加强医院电子档案管理的对策初探

王哲

泽市定陶区人民医院档案室，山东菏泽 274100

加强医院电子档案管理的对策初探

王哲

泽市定陶区人民医院档案室，山东菏泽 274100

新时期背景下，医院经营与发展过程中，档案管理工作发挥着关键的作用，将计算机技术与网络技术应用于其中，能够有效地提高档案管理的科技含量，全面改善工作的质量与效率。在现代档案管理工作中，电子档案是其中的一个模式，有效地转变成纸质档案。但在利用管理并保护电子档案的过程中，会涉及到诸多问题，因应用不灵活且经验缺乏，所以很容易引发诸多问题，影响了电子档案管理工作的开展。在这种情况下，为进一步增强管理效果，有效改善工作质量，就一定要全面加强医院电子档案管理工作的力度，通过采取具有针对性的管理措施与保护手段，确保医院档案信息的完善性。

医院；电子档案管理；强化；对策；探究

基于网络通信技术与电子技术的发展，医院工作也实现了自动化。在传统纸质档案保存和管理方面，如果保存时间较长，档案很容易被损毁亦或是丢失。在这种情况下，电子档案构建的重要作用逐渐突显出来，通过电子档案的建设与管理，实现档案利用率的全面提升。基于此，文章将医院电子档案管理工作作为研究重点，阐述了电子档案管理在医院发展中应用的优势，正确认知电子档案管理工作存在的不足之处，最终提出了具有针对性的解决对策，以期有所帮助。

1 医院电子档案管理工作的优势分析

近年来，信息化发展速度不断加快，尤其是在办公自动化普及的情况下，有机结合电子计算机与通信技术，全面推动了信息技术产业的发展。在此背景下，通过纸墨与照相方式形成并传递的机关公文与文献资料以及影像等等，同样可以在电子计算机的作用下完成管理[1]。与此同时，在档案信息记录方面，载体的多样化特征也逐渐突显出来，比较常见的就是电子报表、图像文件以及文本文件与电子邮件等等。另外，载体与管理的形式同样冲击了纸质档案的应用。而电子档案本身的优势可以表现在以下几点。

1.1 档案管理工作人员劳动强度降低

在医院档案管理工作过程中，传统管理使得档案的利用率不高且立卷难度较大，最重要的查准率也不高。通过对现代信息管理技术的合理运用，不仅简化了档案检索与查找的程度，同样还能够实现档案的立卷归档目标。这样一来，检索工作的速度不断提高，使得准确率得以全面增强。在此基础上，档案管理工作人员能够从建档工作中解放出来，实现文书档案与病案管理的有效利用，不断提高管理工作的质量与效率，进一步增强医院档案管理工作的质量[2]。

1.2 为文件与病案补漏增缺提供保障

医院在档案传统管理工作开展过程中，档案的立卷方法存在信息收集不完整且递交遗漏的问题。而在补漏增缺方面，只能够采取拆卷重新制作的方式。一旦拆卷以后，卷内部的文件必须要重新进行排列，对目录进行重新的编抄，同时案卷的封面也需要重新填写。这样一来，不仅浪费时间与精力，同样还会影响管理工作人员工作的开展。通过电子信息管理方式的运用，能够根据“件”对档案进行整理，只要插入文件即可[3]。由此可见，电子档案管理工作不仅节省时间和精力，管理工作人员自身的业务水平也能够实现全面提升。

1.3 医院档案管理工作质量提升

档案本身的价值就是利用，要想保证档案的可利用性，就应当全面增强文档卷宗的质量与水平。对于传统文书立卷工作来讲，对于人工的依赖性极大，而且立卷人会按照个人理解操作，因而在掌握立卷标准制度方面难以实现统一，最终对案卷的质量产生了直接的影响[4]。但是，对现代手段应用并开展档案管理工作以后，档案管理工作人员就能够在档案整理工作中解放出来，将更多的时间与精力投入到档案的编制研究以及信息二次开发与利用方面，以保证医院档案管理工作质量不断提高，同样还能够实现档案利用率的提升。

2 医院电子档案建设与管理状况

电子档案的保存方便且使用便捷，具备较强的共享性特点，最重要的是用户能够在具备查询权限的情况下查询并访问医院的电子档案，所以电子档案保存较为安全且方便。另外，在使用电子档案的过程中，查询较为便利，可以实现医院档案利用效率的全面提升。基于多种现代化技术的合理运用，医院电子档案构建形式也更加多样化，特别是数据文件、电子报表等形式逐渐出现并被应用在实践过程中，进一步推动了医院电子档案的全面建设，同样使得医院电子档案管理工作不断强化，而其实际的利用效率也随之提高，信息也能够有效的共享，这正是新形势下医院档案管理工作的发展趋势[5]。

因为医院电子档案收集的范围相对广泛，比较常见的收集对象就是同医院工作存在联系的多媒体文件，对重要活动与会议影像文件予以详细的记录，对工作内容文本文件进行真实反映等。而以整体角度分析可以发现，医院电子档案采集内容是在实践工作中逐渐形成的，对医院活动内容能够真实地反映出来，是一种新型的文件。

3 现阶段医院电子档案管理工作的问题解构

在医院运营与发展的过程中，电子档案采集、管理以及利用意义十分明显。然而，管理工作开展的过程中，仍然存在一定的不足之处，严重影响了管理与利用工作的进一步开展。具体可以表现在以下几点。

