新形势下人事档案管理信息化建设研究

孟培婷

摘 要：人事档案管理是每个单位不可忽视的一项重要策略。随着信息技术的发展和进步，推动人事档案管理的信息化建设成了一种趋势，这样不仅有利于确保档案资料的完整性和安全性，还有利于档案信息的查询和资源共享，对提高整个人事档案管理水平，充分发挥人事档案的重要作用具有现实意义。下面将探讨分析人事档案管理信息化建设的重要性、存在的问题，并提出相应的建设策略，希望能够为实际工作提供指导与参考。

关键词：人事档案管理；信息化建设

1 新形势下人事档案管理信息化建设的重要性

1、人事档案管理信息化的存在意义

人事档案管理信息化，顾名思义，是在档案管理中应用现代化计算机网络技术，对资源进行管理、处置，为人事档案的使用带来便捷和快速，方便查阅。人事档案的信息化管理把静态存放变为动态管理，这不只提高了办公的水平，也将管理理念彻底转变，将纸变为电子，全面步入数字化操作模式。

2、全面的信息化建设的必要性

人事档案管理的信息化，使档案的生成、采集、分档、储存等都节省了很多时间，而且区别以往的工作流程，不需要进行琐碎的资料整理工作，通过专业化的平台快速的将数据入库分类，提高了人事档案部门的工作效率。人事档案的管理实现了档案管理的系统化、网络化、全面化。有机统一了薪酬管理、业绩考核、人事信息、档案检索等各个模块。减少了对原始档案的接触和破坏，有利于对档案纸质主体的保护，而且为资源的查阅和共享提供了便利。通过人事档案的信息化管理，对企业员工和各级干部的“德、能、勤、绩、廉”能够快速全面的了解，为晋升和奖罚提供参考依据。所以，人事档案管理信息化建设是迫在眉睫的。

2 人事档案管理信息化建设中存在的问题

1、管理观念滞后，权责不明

目前人事档案的管理模式还主要是传统的内向、封闭式管理，即人事档案主要由人员所在单位内部的组织、人事部门进行封闭式管理，个人对自身的档案并无知情权，这就给人事档案蒙上了一层神秘的面纱，使得人事档案变得神圣化、权威化。在现代化的今天，随着人员流通变动频繁，人员的职称、考核及学历等材料的时时变化，使得人事档案的动态性增强，要对人事档案时时更新形成，在人事档案的形成过程中，由于权责不明晰往往会出现相互推诿、扯皮，对人事档案材料的收集不够重视，使得档案材料的来源受制，人事档案管理工作处于被动，不能更全面的为社会服务。

2、信息化标准规范不统一

标准规范化是人事档案管理的信息化建设的基础，要实现档案的信息化建设就必须建立规范机制。在现有的人事档案管理工作中，很多单位都从自身利益出发，分别采用不同的管理模式，没有统一的标准去遵循，各搞一套，自称体系，造成档案信息化的网络无法畅通，信息化资源共享也不可能实现。还有很多单位采用不同的人事档案信息化管理系统，这些系统往往只能符合它们本单位的需求，在人才流通迅速的今天，无法满足档案信息的社会化的需求。

3、档案管理信息化人才队伍水平整体不高

人事档案的信息化建设要求管理人员在精通传统档案管理经验的基础上，还必须掌握计算机、网络等现代管理技术。目前很多人事档案管理人员的管理工作还仅仅局限于纸质档案的建立和保管层面上，虽然单位都给管理人员配备了计算机，但是也仅局限于人事档案的基本信息的录入、打印档案目录等，无法进行人事档案信息的查询和检索，人事档案的数字化基本没有实现。档案管理信息化人才队伍的现代管理水平不高，也是阻碍档案管理信息化建设实现的一大障碍。

3 加快人事档案管理信息化建设的措施

加强人事档案管理信息化建设是提高人力资源管理水平、推进人事档案现代化管理的必要途径。因此事业单位应以现代化科技手段为支撑，加强人事档案管理的信息化建设，以全面推进其人事档案管理工作的健康、可持续发展。

1、转变观念、健全制度、加大投入、稳定队伍

人事档案管理信息化建设应该从转变观念开始，在根本处认识到人事档案管理的重要性，增强对数字化管理的重视程度。多渠道筹集资金，保证信息化建设和系统运行所需经费，加强软硬件基础设备建设及人事档案信息网络化的研究和开发工作。同时建立健全系统安全保密体系、信息化工作自检自查制度，为人事档案管理信息化建设奠定基础。另外，重视队伍建设，建立高效培训机制，培养一批既具备人事档案管理知识和技能，又熟练掌握计算机技术知识、信息化系统操作知识等的复合型人才队伍。

2、加强人事档案信息数据库建设

企事业单位在进行人事档案管理信息化建设之前，应结合单位的实际情况，对全体的职工进行档案信息的甄别核实，以保证录入系统的资料是准确的，通过电子档案和数字化的管理，建设完备的基本情况库、干部职历库、工资情况库、专业技术人员科研成果库、表现情况库（德能勤绩廉等）干部照片库、人事任免工作库等。同时还要不断的丰富人事档案信息，将职工的工作变动，取得的成绩等录入信息库，以保证每一份人事档案的全面性、真实性。将信息库进行模块分类，需要查阅档案资料时，分类检索，结果快速准确，有效的促进档案信息系统科学有序的运转。

3、加强人事档案信息数据库的网络化建设

以事业单位网络服务器为数据平台，重视网络建设和人事档案管理信息化的辅助软件建设，提供安全、可靠的信息网络服务，扩大人事档案信息化涵盖的范围。同时以单位各职能部门的管理权限为准划分模块，融合相关部门的数据资源，实现多方面的计算机网络化管理，建立完整、多层次、智能型、安全保密的人事档案管理信息网络系统，为人事决策提供参考依据。

4、对人事档案部门人员进行计算机技术培训

想要促进人事档案管理信息化的转变，基础条件就是对计算机的掌握。当前，我们必须对人事档案工作者进行计算机网络技术的培训。对软件的使用，还有对系统的维护管理，都要依靠熟练的计算机技术来完成。由此，建议各企事业单位集中相关工作人员进行能力培养课程，掌握先进的电子技术，熟练使用办公软件，以提高工作水平。企事业可以定期的对相关人员进行考核，以督促人事档案工作者不断学习进步，实现岗位价值。

5、加强人事档案管理信息化网络安全防护

加强人事档案管理信息化网络完全防护，应注意，第一，重视网络安全检测工作，将入侵检测系统配备到共享网络设备上，及时统计分析进出网络数据流。第二，要指定有效的应对措施，设立安全的访问密码，防止出现信息平台被恶意破坏和攻击的情况出现。信息库的数据要及时做好备份，一旦遭受到攻击，通过已备份的资料进行还原。避免影响企业内部的运转。第三，配备访问控制软件系统或通过防火墙技术加强访问控制。通过以上措施的实施，以加强信息库管理与维护。

4 结束语

总之，人事档案记录着一个人的成长、工作经历、相关的成绩以及思想认识和个人能力等，它是相关的人事单位进行人才选拔的重要依据。因此，对于人事档案的管理具有十分重要的作用，特别是在新形势下，对于人事档案进行信息化的管理更是一项十分重要的工作。

参考文献

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