试析档案管理工作中存在的问题与应对策略

杨金红，王姣云，徐莎

1.泰安市中心医院档案科，山东泰安 271000；2.泰安市中心医院人力资源部，山东泰安 271000

试析档案管理工作中存在的问题与应对策略

杨金红1，王姣云1，徐莎2

1.泰安市中心医院档案科，山东泰安 271000；2.泰安市中心医院人力资源部，山东泰安 271000

现代化的今天，越来越多的企业或个人认识到信息使用的重要性，但却没有真正意识到档案工作的重要性，相应的也没有有效地执行档案管理工作，致使档案管理未能充分发挥作用，保障档案质量，这势必会降低档案的使用价值。基于此，本文将立足于档案管理，分析档案管理存在的问题，进而探究健全档案管理制度、改进和完善档案功能，提高档案管理人员素质等应对策略，希望对于提高档案管理的有效性有所作用。

档案管理；问题；解决对策

档案管理工作作为国家科学文化事业的一个重要且不可缺少的组成部分，除了集政策性、机密性于一体外，专业性较强也是该项工作的重要却又容易被忽视的特点。不论是企业还是政府机关的各级部门及管理人员都应对档案管理工作的重要性有充分的认识，及时有效地加强对档案的管理力度。而在回顾分析近些年档案管理工作实施情况中，发现档案管理工作存在诸多问题，导致档案管理作用未能充分发挥[1]。对此，需要企业及政府部门能够正确认档案及档案管理的重要性，探究切实有效的应对策略来处理档案管理问题，从而真正提高档案管理的有效性，保障档案的完整性，使档案能够成为企业或政府部门的重要信息资源。

1 档案管理工作中存在的主要问题

信息时代的到来，使得信息的重要性逐步提高，无论是企业还是政府机关的各级部门都应当高度重视信息收集与使用。为此，档案管理的有效实施也显得尤为重要，能够切实有效地保证档案信息收集与存储良好，为使企业或者政府能够随时提取档案信息，有效利用档案信息来处理工作问题。但回顾近些年档案管理工作落实情况，不难发现档案管理作用未能充分发挥出来。造成此种现象发生与档案管理工作中存在诸多问题有直接的关系。

1.1 没有正确认识档案及其重要性

尽管信息时代已经到来，信息的传播越加频繁、信息的使用越加广泛，越来越多的人能够正确认识到这一点，但却不能正确理解档案管理工作，认为档案管理只是一项可有可无的工作，并且此项工作比较简单，只是抄抄写写，之后保存资料即可，毫无技术性、技巧性可言。正是因为这种思想意识的存在，才使得某些企业领导对档案管理不予以重视，直接有某些部门的工作人员兼任档案管理一职或者直接任命优秀的档案人员来负责档案管理工作，致使档案管理工作不能专业化、标准化、合理化的落实；某些档案管理人员对本职工作不予以重视，马虎对待本职工作，致使档案管理形式化[2]。

1.2 档案管理人员素质不够，管理水平偏低

通过对某些企业或单位档案管理工作落实情况予以分析，确定大部分档案管理工作问题的产生与管理人员均有直接或间接的关系，这充分说明了档案管理人员是导致档案管理工作不佳的主要因素。而档案管理人员之所不能切实有效、科学合理地落实各项管理工作，主要是某些企业或单位所聘用的档案管理人员或专业知识不扎实、或管理经验不丰富、或职业素质不高等，致使其难以综合企业或单位的实际情况，从专业的角度来规划与实施档案管理工作，最终导致档案管理效果不佳。所以，档案管理人员专业素质不够、管理水平低是导致档案管理工作效果不佳的问题之一。

1.3 档案室硬件设施配备不齐全

相关实践调查显示，诸多企业或单位的档案室建设不符合标准化及规范化的要求，其中表现比较明显的是档案室硬件设施陈腐老化或硬件设施配备不齐全，保管条件简陋，防护力度不够强，致使硬件设施不能有效应用，相应的档案材料有所损坏、缺失自然在所难免，对档案的后期使用产生了不良的影响，给使用者带来不必要的麻烦[3]。所以，正确认识档案室硬件设施配备不齐全这一问题也是非常必要的。

2 解决档案管理工作问题的应对策略

基于以上内容的分析，确定当前档案管理中存在诸多问题，致使档案管理的作用未能充分发挥出来，无法保障档案的使用价值。对此，该文参考了相关资料及自身工作经验总结，提出了一些应对策略，希望对于改善档案管理工作现状有所帮助。

