理水平的提高。

参考文献

[1]彭坚.从印章失效到印章档案的管理[J].四川档案.2014（05）

[2]马晓梅.浅谈印章的管理与使用[J].黑河学刊.2015（10）

[3]高树森.废止印章的管理亟待加强[J].山西档案.2014（03）

[4]夏帆.参公事业单位“印章档案”管理的思考[J].办公室业务.2014（07）

[5]徐玕，高丽华.小议印章档案[J].兰台世界.2014（08）

作者简介

王明惠（1980—），女，安徽省池州市人，国网池州供电公司，档案专责，研究方向：电力档案。