当前时期下高校档案信息化管理存在问题及对策研究

李小芳

摘 要：近些年来，我国高校陆续开展了关于档案信息化管理的改革，并取得了一定的成效。但由于改革时间较短，在实际的信息化建设中任然存在很多问题。本文首先分析了当前时期下高校档案信息化管理存在问题，其次针对这些问题进行了深入思考，提出了几点改善对策以供他人参考。

关键词：高校；档案；信息化；管理

随着信息技术的不断发展，各行各业已经开展了关于信息化管理模式的改革。在档案管理中，运用信息技术可有效提高单干管理效率及质量，而进行档案管理信息化建设又是国家信息化战略提出的要求。面对这样的趋势，高校档案管理进行信息化建设已成必然趋势。

1 当前时期下高校档案信息化管理存在的问题

1.1 档案信息化管理基础设施较为落后

档案信息化管理需要一些基础设施的支持，如计算机等，而现阶段，很多高校并没有加大档案信息化管理基础设施建设力度，使基础设施较为落后，满足不了现代档案信息化管理的需要，具体体现在以下几点：（1）很多信息化基础设施并没有配置，如用于进行档案信息化管理的服务器等。同时，很多基础设施都已经使用了很多年，如计算机还是“大头机”，打印机、复印机也相对落后。（2）很多高校并没有实行网络化的档案管理模式，如档案管理用的计算机并没有连入网络，很多办公软件还是单机版本。（3）有些高校档案管理虽然在原先的基础上连入了局域网络或互联网，但各方面设置并没有进行系统的完善，使其存在很多缺陷，无法用于现代化的档案信息化管理中[1]。

1.2 高校档案信息化管理缺乏规范性

高校档案信息化管理缺乏规范性具体体现在以下几个方面：（1）档案信息化管理的规范并没有进行统一，这就导致在实际工作过程中，工作人员没有一个完整的标准作为行为的依据。同时，存在多档案管理系统生成的数据无法兼容的现象，这就导致在数据的转换时，可能出现信息失真问题[2]。（2）在实际操作中，档案信息化管理系统还应该和高校其他类型的管理系统存在联系，如教学管理系统、学生管理系统等，这些管理系统生成出来的数据最终会流入到档案管理系统中。但由于这些管理系统又相对独立，所生成出来的数据标准不一，无法有效的完成与档案管理系统的对接。

1.3 档案信息资源质量不高

大多数高校档案信息资源存在以下几点现状：（1）很多高校的档案信息资源只是记录了各类档案的目录，而并没有档案全文数据。（2）在高校进行档案资源整理时，只考虑档案的数量，没有对档案资源的有用性进行合理分析，这就导致高校档案信息库存在大量毫无作用的档案，不仅占用了档案数据库的库存，同时还增加了管理成本[3]。

1.4 信息化管理人才专业素质不高

高校档案信息化管理最终还是需要人来进行基础操作，而在这一过程中，工作人员的素质直接决定档案管理的质量及效率，很多高校没有认识到这一点问题，没有加大这方面的资源及精力投入力度，这就导致档案信息化管理工作人员的素质普遍不是很高。具体体现在以下几点：（1）很多档案管理人员还没有掌握现代信息化档案管理的相关技能，不能顺利使用计算机进行各类档案管理操作。（2）信息技术人员对档案管理相关知识了解较少，不能有效的把信息技术运用到实际的档案管理工作中[4]。

1.5 缺乏有效的安全保障措施

在档案信息化管理系统下，存在很多安全风险。如因工作人员不正当的操作导致的数据信息遗失、损坏等问题，如因黑客及不法分子攻击导致的系统瘫痪或数据信息失窃等问题。而高校缺乏有效的安全保障措施取决于高校领导这方面意识的匮乏，认为档案不具备直接经济效益，所以不会发生安全风险。很多高校档案管理系统都没有配置相应的杀毒软件等安全防范措施，甚至没有对工作人员进行安全教育，从而使工作人员样成了很多不良习惯，加大了安全风险发生的几率[5]。