2.1 健全档案管理制度

规范化、标准化、有效化地落实档案管理工作，需要有健全的档案管理制度的支持，其能够提出统一的管理标准，并且有效约束档案管理工作，使之贴合实际，有效的落实。所以，在优化档案管理之际应当注意健全档案管理制度。对于档案管理制度的健全，需要领导层能够能够积极学习档案相关知识和法律，正确认识档案工作及其重要性，进而积极组织优秀的档案管理人员来共同构建档案管理机构；还需要详细了解档案工作实际情况及档案管理需求，完善档案管理章程、档案管理注意事项、档案管理人员行为标准等方面，以便档案管理制度的约束性，规范性能够最大程度地发挥出来[4-5]。所以，制定健全的、完善的档案管理制度是非常必要的，能够进一步约束档案管理，提高档案管理的有效性。

2.2 改进和完善档案功能

为了确保档案的使用价值尽可能的提高，更好地服务于企业或政府部门，还需要改进和完善档案功能，也就是根据国家出台的相关法律法规，利用先进技术来构建档案信息管理的安全保密防护系统，以便其能够对档案收集记录的内容予以全面的、客观的、及时的更新、整理、保存[6]。

2.3 提高档案管理人员素质

作为档案管理的主体，档案管理人员的专业知识、专业技能、管理经验、职业素质等方面均会影响档案管理效果。为了保证档案管理能够切实有效的落实，还要注意提高档案管理人员素质。也就是详细了解的档案管理工作人员的实际情况，如工作能力、工作成绩、工作态度等方面，进而从档案管理工作需求的角度出发，制定针对性的培训活动，对档案管理人员予以专业知识、管理能力、职业素质、敬业精神等方面的培训与教育，逐步提升档案管理人员的整体水平，积极构建优秀的档案管理人员队伍[7-8]。

3 结语

档案工作的良好落实能够促进社会主义和谐社会发展。基于此，在社会主义市场经济发展的关键时期，应当高度重视档案工作质量的提升，为此而切实有效的落实档案管理。而基于该文分析，确定目前档案管理工作落实效果不佳，存在一些问题，如没有正确认识档案及其重要性、档案管理人员素质不够，管理水平偏低、档案室硬件设施配备不齐全等。对此，该研究建议通过健全档案管理制度、改进和完善档案功能、采用信息化管理手段、提高档案管理人员素质等来弥补档案管理工作的不足，提高档案管理的有效性，为使档案工作高质、高效地展开而创造条件。

[1]祁巧荣.档案管理工作中存在的问题及措施分析[J].办公室业务,2016(22):119.

[2]杨艳梅.浅析档案管理工作中存在的问题及解决措施[J].科技展望,2016,26(6):259.

[3]刘美莲.浅谈事业单位档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].科教导刊：电子版,2014(5中旬):20.

[4]朴莲花.档案管理工作中存在的问题和对策研究[J].中外企业家,2016(21):203,208.

[5]任梦虹.档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].环球市场信息导报,2015(22):84-85.

[6]吴学琼.浅谈如何加强新形势下的档案管理工作[J].人力资源管理,2017,12(1):89-91.

[7]田冬梅,李日,郝晓梅,等.互联网+时代医院档案管理流程研究[J].中国卫生产业，2017,15(1):121-122.

[8]李海兵，董俊英.浅议行政事业单位档案管理的创新路径[J].中国卫生标准管理，2017,8（2）:201-203.

Analysis of Problems and Countermeasures in the File Management Work

YANG Jin-hong1,WANG Jiao-yun1,XU Sha2
1.Department of Archives,Tai’an Central Hospital,Tai’an,Shandong Province,271000 China;2.Department of Human Resources,Tai’an Central Hospital,Tai’an,Shandong Province,271000 China

Currently,more and more enterprises and individuals master the importance of information use,but fail to truly master the importance of file work,and fail to effectively implement the file management work thus making the file management fail to fully play its role and ensure the file quality,and it is inevitable to reduce the application value of files,Based on this,this article will base on the file management,analysis of the problems existing in the archives management,and explore and establish a sound system of file management,improve and perfect the function of archives,improve the quality of archives management strategies,hoping to improve the effectiveness of the archives management work.

File management;Problem;Solutions

R647

A

1672-5654（2017）07（a）-0016-02

2017-04-08）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.19.016

杨金红（1975-），女，山东肥城人，硕士，档案馆员，研究方向：档案管理。