知识管理背景下的企业档案管理模式

杨玲

摘 要：在企业发展过程中，档案是一种十分重要的知识资源，是与企业同步发展的重要无形资产。如果企业要做出正确的决策，就需要可靠的档案作为依据。因此，企业档案管理是企业日常运营过程中的重要部分。在当前知识管理背景下，显然传统的企业档案管理模式已经满足不了实际需求，这就需要企业改善并创新档案管理模式。基于此，本文对知识管理背景下的企业档案管理模式进行了分析，并提出了完善建议，以供参考。

关键词：知识管理；档案管理；模式

1 知识管理在企业档案管理当中的作用

知识管理是一种新兴的管理理念，其主要管理对象为知识，目标则是运用知识。知识管理涉及企业的方方面面，包括人员、技术、市场、企业战略等。通过知识管理将这些要素充分联系起来，并使之协调化运作，共同为企业服务。从本质上来看，知识管理的核心目标还是让企业能够不断增强自身的竞争力，利用知识管理对各类信息、知识进行整合、加工及提炼并共享，在创新知识的同时，也让其实现增值，使其能够充分发挥价值，进而提高企业整体的创造能力[1]。对于企业档案管理而言，将知识管理运用其中，可进一步挖掘出档案的潜在价值。一方面，通过知识管理能够对档案管理业务流程进行优化。这种优化进一步强化了档案为企业各项业务的服务功能，有利于提升企业整体运营效率。另一方面，知识管理能够让档案管理职能得到完善。在知识管理背景下，档案管理职能也在不断发生变化，企业需要改变档案管理模式才能应对这种变化。换句话说，知识管理刺激了企业档案管理的转型，使其从传统的实体管理逐渐转变为内容管理。这对于档案知识开发利用具有强化作用，能够促进档案知识资源共享。

2 目前企业档案管理存在的问题

尽管很多企业的档案管理水平较以往有所提升，但在部分环节上还是存在一定问题，与当前知识管理的要求并不契合，主要表现为以下几个方面[2-3]：（1）企业档案管理理念滞后。知识管理不但是一种管理技术，也是一种理念。知识管理尽管需要信息技术作为支撑，但也不可能完全依靠信息技术，其参与主体还是人。因此，要将知识管理与档案管理关联起来，相关人员就必须具备良好的知识管理意识。然而，很多企业大部分员工，甚至是领导层对档案管理重视程度并不够，未能意识到档案是企业的重要信息资源。在档案管理上，还是以纸质形式为主，未能将电子档案融入至档案管理工作中，使得档案管理的成效受到了制约。还有一些企业尽管已经实施了电子化档案信息管理，但档案信息化建设较为盲目，忽视了档案信息开发利用，未能将档案信息价值充分发挥出来。（2）企业档案信息缺乏系统性管理。很多企业在档案管理过程中，依然采取的是分散管理的方式，并未将各部门、各机构档案信息进行整合，未能形成统一化管理。同时，档案信息未与其他信息共享，制约了档案信息的实际效用。在市场不断发展的过程中，出现了很多企业重组或合并从而形成了一些大型企业集团。集团下属公司或分公司从自身利益出发，不会完全将档案移交给集团公司，使得档案管理出现漏洞。另外，部分企业缺乏一套健全、科学的档案管理制度来规范档案管理，使得档案管理工作随意性较大。（3）档案管理硬件设施落后。由于档案管理硬件投入不足，档案管理工作受到了一定程度的制约。档案室设计不够规范、功能单一、缺乏信息资源开发能力、计算机设施不够到位、未构建出统一化的档案信息管理平台等问题都制约了档案管理的成效，影响了档案服务的质量与效率。

3 基于知识管理的企业档案管理模式构建分析

基于知识管理的企业档案管理模式，其核心目标在于让档案知识信息化、资源化，将其转变为企业经营真正意义上的重要资源。具体来说，就是将数据型档案资料视作历史资料信息，并以信息管理的方式对这些信息进行合理分类、整合，构建出档案信息库，以供查询。同时，要将信息型档案视为知识型文档，并根据知识资源结构对其进行归类，用以共享。对已经形成的知识型文档进行优化处理，从而构建出标准化模板，让知识型文档处理流程规范化，使之转变为知识资源[4]。

知识管理背景下，档案信息资源被视为一种典型的知识资源。上述目标，结合企业实际情况，构建出一个知识资源管理系统。企业内部要设立知识资源管理中心，主要负责知识资源管理系统维护及操作。在此基础上，构建出知识资源管理团队，并将团队人员安插到各个部门，以便对各部门档案信息资料进行收集、汇总、反馈等，从而响应知识资源管理中心，使得知识资源管理能够与档案管理充分关联起来。与此同时，还要建立配套的制度，主要包括知识资源收集制度、内容建设制度、管理组织制度、安全访问权限制度等。同时，实现档案知识资源管理，必然离不开相关技术支持。在整个系统的构建过程中，要充分利用到计算机技术、信息贮存技术、通讯技术、安全技术及数据库技术等[5]。除了技术、制度支持外，还需要一定的资金投入及人才支持。企业内部要具备知识资源管理系统分析及设计人员、系统维护及管理专家等，这样才能保证系统稳定运营，让档案管理服务质量及效率得以提升。

4 进一步促进企业档案管理的有效建议

要实现基于知识管理的企业档案管理，还需要对以下方面工作进行完善：

4.1 优化工作方法

在档案管理优化过程中，要意识到创新的重要性。在一些细节上进行小的创造或革新，往往能够取得意想不到的效果。对于现代化企业而言，要实现高效的档案管理，必然要摆脱传统纸质档案管理模式，并将计算机管理技术融入至档案管理当中。以信息、网络、计算机为基础，并以知识管理理念为导向，真正意义上实现档案信息交流、共享，并加强档案信息资源开发。通过分析软件，对信息数据进行整合，使之成为有用的数据流，以此来挖掘出其所蕴含的潜在价值，让档案信息产生效益。

4.2 加强数字化建设

首先，企业档案部门要进一步拓展知识收集，包括内部档案资料收集、外部资料信息收集及客户信息收集。通过信息收集、分类整合、分析，并将其纳入数据库，作为企业重要的知识管理资源。其次，要将档案信息进行精密化加工，让零散的信息数据系统化、统一化，使之能够转变为知识成果，以此作为技术进步的基础。另外，要在企业内部及外部形成纵向联系与横向联系，行业之内能够建立互通档案信息渠道，形成互补，从单一信息向多元化方向发展。

4.3 完善统筹协作

基于知识管理的档案管理，应充分考虑知识要素的流动性，保证管理工程中不会出现明显的分工断层，这就需要相关人员完善统筹协作，形成团队合力。不仅企业内部要加强协作，企业外部也要构建起良好的协作关系，实现行业合作、区域合作，让档案信息管理层次不断提升，形成一个公共化的档案知识资源管理平台。

5 结语

知识管理能够促进档案知识信息化，有利于实现档案智能化服务，让档案管理效率及质量得到提升。在档案管理完善的过程中，要注重信息交流及信息共享，形成一条完整的信息链，以此来提升档案信息利用效率，使之能够创造出更多的价值。

参考文献

[1]徐平，苏爱明.浅议知识管理背景下的企业档案管理[J].科技情报开发与经济，2010（22）：119-121.

[2]刘晓红，夏春阳.知识管理背景下企业档案管理模式[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2015（12）：61-62.

[3]徐和华.知识管理背景下企业档案管理模式[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2016（02）：55.

[4]秦伟强.知识管理背景下的企业档案信息化建设探讨[J].现代商业，2013（02）：71-72.