1.6 馆藏档案信息数字化发展步伐十分缓慢

目前，我国大多数高校开始了一项这样的工作，即：将原本纸质版的档案转化成为数字化的版本进行保存、馆藏，这也是高校档案信息化的一项基础性工作。众所周知，对日常科研以及教学、行政管理等文件直接生成电子版过程比较容易，然而若将高校数十年甚至是百余年的所有纸质版的档案资料转化成为数字化版本，并将其存于光盘或者硬盘之中，构建全套的档案全文数据库，那么这就需要花费大量的时间与代价，这就相当于一个非常大的宏伟工程，需要大量的人、财、物等的支撑。当前时期下，各个高校在该方面的工作进展十分缓慢，且投入不足。

2 改善高校档案信息化管理问题的对策

2.1 加强档案信息化管理基础设施建设

高校想要做好档案信息化管理，首先需要加强档案信息化管理基础设施建设，具体可从以下几点出发：（1）加大资金投入力度，高校应该在力所能及的范围之内，不断扩大基础设施购买的经费，并合理利用资金，不断提高资金的利用效率，把每一笔资金都花在“刀尖”上[6]。（2）加强高校档案信息化管理系统的开发力度。可聘请外界专业的制作团队，结合高校实际档案管理需求，设计出功能齐全、操作简便、安全性能高的信息花冠里系统。（3）在建设好硬件和软件之后，高校还需要建立档案信息化管理专用网站，通过网站来收集、整合各类数据。同时，还应该加入检索和咨询功能，档案使用人员只需要通过该网站就可以获取所需要的档案数据，从而提高档案利用效率。

2.2 建立统一的档案信息化管理标准

建立统一的档案信息化管理标准，可有效规范各项管理操作，提高管理效率和质量。具体如下：（1）制定一套完善的电子档案、文件、数据信息的生成标准，如数据编码、信息转换等。这样就可以解决过去阶段中，各类数据转换无法兼容的现象。同时，格式统一的各类数据信息，可提高转换效率，便于档案信息化管理工作的开展。（2）做好档案信息化管理系统和校园其他管理系统的对接工作。一方面，加强各管理系统之间的协调，尤其是员工工作上的配合。另一方面，数据信息标准要进行同意，从而使各类数据信息在不同系统间有效传递[7]。

2.3 优化档案资源管理，提高档案资源质量

目前，我国很多高校档案资源数据库只是单单的目录库，针对这一现象，高校可在目录库的基础上增加档案资源全文数据库。而优化档案资源管理的对策如下：（1）做好电子文件的收集工作。一方面，高校其他各类管理系统中生成出来的数据及时进行整合，使其规范化后再纳入档案数据库中。另一方面，非管理系统文件的收集可在纸质文件的基础上，提出收集电子文件的需求，即各管理部门在上交纸质文件的同时，还需要上传电子稿。这种机制下，可有效减轻档案资源整合的负担。最后，还需要重视对非文字资料的收集，如图片、声音等，这类非文字文件可单独建立一个特殊数据库进行归档，以便今后需要时快速取出。（2）对档案数据进行数字化加工，如一些社会价值高的档案。同时，还需要对高校档案数据库进行清理工作，一些没有实质用处的可及时清理，避免这类文件占用数据库库存，同时也减少管理成本。数字化加工工作可以打包给外界先进的数字化制作团队，这一做法可缓解高校档案信息化管理工作人员的工作负担，同时也提高数字化加工的质量[8]。（3）高校还可以把一些尚未被纳入到档案信息库且对高校管理有用的数据进行规整，并纳入到数据库中，以备将来的不时之需。如教师方面的业绩数据，高校科研成果数据，学生考试成绩数据等。