①电子档案是不能够完全替代纸质档案的，而且医院电子档案建设方面，将纸质档案作为重要基础形成[6]。由此可见，电子档案仅仅属于纸质档案的附属产品而无法独立存在，使其难以受到应有的重视。

②在建设医院电子档案的过程中，并未及时归档声像档案。医院在组织活动方面，会对声像资料进行采集，一般情况下，医院宣传科会对声像资料进行保存并作为宣传工作的重要参考依据。但是，档案管理部门并未及时收集并归档资料信息。

③档案管理部门未深入了解部门信息。在日常工作过程中，各个科室会组织并开展新技术与业务的探讨活动，在此过程中则会拍摄图像资料，在这些图像资料中存在部分高利用价值的内容。若档案管理工作人员没有走访科室，对部门状况进行了解并收集具有一定价值的资料，就会导致大部分有价值的档案信息丢失。

④因为医院电子档案管理工作发展时间不长，所以并不具备较为丰富的档案建设经验。在这种情况下，充分利用并保存医院电子档案的工作仍然有待完善与改进。

⑤档案管理部门并没有正确认知电子档案收集管理的重要作用，因而并未给予相应的重视。与此同时，档案管理工作人员尚未熟练地掌握管理技术，所以，必须要全面增强其自身综合素质。

4 加强医院电子档案管理的有效对策

与纸质档案相比，医院经营发展过程中，电子档案的应用具有一定的优势。而对于医院电子档案的全面建设，已经成为提高档案利用率的有效途径。但需要注意的是，医院电子档案建设与发展仍存在诸多不足之处，为了进一步完善这一工作的开展，就必须要积极采取强化措施。

4.1 档案管理工作人员意识的提升

近年来，电子信息时代呈现出快速发展的趋势，一定程度上推动了档案管理工作的开展，数字化特征十分明显。不管是档案的收集、传输还是整理，都需要将档案业务管理系统作为重点，使其自身电子档案管理意识不断增强[7]。根据当前医院业务开展的具体状况，工作人员必须要正确认知电子化的重要作用，合理运用多样化的渠道，对电子档案管理的必要性进行宣传，使得电子档案管理可以更好地为医院发展提供服务。

4.2 电子档案管理机制的完善与健全

医院内部管理部门应积极制定出电子档案管理机制，对于电子档案制作与收集等方法进行统一的规范。与此同时，应当和具体的程序相互结合，安排专业工作人员负责工作，并对医院的内部档案与外部档案进行定期整理。需要注意的是，项目执行过程一定要科学合理，以保证医院数据信息的收集更加完整与可靠。

4.3 档案管理时效性的增强

要想进一步彰显出医院档案管理工作的时效性，最关键的就是要保证医院内部传输电子文件的效率，使得医院内外部活动管理水平不断提高。而相关工作人员则需要与电子文件特点相结合，充分考虑管理工作的要求，实现档案管理要求向电子文件管理的有效延伸。在此基础上，应进一步强化档案工作的标准化发展，使得电子文件存档的正确性与完整性得以增强，以更高效率完成档案管理与整理工作，将档案管理工作的时效性突显出来。

4.4 电子档案安全性与保密性的强化

医院档案管理工作人员对档案机密的保管是开展工作的重要基础，不管是档案管理工作人员亦或是利用者，一定要始终遵循规章制度要求，在允许的范围之内维护档案内容，确保档案安全与保密[8]。作为档案管理工作人员，应当严格保守档案的机密，在此基础上对其进行安全的利用。另外，在对档案利用与保密关系进行处理的过程中，应当对档案的内容进行审查，并且充分考虑时间、地点与条件的变化，对档案密级进行适当的调整，尽量扩大利用的范围，简化批准的程序。只有这样，才能够在确保安全的基础上，更好地为利用者提供所需的档案资料。

5 结语

综上所述，文章对医院电子档案管理工作开展的现状与存在的问题进行了深入的研究与探讨，并且将信息时代作为研究背景，阐述了在强化医院建设水平方面所需制定的策略与手段，以保证医院内部与外部信息资源更加合理。与此同时，在电子档案管理水平提高的基础上，能够更科学地配置资源，对业务信息与数据进行有效的保存，使得医院实现进一步发展。

[1]蒋丹丽.医院现代电子档案管理存在的问题及解决方法[J].华章,2013(3):302.

[2]武增华,田玲芝.浅谈医院电子档案管理中存在的问题及对策[J].科技视界,2014(24):218.

[3]杨静仙.医院电子档案管理面临的困境及对策[J].办公室业务,2013(23):190.

[4]王晓萍.医院电子档案管理面临的问题与对策[J].中国医药指南,2011,9(17):164-166.

[5]梁惠志.医院电子档案管理中存在的问题及对策[J].卷宗,2015(7):75-76.

[6]金馨芳.医院电子档案管理中存在的问题及对策[J].农村实用科技信息,2014(10):64.

[7]王立文.医院电子档案管理面临的问题分析与改进对策[J].科技创新导报,2015(2):192.

[8]杨松林.刍议电子档案管理存在的问题与解决对策[J].办公室业务,2012(19):132.

R19

A

1672-5654（2017）07（a）-0123-02

2017-04-08）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.19.123

王哲（1986-），男，山东定陶人，本科，助理馆员，研究方向：医院档案管理。

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.19.125