2.4 加强人才队伍建设

加强人才队伍建设也是高校做好档案信息化管理的关键所在，只有一直专业素质过硬、作风优良的管理团队，才能促进高校档案管理水平的提高。高校领导应该改善传统观念，不断提高对高素质人才的重要性认识，并不断加大人才队伍培养的精力、资源投入力度。首先，建立岗位责任制度，明确在档案信息化管理中各工作人员的职责，并以职责来约束工作人员的行为。改善用人机制，实行“能者上、庸者下”的岗位任免机制，摒弃过去“讲资历、论辈分”的思想。其次，建立长期的、系统的培训机制，定期开展信息化知识、技能的培训工作，培训内容要从现代先进的档案信息化理论、技能中筛选。同时，还需要帮助管理人员树立终身学习思想，倡导员工加入到继续教育，通过不断的学习来提高自身专业素质。再次，建立激励制度和奖惩机制，每月对员工绩效进行考核，并科学评价考核结果，分析出员工上一阶段的工作情况，并以此作为依据实施奖惩措施，从而提高员工工作的积极性，最后，加大对外界先进人才的引入，尤其是现代档案信息化管理需要的复合型人才。提高高校档案管理岗位的薪资待遇，优化工作环境，从而吸引人才并留住人才[9]。

2.5 做好安全风险防范工作

做好安全风险防范工作可从以下几点出发：（1）建立保密制度，即档案管理人员不得在任何时间以任何形势来泄露高校档案信息，从而避免一些管理人员为了利益而泄露高校机密的行为发生。（2）健全档案管理人员行为规范，并树立安全意识，改正工作人员不良的操作习惯。（3）做好高校档案信息化管理系统的安全防护措施，引入先进的系统安全保护软件，定期开展杀毒工作，避免病毒潜伏在管理系统中。（4）对档案数据库进行定期备份，从而避免数据丢失无法找回。（5）信息系统管理人员要结合实际工作需要，来设定各岗位和档案使用人员的访问权限，对于系统核心及最重要的文件，应该是除管理员以外不允许任何人访问的。（6）对档案管理过程进行实时监控，建立风险预警系统，在发生危险操作时，及时提醒员工或管理人员，使其在第一时间制止风险，防止风险扩散[10]。

2.6 加强硬件和数据库建设

档案信息化首先要从相关硬件和数据库建设做起。物质条件是高校档案信息化的基础和前提。高校档案馆为了早日实现管理信息化，首先要加强相关硬件建设，从实际出发，在充分利用现有设备的基础上，适当购置适合的先进设备。购置时要充分发挥专家的作用，听取专家的意见。既保证设备的先进性，又避免不必要的浪费[11-12]。

3 总结

当前形势下，我国高校档案信息化建设中任然存在很多问题，这些问题不仅影响了档案管理的效率及质量，还降低了各类数据资源的利用效率。只有不断加强档案信息化管理基础设施建设，建立统一的档案管理各类标准，并优化档案资源管理提高档案数据质量，同时还要加强人才队伍建设，做好安全风险防范工作，才能有效解决现阶段高校档案信息化管理存在的问题，并提高高校档案管理水平。

参考文献

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[2]李卫忠.高校档案信息化管理的现状及对策研究[J].内蒙古财经学院学报（综合版），2012，10（1）：112-115.

[3]姜鲲.创新与优化高校档案信息化管理的价值分析与路径探究[J].考试周刊，2012，（38）：161-162.

[4]王晓琴.论高校档案信息化管理[J].山西煤炭管理干部学院学报，2012，25（2）：209-210.

[5]解咏晋.教育信息化时代下高校档案信息化管理建设研究[J].知识经济，2016，（4）：154-155.

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[7]杨丽.高校档案信息化管理有效策略研究[J].办公室业务，2016，（3）：54-54.

[8]赵思.试论网络时代的高校档案信息化管理[J].黑龙江史志，2015，（5）：134.

[9]昌晶，何郑涛，邓继均等.关于高校档案信息化管理的探讨[J].科技情报开发与经济，2011，21（14）：117-118.

[10]黄凯.高校档案信息化管理的现状及对策分析[J].中国管理信息化，2014，（12）：43-44.

[11] 蔡跃江.杨丹高校人力资源档案管理的作用绩效、动力来源与建设策略[J].档案学研究，2012，（2）.

[12] 高谭.关于高校人事档案管理信息化建设的思考[J].中国教育信息化，2007，（7）.